Kwestie procedury i postępowania przed organami podatkowymi określone są w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Jeśli podatnik chce, aby w kontaktach z urzędem czy izbą skarbową reprezentował go doradca podatkowy czy radca prawny, może wskazać takiego pełnomocnika.
Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. W postępowaniu przed organami celnymi, w sprawach dotyczących podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego z tytułu importu towarów, pełnomocnikiem może być także agent celny. Z treści art. 137 par. 3 tej ustawy wynika obowiązek złożenia pełnomocnictwa do akt. Przepis ten budzi jednak wątpliwości i jest często rozpoznawany przez sądy administracyjne.
Ostatnio NSA w wyroku z 10 sierpnia 2011 r. (sygn. akt II FSK 429/10, prawomocny) potwierdził, że osoba chcąca działać w sprawie jako pełnomocnik musi złożyć do akt konkretnej sprawy pełnomocnictwo lub jego odpis. Organ podatkowy nie ma natomiast podstaw prawnych do zastąpienia pełnomocnika w realizacji obowiązku wynikającego z tego przepisu, ponieważ jest to ewidentnie obowiązek pełnomocnika.
Jak mówi adwokat Andrzej Ossowski z Kancelarii Adwokackiej A. Ossowski, przepis ten słusznie w orzecznictwie sądów administracyjnych podlega ścisłej wykładni językowej. Pełnomocnictwo powinno zostać zatem złożone przez pełnomocnika, a nie samowolnie przez organ podatkowy. Także sama strona nie może złożyć dokumentu umocowania swojego pełnomocnictwa, albowiem mogłaby upoważnić w drodze tej jednostronnej czynności prawnej osobę fizyczną, która o tym nic nie wie lubi nie chce zostać pełnomocnikiem.
– Dlatego też ustawodawca wyraźnie określił, iż nikt inny, ale tylko pełnomocnik może złożyć pełnomocnictwo organowi podatkowemu. Dodatkowo złożenie takiego dokumentu musi nastąpić do akt, a zatem do sprawy już co najmniej toczącej się – dodaje Andrzej Ossowski.
NSA podkreślił również, że przez akta, do których należy złożyć pełnomocnictwo, rozumie się akta konkretnego postępowania podatkowego, w którym strona ma zamiar korzystać z ustanowionego pełnomocnika.