Organy podatkowe często kwestionują poprawność dokumentacji podatkowo-księgowej firm, a przedmiotem sporów są głównie koszty uzyskania przychodów, które zmniejszają wysokość podatku. Jednak jeśli w tracie kontroli zostanie podważona zasadność ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów i wydana decyzja o zaniżeniu dochodów, bez jednoczesnego kwestionowania rzetelności ksiąg, jest to dopuszczalne działanie fiskusa.

Jak mówi Filip Siwek, doradca podatkowy w kancelarii Skoczyński Wachowiak Strykowski, księgi powinny być prowadzone rzetelnie i niewadliwie, co nie wyklucza sytuacji, w której wydatek prawidłowo ujęty w księgach z uwagi na brak jego związku z przychodem nie będzie mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Potwierdził to ostatnio NSA w wyroku z 31 maja 2011 r. (sygn. akt II FSK 135/10, prawomocny).

Rzetelność i niewadliwość

Zgodnie z Ordynacją podatkową (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.) prowadzone księgi w sposób rzetelny i niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.

Naczelny Sąd Administracyjny natomiast stwierdził, że zakwestionowanie przez fiskusa określonego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów może zostać przeprowadzone bez powoływania się na art. 193 Ordynacji podatkowej. Przepis ten określa, kiedy nierzetelne lub wadliwe księgi nie stanowią dowodu. W ocenie sądu zasada ta odnosi się do stanu faktycznego nierzetelności ksiąg podatkowych, natomiast nie wskazuje na obowiązek udowodnienia związku danego wydatku z celem uzyskania przychodu w roku podatkowym.

Jacek Budziszewski, doradca podatkowy, dyrektor w Instytucie Studiów Podatkowych, mówi, że niewadliwe księgi podatkowe to księgi prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości. Z kolei rzetelne księgi podatkowe to księgi, które zawierają obraz wszystkich zdarzeń gospodarczych mogących mieć wpływ na wysokości, podatku. Brak odzwierciedlenia stanu rzeczywistego może sprowadzać się do nieujęcia w księgach zdarzeń, które miały miejsce, albo ujęcia zdarzeń fikcyjnych, np. wynikających z tzw. pustych faktur. Nierzetelność ksiąg odnosi się do stanu faktycznego. Nie ma natomiast związku z błędami w stosowaniu prawa.

– Naruszenie prawa materialnego przez podatnika, polegające na nieprawidłowym odliczeniu wydatku jako kosztu, nie jest nierzetelnością ksiąg niezależnie od wielkości błędu – dodaje Jacek Budziszewski.

Również w ocenie Katarzyny Ryszard, doradcy podatkowego w Kancelarii Skłodowscy, błędna ocena co do możliwości zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych może ewentualnie powodować, że księga jest prowadzona wadliwie. Wyłączenie danego wydatku z kosztów podatkowych związane jest z interpretacją prawa materialnego, tj. art. 15 ustawy o CIT i art. 23 ustawy o PIT.

Kwestia rzetelności ksiąg jest więc okolicznością nieistotną z punktu widzenia związku danego wydatku z przychodem. Taki wniosek wynika z orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Skutki dla podatników

Według Filipa Siwka z Kancelarii SWS rzetelność ksiąg i związek z przychodem to dwie odrębne płaszczyzny sporu pomiędzy podatnikami a organami podatkowymi. Stanowi to ułatwienie proceduralne dla organu podatkowego, gdy spór pomiędzy fiskusem a podatnikiem dotyczy wyłącznie istnienia związku z przychodem. Organ podatkowy nie musi więc zachowywać trybu z art. 193 par. 6 Ordynacji podatkowej, który dotyczy określenia zakresu nierzetelności ksiąg w protokole z ich badania. Dla podatnika natomiast ma to istotne znaczenie z dwóch powodów.

– Po pierwsze stwierdzenie, że dany wydatek nie ma związku z przychodem nie oznacza, że księgi są nierzetelne. Po drugie podatnik będący w sporze z fikusem co do istnienia związku z przychodem nie musi wykazywać, że księga jest prowadzona rzetelnie lub niewadliwie – stwierdza Filip Siwek.

Podatnik ma wykazać istnienie związku z przychodem. Służyć temu będą wszelkie środki dowodowe, a nie tylko zapisy zawarte w księgach.

Podkreślić trzeba, że stwierdzenie nierzetelności ksiąg prowadzi do odpowiedzialności karnej skarbowej. Jednak błędna ocena podatnika co do istnienia związku z przychodem nie daje automatycznej podstawy do dodatkowej sankcji karnej.