– Urzędy skarbowe mogłyby same dane o mocodawcach pobierać z rejestru sądowego – oceniają specjaliści.

Udzielenie pełnomocnictwa

W postępowaniu podatkowym pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo jest udzielane na piśmie, a jeżeli udzielane jest ustnie – powinno być zgłoszone do protokółu.

Krzysztof Ścipień, doradca podatkowy w BDO, biuro w Katowicach, zwraca wagę, że w aktach sprawy powinien więc być albo oryginał pełnomocnictwa, albo jego urzędowy odpis, np. notarialny czy też uwiarygodniony przez organ prowadzący postępowanie lub też przez pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym bądź doradcą podatkowym.

– Niedołączenie do pisma procesowego wniesionego przez osobę podającą się za pełnomocnika dokumentu pełnomocnictwa lub dołączenie jego odpisu, który nie jest należycie uwierzytelniony, stanowi niedochowanie wymogów formalnych pisma – przypomina Krzysztof Ścipień.

W tej sytuacji organ podatkowy ma obowiązek wezwania do uzupełnienia tego typu braków.

– Nawet jeżeli organ podatkowy nie wezwie do dostarczenia odpowiedniego odpisu z KRS, jest bardzo prawdopodobne, że brak formalny w postaci braku wykazania umocowania dostrzeże sąd administracyjny na późniejszym etapie i uchyli rozstrzygnięcie organu z powodów proceduralnych, które mogły mieć wpływ na wynik sprawy – dodaje Małgorzata Sajkiewicz, prawnik w White & Case.

Zdaniem naszej rozmówczyni, sytuacja ta może dotyczyć rozstrzygnięcia organu zarówno niekorzystnego, jak i korzystnego dla podatnika.

Krzysztof Ścipień podkreśla, że w orzecznictwie wskazuje się, że to pełnomocnik ma obowiązek (i uprawnienie) do przedłożenia organowi dokumentu pełnomocnictwa do danej, konkretnej sprawy. Tym samym organ osoby prawnej (np. zarząd spółki) oraz jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej ma obowiązek wykazać swoje pełnomocnictwo do działania w jej imieniu dokumentem przy pierwszej czynności. Dokumentem takim będzie odpis z KRS. To samo odnosi się do udzielenia przez osoby uprawnione do reprezentacji pełnomocnictwa innej osobie. Wówczas również do udzielonego pełnomocnictwa powinien zostać dołączony aktualny odpis z KRS.

– Jest to istotne, gdyż z uwagi na szybki postęp w obrocie gospodarczym oraz zmiany zachodzące w samym podmiocie dokument ten może szybko się zdezaktualizować – ocenia Krzysztof Ścipień.

Jego zdaniem, to nie na podstawie wpisu w KRS dana osoba ma prawo do reprezentowania osoby prawnej. Jej uprawnienia w tym zakresie najczęściej powstają z chwilą podjęcia stosownych uchwał przez organy osoby prawnej, wpis natomiast stwierdza istniejący już stan rzeczy.

Komplet dokumentów

Występując w postępowaniu przed organem podatkowym, pełnomocnik podatnika niebędącego osobą fizyczną musi dołączyć pełny lub skrócony wyciąg z KRS w formie papierowej określający sposób reprezentowania danego podmiotu, aktualny na dzień wydania pełnomocnictwa. O takich obowiązkach wspomina Małgorzata Sajkiewicz, która wyjaśnia, że w prawie podatkowym nie ma przepisu regulującego obowiązek składania do akt sprawy podatkowej odpisu KRS.

Organ podatkowy ma jednak obowiązek weryfikacji, czy podanie pochodzi faktycznie od wnioskodawcy, a zatem czy osoba składająca wniosek do organu w imieniu podatnika została prawidłowo umocowana i czy podanie jest skutecznie wniesione. Dlatego też – jak stwierdza Małgorzata Sajkiewicz – pełnomocnik ma obowiązek dołączyć do akt sprawy uwierzytelniony oryginał pełnomocnictwa, a także odpisy innych dokumentów wykazujących jego umocowanie. Określenie „dokument pełnomocnictwa” należy rozumieć całościowo jako komplet dokumentów niezbędnych do wykazania umocowania. Tylko przy takim rozumieniu pojęcia pełnomocnictwo organ będzie miał faktyczną możliwość weryfikacji ważności umocowania (tak uznał np. NSA w postanowieniu z 25 listopada 2010 r., sygn. akt I FSK 916/10).