Jeśli przedsiębiorca spotyka się z kontrahentem na lunchu czy kolacji w restauracji, wydatków na ten cel nie uwzględni w kosztach firmy, gdyż jest to wydatek reprezentacyjny. Z kolei gdy poczęstunek jest serwowany w siedzibie firmy, wydatki na jego przygotowanie będą kosztem podatkowym. Taka interpretacja dominuje w ostatnich interpretacjach fiskusa.

Idąc tokiem rozumowania organów podatkowych – można dojść do wniosku, że wystarczy zamówić catering do firmy, aby takie wydatki pomniejszyły przychody przedsiębiorcy.

Według ekspertów taka interpretacja jest możliwa. Jednak trzeba uważać, aby posiłek serwowany w siedzibie przedsiębiorcy nie był wystawny. Jeśli taki będzie, fiskus z pewnością nie pozwoli zaliczyć go do kosztów.

Kluczowa wystawność

W dobie gospodarki rynkowej nawiązywanie i utrzymywanie licznych kontaktów handlowych jest nieodłącznie związane z prowadzeniem działalności gospodarczej i decyduje często o pozycji i szansach rozwoju przedsiębiorstwa. Magdalena Kłysz, doradca podatkowy w HLB Sarnowski & Wiśniewski, wskazuje, że spotkania z kontrahentami w celach biznesowych przyczyniają się do osiągnięcia przychodów.

Ustawodawca wykluczył jednak możliwość uznania za koszty wydatków na reprezentację, w szczególności tych poniesionych na usługi gastronomiczne, zakupy żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W doktrynie i orzecznictwie przyjmuje się, że reprezentacja obejmuje niestanowiące reklamy każde działanie przedsiębiorcy, mające na celu budowanie wizerunku i prestiżu firmy, w szczególności wiążące się z wystawnością i okazałością.

Kierując się taką wykładnią, organy podatkowe zgodnie przyjmują, że spotkania odbywające się w restauracjach wiążą się z kształtowaniem wizerunku i pozytywnego nastawienia wobec gospodarza, nosząc tym samym znamiona reprezentacji.

– Jednocześnie organy podatkowe uznają prawo do zaliczenia do kosztów podatkowych, wydatków związanych z organizacją poczęstunku w siedzibie podmiotu – tłumaczy Magdalena Kłysz.

Podkreśla również, że łagodząc swoje stanowisko w kwestii wydatków firmowych, urzędnicy skarbowi zdają się przyjmować dyskusyjne z punktu widzenia zarówno regulacji podatkowych, jak i realiów gospodarczych rozgraniczenie, uzależniając w dużej mierze możliwość rozpoznania kosztu od miejsca odbycia spotkania z kontrahentem.

Skutek braku definicji

Wątpliwości dotyczące dopuszczalności kwalifikowania wydatków poniesionych przez firmy na poczęstunek dla kontrahentów jako kosztów wynikają przede wszystkim z braku ustawowej definicji pojęcia reprezentacji i konieczności sięgania przez organy do wykładni językowej. Na ten aspekt zwraca uwagę Aleksander Wójcik, radca prawny z Kancelarii Radców Prawnych Kurek, Kościółek, Wójcik, który wyjaśnia, że organy podatkowe, odwołując się do wykładni językowej, tj. do słownikowej definicji pojęcia reprezentacji, przyjęły, że kosztami reprezentacji, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, są wszystkie wydatki, które mają charakter okazały, wystawny, a także nastawione są na kreowanie pozytywnego wizerunku u kontrahentów firmy.

– Problemem jest rozróżnienie, kiedy dany wydatek będzie miał charakter reprezentacyjny (okazały), a kiedy będzie zwyczajowo przyjętym poczęstunkiem w trakcie spotkania – argumentuje Aleksander Wójcik.

Ekspert dodaje, że zgodnie z dominującą obecnie linią interpretacyjną wydatkiem na reprezentację będą wszelkie wydatki poniesione na organizację spotkań z kontrahentami w restauracjach (np. business lunche), ale już np. wydatki na napoje, słodycze, drobne poczęstunki podawane podczas pokazów i prezentacji w siedzibie firmy będą kosztem uzyskania przychodu.

– Dla organów podatkowych znaczenie wydaje się mieć przede wszystkim wpływ postępowania firmy na kształtowanie jej pozytywnego wizerunku – ocenia Aleksander Wójcik.

Według niego jeśli sposób traktowania kontrahenta oddziałuje w sposób znikomy na wizerunek firmy i mieści się w pewnym standardzie spotkań biznesowych, to wówczas poniesione wydatki będzie można zaliczyć do kosztów. Ostatecznie, zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów będzie zależeć od definicji pojęcia reprezentacji przyjętej przez dany organ podatkowy.