Bezpieczeństwo finansowe firmy zależy w dużej mierze od księgowej lub biura rachunkowego, któremu powierzono rozliczenia. Dokonanie błędnego wyboru może być dla firmy bardzo kosztowne. Biuro, które nie posiada odpowiedniego doświadczenia, wiedzy i ubezpieczenia OC, może popełnić błędy, za które będzie musiała zapłacić firma. W skrajnych przypadkach grozi to utratą płynności finansowej. Dlatego chcąc zabezpieczyć swoje interesy, firma powinna postępować zgodnie z kilkoma zasadami.

Przede wszystkim musi powierzyć swoje rozliczenia doświadczonym specjalistom, którzy posiadają uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z sumą gwarancyjną odpowiadającą wielkości firmy. Obok księgowych prowadzących np. biura rachunkowe lub zatrudnionych w firmach wymogi te spełniają również doradcy podatkowi i biegli rewidenci.

Dwa dokumenty

Sprawdzenie księgowego lub biura rachunkowego zazwyczaj zajmuje kilka minut, a może być kluczowe dla bezpieczeństwa finansowego firmy, która zdecyduje się na współpracę ze specjalistą. Rozpoczynając rozmowy z księgową, biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym, trzeba sprawdzić dwa dokumenty: potwierdzenie posiadanych uprawnień oraz polisę ubezpieczeniową.

Księgowi z biura rachunkowego powinni posiadać certyfikat Ministerstwa Finansów potwierdzający prawo do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Doradca podatkowy powinien natomiast posiadać potwierdzenie uprawnień przez Krajową Izbę Doradców Podatkowych lub legitymację doradcy podatkowego.

Uprawnienia należy następnie sprawdzić. Listę osób uprawnionych do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych prowadzi minister finansów. Listę osób uprawnionych do doradztwa podatkowego prowadzi Krajowa Izba Doradców Podatkowych. Informacje te można naleźć w internecie: na stronie Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl) lub izby doradców (www.kidp.pl).

Dla bezpieczeństwa firmy bardzo istotne jest również ubezpieczenie OC. Musi je mieć zarówno księgowy, jak i doradcy podatkowi. Podstawowe sumy gwarancyjne mogą być jednak niewystarczające w przypadku obsługi większej firmy.

W przypadku księgowych minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC w odniesieniu do jednego zdarzenia wynosi równowartość w złotych 10 tys. euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z przepisami, ubezpieczenie na identyczną minimalną sumę gwarancyjną muszą mieć doradcy podatkowi. Regulacje wewnętrzne samorządu doradców spowodowały jednak, że minimalne ubezpieczenie doradcy podatkowego wynosi obecnie 60 tys. zł.

Umowa z biurem

Jeśli biuro księgowe lub doradca podatkowy spełniają wszystkie wymogi określone przez firmę, można podpisać umowę. Jej zapisy są bardzo ważne dla harmonijnej współpracy. W umowie należy również określić zasady dotyczące nieujawniania danych finansowych. Taki zapis pozwoli zwiększyć bezpieczeństwo rozliczeń firmy.