Pracę z fakturami 44 proc. firm ocenia negatywnie, twierdząc, że jest czasochłonna oraz wiąże się z ciągłym kopiowaniem dokumentów i naraża przedsiębiorstwa na straty finansowe.
Faktury kosztowe, czyli te potwierdzające ponoszone wydatki, stanowią w firmach tysiące dokumentów. W niektórych branżach, takich jak np. górnictwo i kopalnictwo, miesięcznie wystawianych jest nawet 10 tys. faktur. Takie wnioski płyną z ogólnopolskiego badania obiegu faktur kosztowych, zrealizowanego przez firmę Kolibro. Jest to pierwsze tego typu badanie w Polsce.

Długotrwała akceptacja

Ponad połowa respondentów deklaruje, że od momentu otrzymania faktury do czasu jej akceptacji mija od dwóch do siedmiu dni. Aż 17 proc. firm potrzebuje do 14 dni na stosowne zaksięgowanie kosztu. Według badanych najdłużej trwa opis merytoryczny faktury (43 proc.) i akceptacja finansowa (25 proc.). Od tego, kto zarządza fakturą, zależy czas jej zaksięgowania. Kiedy dekretowanie i opisanie faktury leży w gestii księgowej, czas procesu nie przekroczy jednego dnia (65 proc.). Jeśli zadanie powierzy się pracownikowi odpowiedzialnemu za koszt, czas wydłuża się nawet pięciokrotnie. Jednocześnie prawie 50 proc. ankietowanych potwierdziło, że nie znajduje czasu na pracę z fakturami.
Badania potwierdziły, że praca z fakturą w formie papierowej jest skomplikowana, uporczywa i czasochłonna. Największe uciążliwości wskazywane przez księgowość i finanse to nieczytelność opisu i podpisów akceptacyjnych na fakturze oraz brak narzędzi do kontroli co dzieje się z fakturą w firmie. Skutek? Opóźnienia w zaksięgowaniu, liczne korekty, odsetki karne i brak kontroli nad bieżącą płynnością finansową.
– Pozytywna w tej sytuacji jest jednak duża świadomość konieczności zmian i usprawnień artykułowana przez respondentów – stwierdza Beata Skura, konsultant w ObiegFaktur.pl.



Kopiowanie dokumentów

Przetwarzanie faktur w firmach to jeden problem. Kolejnym jest kopiowanie tych dokumentów. Około 5 proc. organizacji prowadzi księgowość zarówno w centrali, jak i w oddziałach, co wyznacza potrzebę powielania dokumentów lub wystawiania duplikatów. Pracownicy bardzo często powielają faktury i załączone do nich dokumenty, aby w późniejszym czasie móc skorzystać z danych w nich zawartych.
– Takie praktyki narażają organizacje na duże straty finansowe z tytułu chociażby zużytego papieru – stwierdza Beata Skura.
Z badania wynika również, że organizacja przyjmuje średnio ok. 1,3 tys. faktur miesięcznie. Jeśli założymy, że tylko połowa faktur jest kopiowana przez jedną osobę, to generowany jest w ten sposób koszt min. 650 dodatkowych kartek papieru, co w skali roku daje prawie 8 tys. Duża liczba powielanych dokumentów prowadzi do częstych zagubień faktury – ponad 1/3 badanych uważa to za największą uciążliwość.



Systemy informatyczne

Aleksander Sala, prezes Kolibro, stwierdza, że polskie firmy mają niską świadomość istnienia rozwiązań, które wspomagają pracę z fakturami. Jedynie 14 proc. organizacji posiada system informatyczny – obieg faktur, wspomagający proces rejestracji, opisywania i akceptacji faktury, co w dobie informatyzacji kraju i szukania oszczędności może wzbudzać zdziwienie. Jednak gdy przedsiębiorcy dowiadują się o istnieniu takiego systemu, ponad połowa z nich deklaruje zapotrzebowanie na jego wdrożenie.
Największą potrzebę wprowadzenia systemu informatycznego wyraża zarząd (90 proc.), kontroling (73 proc.) i administracja (67 proc.). W uzasadnieniu twierdzą, że takie narzędzie umożliwi im pełną kontrolę nad kosztami organizacji. Wysoką potrzebą wdrażania systemu charakteryzuje się również stanowisko dyrektora finansowego, co wynika z faktu, że reprezentując finanse firmy nieustannie poszukuje narzędzi przyczyniających się do generowania oszczędności, ale również sprawnego zarządzania zakupami i kosztami.
Charakterystyka badania
W badaniu wzięło udział 337 organizacji działających na terenie Polski, reprezentujących najważniejsze gałęzie gospodarki, o różnej wielkości i formie prawnej. 80 proc. badanych to przedstawiciele księgowości i finansów. Niemal 40 proc. badanych organizacji zarządza miesięcznie 100–500 fakturami kosztowymi, co piąta organizacja otrzymuje miesięcznie powyżej 1 tys. faktur, 4 proc. badanych organizacji powyżej 10 tys. faktur w miesiącu.
*Kolibro – Intranet & BPM Experts
jest polską firmą doradczo-wdrożeniową, specjalizującą się w systemach zarządzania komunikacją wewnętrzną.