Spółka chce uniknąć księgowania kosztów jednocześnie na kontach zespołu 4 i 5. W firmie usługowej jest realizowanych kilka kontraktów, a kierownik jednostki chce mieć przyporządkowane koszty i sprzedaż do tych kontraktów.

– Jak to rozwiązać z kontami zespołu 4 i 7 – pyta pan Robert z Legionowa.

Praktycznym rozwiązaniem stosowanym przez firmy jest zastosowanie odpowiedniej analityki do kont rodzajowych.

Mirosława Cienkowska, prezes zarządu PKF Centrum Rachunkowości, wyjaśnia, że na tych kontach wskazuje się konkretne zlecenia (analogiczna analityka ma wówczas miejsce w przypadku ewidencji przychodów ze sprzedaży). W analityce każdego konta zespołu 4 powinny pojawić się nazwy/ kody realizowanych projektów, ale także odrębna pozycja do ewidencji kosztów o charakterze ogólnym, których nie da się przypisać projektom w sposób bezpośredni (np. koszty reklamy całej spółki, wynagrodzenie zarządu).

– Dokumenty proste typu faktury kosztowe, opłaty, delegacje muszą być wówczas odpowiednio opisane i przypisane konkretnym projektom – twierdzi nasza rozmówczyni.

Dodaje, że konieczne jest także zadbanie, aby koszty pracy (z reguły najistotniejsza pozycja w firmach usługowych) obciążyły odpowiednie konto analityczne odpowiadające zleceniu. Jeśli stosowany system nie umożliwia automatycznej alokacji kosztów wynagrodzeń na zlecenia (na podstawie ewidencji czasu pracy) wówczas konieczne staje się dokonanie manualnych wyliczeń i przygotowanie alokacji kosztów wynagrodzeń na realizowane zlecenia.

Mirosława Cienkowska wyjaśnia również, że przy zastosowaniu powyższego rozwiązania każdy koszt prosty będzie księgowany na odpowiedniej analityce (zleceniu) konta kosztu według rodzaju. Wiele dokumentów będzie także księgowanych jednocześnie na kilku analitykach (np. lista płac alokowana na projekty proporcją roboczogodzin przepracowanych na kontraktach).

Ekspert podkreśla, że powyższy schemat pozwoli w spółkach usługowych na monitorowanie wyniku na projektach. Wadą będzie z pewnością nieuwzględnienie w rachunku zleceń kosztów pośrednich.

Podstawa prawna

Art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).