Wśród wydatków, które ponosi przedsiębiorca prowadzący biuro w tym samym mieszkaniu lub domu, w którym na co dzień mieszka, są także wydatki poniesione w związku z firmowymi rozmowami telefonicznymi. Wydatki te można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jednak pod pewnymi warunkami. Ważne, by koszty takie były dobrze udokumentowane i uzasadnione.

Przedstawiciele fiskusa starannie sprawdzają takie wydatki. Jeśli telefon jest równocześnie używany i w celach firmowych i prywatnych (dotyczy to także telefonów komórkowych), warto zadbać o to, by z każdą fakturą za telefon otrzymać od operatora billing (wykaz połączeń). Kosztem podatkowym będą tylko te rozmowy, które jesteśmy w stanie powiązać (na podstawie danych z billingu) z prowadzoną firmą. Koszty pozostałych połączeń (np. rozmowa z żoną lub nauczycielką w szkole dziecka) takim kosztem już nie będą.

Faktura i billing są dla nas podstawą do sporządzenia tzw. dowodu wewnętrznego, który umożliwia zaksięgowanie wydatków na telefon w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Do dowodu wewnętrznego powinniśmy podpiąć fakturę i billing, na podstawie których został on sporządzony.

Istotne przy rozliczaniu takiego telefonu jest również to, że gdy nie jest on zarejestrowany na firmę, ale jest telefonem prywatnym wykorzystywanym dla celów służbowych, do kosztów nie wolno nam zaliczyć opłat abonamentowych. Kosztem są tylko opłaty za konkretne rozmowy naliczane poza abonamentem według stawek operatora. Przedstawiciele fiskusa tłumaczą to tym, że abonament taki musimy płacić niezależnie od tego, czy telefon jest wykorzystywany do celów firmowych czy nie.

Pewnym rozwiązaniem jest zarejestrowanie telefonu bezpośrednio na firmę. Pozwala to na zaliczenie do kosztów abonamentu. Jednak nawet wtedy, gdy telefon jest już w stu procentach telefonem firmowym, nadal obowiązuje generalna zasada, że kosztem są tylko te związane z jego używaniem wydatki, które pozostają w związku z prowadzoną działalnością. Nadal nie będzie zatem można do kosztów zaliczyć wszystkich rozmów telefonicznych. Wyciągi z rozmów dość dokładnie pozwalają ustalić przedstawicielom fiskusa, z kim rozmawialiśmy i czy prawdopodobne w związku z tym jest to, że była to rozmowa związana z prowadzonym biznesem. Na szczęście w sytuacjach odwrotnych, tzn. gdy wydatki na firmowe rozmowy stanowią zdecydowaną większość kosztów użytkowania telefonu, zaś rozmowy prywatne są prowadzone sporadycznie, organy podatkowe nie kwestionują takich wydatków w ogóle. Chodzi zatem przede wszystkim o to, by zachować zdrowe proporcje.

PRZYKŁAD

Jak wydatki na połączenia telefoniczne ująć w rozliczeniach

Podatnik prowadzi firmę w mieszkaniu. Wykorzystuje też prywatny telefon do celów służbowych. W kwietniu opłacił 60 zł abonamentu za telefon oraz 300 zł za prowadzone rozmowy: z tego 50 zł przypada na rozmowy z hurtownią, w której zaopatruje się podatnik, 20 zł na rozmowy z urzędami, w tym z ZUS i urzędem skarbowym, 130 zł na rozmowy z rodziną mieszkającą za granicą. Pozostałe rozmowy to przede wszystkim rozmowy prowadzone przez dzieci podatnika. Jak te wydatki ująć w rozliczeniach z fiskusem?

W takiej sytuacji, mimo że na telefon podatnik wydał w sumie 360 zł, do kosztów może zaliczyć tylko 70 zł wydane na rozmowy związane z prowadzoną działalnością.