Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) w 2010 roku stwierdziła brak regulaminu funduszu świadczeń socjalnych u 1912 pracowników. Nieprawidłowy regulamin dotyczył 48,4 tys. pracowników. A regulaminy wydane bez uzgodnienia z organizacją związkową lub przedstawicielem załogi stwierdzono u 4176 pracowników.

– W ubiegłym roku przeprowadziliśmy ponad 95 tys. kontroli u ponad 70 tys. pracodawców, na rzecz których prace świadczyło 3,7 mln osób – wyjaśnia nam Danuta Rutkowska z PIP.

Utworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) pociąga za sobą określone skutki podatkowe. Od niego zależy, czy pracodawca rozliczy koszty uzyskania przychodów, a pracownik będzie zwolniony z PIT.

Przepisy przewidują bowiem, że wolne od podatku są wypłaty pieniężne otrzymane przez pracownika z funduszu, które mają być wydatkowane na cele socjalne.

Zdaniem ekspertów brak regulaminu nie musi od razu pozbawić pracownika zwolnienia z PIT, ale może sprawić kłopoty przy kontroli fiskusa. Regulamin jest dokumentem potwierdzającym zasadność przyznawania pracownikom określonych świadczeń ze środków ZFŚS.

Stworzenie funduszu

Z art. 8 ustawy o ZFŚS wynika, że pracodawca jest zobowiązany uzależnić przyznawanie świadczeń ze środków funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danego pracownika, przy czym warunki korzystania z tych świadczeń powinny zostać określone w stosownym regulaminie.

Jak wskazuje Karolina Kierod, konsultant podatkowy w spółce doradztwa podatkowego Piekielnik i Partnerzy we Wrocławiu, regulamin ten powinien określać, którzy pracownicy są uprawnieni do otrzymania poszczególnych świadczeń, a także jakie są kryteria ich przyznawania.

Wojciech Kaczmara, starszy konsultant w Accreo Taxand, dodaje, że pracodawcy, którzy utworzyli ZFŚS powinni ustalić jego regulamin, w porozumieniu z pracownikami albo organizacjami związkowymi.

– Gdy pracodawca nie ustalił regulaminu, mogą pojawić się wątpliwości w zakresie skutków podatkowych finansowania działalności socjalnej – ostrzega Wojciech Kaczmara.

Regulacje podatkowe

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.) zwolniona z PIT jest wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS, w związku z finansowaniem przez pracodawcę działalności socjalnej – do wysokości nieprzekraczającej w roku 380 zł.

– Zwolnieniem objęte są również świadczenia otrzymane z ZFŚS związane z pobytem dzieci w żłobkach lub klubach dziecięcych oraz sfinansowane dopłaty do pobytów wypoczynkowych i leczniczych – dodaje Wojciech Kaczmara.

Karolina Kierod zauważa, że przepisy nie uzależniają możliwości zwolnienia z PIT świadczeń pracowniczych finansowanych z ZFŚS od przyznawania tych świadczeń przez pracodawcę wyłącznie na podstawie regulaminu obowiązującego w danym zakładzie pracy.

– Oznacza to, że formalnie również ten pracodawca, który nie dysponuje regulaminem przyznawania świadczeń z ZFŚS, jest uprawniony do niepobrania zaliczek na podatek dochodowy od przekazywanych pracownikom świadczeń z tego funduszu w związku ze wspomnianym zwolnieniem z PIT – uważa Karolina Kierod.

Z kolei Wojciech Kaczmara stwierdza, że z punktu widzenia pracownika istotne jest, aby otrzymane świadczenia socjalne były finansowane z ZFŚS, w związku z tym brak regulaminu może powodować wątpliwości, czy dane świadczenie jest finansowane z funduszu, czy też bezpośrednio ze środków pracodawcy, co uniemożliwia zastosowanie zwolnienia z PIT.

– W celu uniknięcia tych wątpliwości należy gromadzić dokumentację potwierdzającą, że wypłata świadczeń była dokonywana z rachunku funduszu – podpowiada nasz rozmówca z Accreo Taxand.

Trzeba też wspomnieć o konsekwencjach podatkowych dla pracodawców. Poniesiony bezpośrednio przez nich wydatek na działalność socjalną nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodu. Takim kosztem są odpisy na ZFŚS wpłacone na rachunek funduszu.