Zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości zapisy w dziennikach muszą być kolejno numerowane. Przepisy nie określają jednak w sposób jednoznaczny sposobu nadawania numerów. Warto wiedzieć, jak interpretowany jest ten przepis przez organy kontrolne.
Dziennik jest jednym z podstawowych elementów ksiąg rachunkowych. Zasady jego prowadzenia reguluje w sposób bezpośredni ustawa o rachunkowości. Jego brak jest jej istotnym naruszeniem. Zawiera on chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.
Dziennik powinien zawierać następujące dane: numer kolejny zapisu (księgowania), numer konta syntetycznego (z rozszerzeniem) Wn i numer konta syntetycznego (z rozszerzeniem) Ma, klasyfikację budżetową (dział, rozdział, paragraf), datę księgowania i datę dokumentu, rodzaj dokumentu, numer dokumentu, kwotę, treść dokumentu.
Na koniec każdego miesiąca sporządza się zestawienia obrotów tych dzienników. Uzgadnianie obrotów dziennika z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej odbywa się automatycznie i na bieżąco. Obroty dziennika (za dany okres sprawozdawczy) muszą być zgodne z obrotami ustalonymi w zestawieniu obrotów i sald kont syntetycznych.
Przepisy ustawy o rachunkowości nie określają jednoznacznie sposobu nadawania numerów w dzienniku. Można spotkać interpretację, że dopuszczalne jest numerowanie pozycji dziennika w sposób ciągły w roku, w miesiącu lub też w obrębie zapisu komputerowego. Jednak po przeanalizowaniu wniosków pokontrolnych Regionalnych Izb Obrachunkowych można zauważyć, że zgodnie z interpretacją niektórych kontrolerów numeracja zapisów w dzienniku może być tylko w ramach całego roku obrotowego, a nie tylko w skali miesiąca.
Ponadto należy pamiętać, aby numeracja zapisów w dzienniku umożliwiała ich jednoznaczne powiązanie z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę zapisu. W innym przypadku narusza się zasadę prowadzenia dziennika określoną w art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Sposób prowadzenia dziennika powinien znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości. Powinny się tam znaleźć odpowiednie zapisy.
Jednostki miały zalecenie, aby zwrócić się do autora programu komputerowego, używanego do prowadzenia ewidencji księgowej, o dostosowanie go do wymogów ustawy o rachunkowości, przez zapewnienie kolejnej numeracji zapisów w dzienniku począwszy od otwarcia ksiąg rachunkowych, aż do ich zamknięcia (a nie tylko w skali miesiąca), stosownie do przepisów art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Pomimo odmiennej interpretacji przepisu przez twórców programów w związku z dużą liczbą powtarzanych zaleceń przez kontrolerów RIO były przygotowywane nowe wersje programów, w których jest możliwe wykonywanie wydruków z kolejną numeracją dziennika w ciągu całego roku.



Przykład. Kolejność numerowania zapisów
Kontrola gospodarki finansowej gminy przez RIO wykazała nieprawidłowość z zakresu rachunkowości polegającą na kolejnym numerowaniu zapisów w dzienniku w skali miesiąca, zamiast w sposób ciągły w okresie całego roku obrotowego.
W trakcie kontroli stwierdzono, że stosowany w jednostce program finansowo-księgowy, po wprowadzeniu na konto danej księgi głównej (dziennika obrotów) operacji ujętej w dowodzie źródłowym, nadaje jej kolejny numer-liczba dziennika – przy czym numery te nie zachowują kolejności w całym roku obrachunkowym. Poszczególne pozycje numerowane są kolejno w danym miesiącu np. operacje zaksięgowane w księdze głównej urzędu w okresie od 1 lipca 2007 r. do 31 lipca 2007 r. noszą oznaczenia od L.dz. nr 1/07 z 04.07.2007 r. do L.dz. nr 42/07 z 31.07.2007 r., operacje zaksięgowane w sierpniu noszą oznaczenia od: L.dz. nr 1/08 z 1.08.2007 r. do L.dz. nr 42/08 z 31.08.2007 r.
We wniosku pokontrolnym zalecono kolejno numerować zapisy w dzienniku w ciągu całego roku obrotowego, a nie tylko w skali miesiąca, stosownie do przepisów art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).
Ustawa z 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz.U. z 2001 r. nr 55, poz. 577 ze zm.).
Rozporządzenie ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz.1020 ze zm.).