Zgodnie z praktyką rynkową elektroniczne obrazy faktur VAT w formacie PDF zastępują tradycyjne faktury wysyłane pocztą lub doręczane bezpośrednio. Czy taka forma jest e-fakturą?

Obowiązujące od początku 2011 roku przepisy rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych (Dz.U. z 2010 r. nr 249, poz. 1661) wskazują, że faktury VAT mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w dowolnej formie oraz dowolnym formacie elektronicznym z zachowaniem określonych warunków.

Jakub Gierszewski, specjalista w HLB Sarnowski & Wiśniewski, wymienia, że pierwszym z warunków jest zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralność treści faktury. Warunek ten wyłącza możliwość dokonania późniejszych zmian w dokumencie. Drugim warunkiem jest uzyskanie akceptacji wybranego sposobu dostarczania faktur przez ich odbiorcę.

– Faktury elektroniczne dla celów podatkowych powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w dowolny sposób zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność ich treści, łatwe ich odszukanie oraz umożliwienie dostępu do faktur fiskusowi – wyjaśnia Jakub Gierszewski.

Elżbieta Cybulska, konsultant w Grant Thornton Frąckowiak, zwraca uwagę, że nowe przepisy znoszą konieczność gwarantowania autentyczności i integralności faktur jedynie za pomocą wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu EDI. Każda forma, która będzie uniemożliwiała dokonanie w otrzymanej fakturze zmian oraz zagwarantuje jej pewność co do tożsamości dokonującego dostawy, będzie mogła być podstawą do rozliczenia VAT.

– Przesłanie faktury w PDF te warunki spełnia i może stanowić podstawę do rozliczenia VAT – argumentuje ekspert.

Jednak – jak zastrzega nasza rozmówczyni – w rozporządzeniu nie zostało zdefiniowane, za pomocą jakich środków mają być spełniane warunki autentyczności i integralności. Daje to pole do popisu dla organów podatkowych, które mogą interpretować te regulacje na niekorzyść podatnika.

– Takie ryzyko wydaje się jednak niewielkie, jeżeli weźmiemy pod uwagę wolę i cel prawodawcy, którym jest uproszczenie obrotu fakturami, tak aby e-faktury stały się realną alternatywą dla dokumentów papierowych – ocenia Elżbieta Cybulska.

Ekspert radzi, że nie należy zapominać, iż warunkiem koniecznym, aby podatnicy mogli w ogóle wysyłać faktury elektroniczne, jest pisemna bądź elektroniczna akceptacja odbiorcy dla takiej formy otrzymywania tych dokumentów.

Ważne!

Faktury elektroniczne mogą być przechowywane poza terytorium kraju, jeżeli zapewni się organom kontroli dostęp online do tych faktur