Firma korzystająca z maszyny w ramach najmu może odliczyć koszty jej naprawy oraz podatek naliczony.
Przedsiębiorcy często wynajmują maszyny czy sprzęt specjalistyczny np. do robót budowlanych od innych firm, które świadczą takie usługi. Niekiedy dochodzi do uszkodzenia urządzeń przez najemcę.

Zasady najmu

Z ogólnych zasad najmu rzeczy wynika, że po zakończeniu najmu najemca jest zobowiązany zwrócić rzecz wynajmującemu w stanie niepogorszonym, jednak nie ponosi on odpowiedzialności za normalne zużycie rzeczy wynikające z samego faktu korzystania z niej. Z przepisu tego wynika, że za uszkodzenie najmowanej maszyny niewynikające z prawidłowego korzystania z niej, odpowiedzialność ponosi najemca, i to on powinien ponieść koszty naprawy. Z umowy najmu może wynikać wprost, że najemca sam we własnym zakresie zorganizuje naprawę.

Rozliczenie podatku

Jak mówi Katarzyna Ryszard, doradca podatkowy, generalnie prawo do odliczenia podatku naliczonego jest głównym uprawnieniem przedsiębiorcy. Niezbędnym warunkiem do odliczenia jest jednak posiadanie faktury.
Jacek Matarewicz, doradca podatkowy w KPMG, tłumaczy, że w przypadku naprawy maszyny przez najemcę fakturę serwisową wystawi bezpośrednio na niego firma serwisowa, a koszty związane z naprawą najmowanej maszyny może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Najemca ma również prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury VAT wystawionej na niego przez firmę serwisową, jeżeli wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu VAT.
– Drugim rozwiązaniem jest poniesienie kosztu naprawy przez wynajmującego i refakturowanie go na najemcę. Wynajmujący będący podatnikiem VAT ma prawo do odliczenia podatku naliczonego przez firmę serwisową udokumentowanego wystawioną na niego fakturą VAT. Ma jednak również obowiązek naliczenia VAT do refakturowanej usługi naprawy – dodaje ekspert.



Skutki kaucji

Z umowy najmu lub porozumienia między stronami może wynikać również, że koszty napraw zostaną pokryte z kaucji wpłaconej przez najemcę. Jakie są wtedy skutki podatkowe?
Jak wyjaśnia Jacek Matarewicz, zasadniczo kaucja jest neutralna podatkowo, gdyż nie zalicza się jej na poczet ceny i podlega zwrotowi po zrealizowaniu warunków umowy, nie stając się przy tym częścią otrzymanych przez wynajmującego należności.
– Kaucja nie stanowi więc obrotu oraz przychodu dla wynajmującego, a także kosztu dla najemcy, dopóki podlega zwrotowi. Zaliczenie kaucji na poczet kosztów naprawy uszkodzonej rzeczy sprawia jednak, że kaucja nie podlega zwrotowi i staje się zapłatą za szkodę. Z datą zaliczenia kaucji na poczet naprawy najemca ponosi wydatek zaliczany do kosztów uzyskania przychodów – mówi Jacek Matarewicz.
Organy podatkowe stoją na stanowisku, że z chwilą przeznaczenia kaucji gwarancyjnej na pokrycie kosztów poniesionych przez wynajmującego związanych z usunięciem uszkodzeń w przedmiocie najmu, staje się ona zapłatą za świadczenie usług, które podlegają VAT. Taki sposób rozliczenia potwierdził m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy (interpretacja z 15 lipca 2010 r., nr ITPP2/443-421/10/RS).
Rozliczenie naprawy
Zakup usługi naprawy maszyny jest bezpośrednio lub pośrednio związany z czynnością opodatkowaną jaką jest np. wynajem maszyn ostatecznym klientom. Jeżeli wykonanie usługi naprawy uszkodzonej maszyny zostało potwierdzone fakturą, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wykonania usługi.
Podstawa prawna
Art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).
Art. 675 par. 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).