Podatnik jest przedsiębiorcą od 7 lat. W ramach negocjacji kontraktów zaprasza swoich kontrahentów na lunche lub kolacje w restauracji.

– To normalna praktyka biznesowa. Dlaczego tych wydatków nie mogę wliczyć w koszty – pyta pan Kamil z Grudziądza.

Firmy, które zapraszają kontrahentów i klientów z kraju i zagranicy na obiad do restauracji w celu omówienia warunków współpracy i realizacji projektów, mają duże problemy dotyczące rozliczenia kosztów takich spotkań. Stanowiska sądów są w tym zakresie rozbieżne. Niekorzystną dla spółek linię orzeczniczą prezentują m.in. WSA w Warszawie (np. sygn. akt III SA/Wa 752/10), Gdańsku (np. sygn. akt I SA/Gd 407/10), Łodzi (np. sygn. akt I SA/Łd 738/10) i Poznaniu (np. sygn. akt I SA/Po 263/10). Zdarzają się też się korzystne rozstrzygnięcia, np. WSA w Krakowie (sygn. akt I SA/Kr 620/10) i WSA w Bydgoszczy (sygn. akt I SA/Bd 382/10).

Jak przyznaje Mateusz Kobyliński, doradca podatkowy, dyrektor w firmie doradczej KPMG, w przypadku wydatków ponoszonych na obiad spożywany podczas spotkania z kontrahentem w restauracji kluczowe z punktu widzenia kwalifikacji ich jako kosztów uzyskania przychodu będzie ustalenie, czy spotkanie to ma charakter reprezentacji, czy też jest spotkaniem prowadzonym w toku normalnej działalności podatnika.

Jak podkreślają sądy w niekorzystnych wyrokach, reprezentacja nie jest związana jedynie z wystawnością i okazałością. Za reprezentację należy uznać czynności, które służą stworzeniu pozytywnego wizerunku firmy. Z kolei w korzystnych wyrokach sądy zwracają uwagę na elementy wytworności i wystawności. Dopiero gdy spotkanie ma takie znamiona, można mówić o reprezentacji, która jest wyłączona z kosztów.

Podobnie twierdzi Magdalena Ćwik-Burszewska, menedżer w dziale podatkowym Ernst & Young. W jej opinii stanowisko, zgodnie z którym reprezentacją są wszelkie działania związane z tworzeniem wizerunku przedsiębiorcy czy utrzymywaniem dobrych relacji z kontrahentami i obiad (jako tworzenie wizerunku gospodarza, dbającego o uczestników spotkania uznają za reprezentację), jest zbyt daleko idące.

– Przykładowo, coraz mniej wątpliwości budzi obecnie poczęstunek dla kontrahenta w siedzibie firmy jako pozbawiony znamion reprezentacji (napoje, kanapki itp.). Analogicznie wydatek na obiad z kontrahentem poza siedzibą firmy nie może być automatycznie kwalifikowany jako reprezentacja – uważa Magdalena Ćwik-Boruszewska.

Z kolei Mateusz Kobyliński zwraca uwagę, że jeśli spotkanie jest prowadzone w toku normalnej działalności podatnika, a więc jego celem nie jest reprezentacja, to koszty posiłku mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu.

Ważne!

Za koszt podatkowy mogą być uznane tylko takie wydatki na posiłki z kontrahentem, które nie będą uznane za reprezentację. W ustawach podatkowych nie ma jednak definicji reprezentacji