Edyta Meller, biegły rewident w firmie DCGroup Finance, wyjaśnia, że w przypadku należności inwentaryzacja przeprowadzana jest drogą potwierdzenia sald. Ponieważ ustawa o rachunkowości nie precyzuje formy potwierdzenia sald, coraz częściej w przypadku kontrahentów zagranicznych stosowane jest potwierdzenie sald drogą e-mailową, podczas gdy w przypadku klientów krajowych potwierdzenia sald należności odbywają się zwyczajowo w formie pisemnej.

Dla celów dowodowych jednostka powinna posiadać potwierdzenie sald w formie pisemnej, gdyż w przypadku dochodzenia należności na drodze sądowej jedynie potwierdzenie podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji jednostki przerywa bieg przedawnienia.

– W przypadku e-mailowego potwierdzenia salda musiałoby ono być podpisane za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego osoby upoważnionej do działania w imieniu jednostki, aby spełniało wymogi – przypomina Edyta Meller.

Jeżeli kontrahent zagraniczny z jakichś przyczyn nie potwierdzi salda, w takim przypadku może się okazać konieczne dokonanie odpisu aktualizującego wartości takiej należności.