Dziennik jest jednym z podstawowych elementów ksiąg rachunkowych. Zasady jego prowadzenia reguluje w sposób bezpośredni ustawa o rachunkowości. Jego brak jest jej istotnym naruszeniem. Zawiera on chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.

Dziennik powinien zawierać następujące dane: numer kolejny zapisu (księgowania), numer konta syntetycznego (z rozszerzeniem) Wn i numer konta syntetycznego (z rozszerzeniem) Ma, klasyfikację budżetową (dział, rozdział, paragraf), datę księgowania i datę dokumentu, rodzaj dokumentu, numer dokumentu, kwotę, treść dokumentu.

Na koniec każdego miesiąca sporządza się zestawienia obrotów tych dzienników. Uzgadnianie obrotów dziennika z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej odbywa się automatycznie i na bieżąco. Obroty dziennika (za dany okres sprawozdawczy) muszą być zgodne z obrotami ustalonymi w zestawieniu obrotów i sald kont syntetycznych.

Przepisy ustawy o rachunkowości nie określają jednoznacznie sposobu nadawania numerów w dzienniku. Można spotkać interpretację, że dopuszczalne jest numerowanie pozycji dziennika w sposób ciągły w roku, w miesiącu lub też w obrębie zapisu komputerowego. Jednak po przeanalizowaniu wniosków pokontrolnych Regionalnych Izb Obrachunkowych można zauważyć, że zgodnie z interpretacją niektórych kontrolerów numeracja zapisów w dzienniku może być tylko w ramach całego roku obrotowego, a nie tylko w skali miesiąca.

Ponadto należy pamiętać, aby numeracja zapisów w dzienniku umożliwiała ich jednoznaczne powiązanie z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę zapisu. W innym przypadku narusza się zasadę prowadzenia dziennika określoną w art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Sposób prowadzenia dziennika powinien znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości. Powinny się tam znaleźć odpowiednie zapisy.

Jednostki miały zalecenie, aby zwrócić się do autora programu komputerowego, używanego do prowadzenia ewidencji księgowej, o dostosowanie go do wymogów ustawy o rachunkowości, przez zapewnienie kolejnej numeracji zapisów w dzienniku począwszy od otwarcia ksiąg rachunkowych, aż do ich zamknięcia (a nie tylko w skali miesiąca), stosownie do przepisów art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Pomimo odmiennej interpretacji przepisu przez twórców programów w związku z dużą liczbą powtarzanych zaleceń przez kontrolerów RIO były przygotowywane nowe wersje programów, w których jest możliwe wykonywanie wydruków z kolejną numeracją dziennika w ciągu całego roku.