Katarzyna Ćwik, ekspert z ECA Seredyński i Partnerzy, podkreśla, że wybierając dostawcę takich usług, nie można zapomnieć o obowiązku realizacji wszystkich etapów inwentaryzacji: od jej przygotowania do rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i sporządzenia protokołu inwentaryzacyjnego. Niektóre z firm zajmujących się takim outsourcingiem inwentaryzacyjnym proponują kompleksowe usługi. Inne natomiast wykonują tylko czynności związane z fizycznym spisem obiektów inwentarzowych. W zależności od wybranej firmy inwentaryzacja może wymagać mniejszego lub większego zaangażowania pracowników jednostki w jej przeprowadzenie.

– Dlatego nawiązując współpracę z firmą zewnętrzną, należy pamiętać o zapoznaniu zleceniobiorcy ze specyfiką działalności inwentaryzowanej spółki oraz z posiadanymi składnikami majątku – twierdzi Katarzyna Ćwik.

Pozwoli to firmie zewnętrznej na sprawne przygotowane planu inwentaryzacji oraz wyjaśnienie ewentualnych kwestii problemowych (np. składniki majątku trudno mierzalne, w trudno dostępnych miejscach, terminy) już na początku.

Szczególną uwagę należy zwrócić na problem odpowiedzialności za przeprowadzoną inwentaryzację. Jak wskazuje Katarzyna Ćwik, pomimo przeprowadzenia inwentaryzacji przez firmę zewnętrzną kierownik jednostki nie może zwolnić się z odpowiedzialności za błędy w przeprowadzonej inwentaryzacji, która zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) spoczywa właśnie na nim.

5 lat należy przechowywać dokumenty inwentaryzacyjne