ZADAJ PYTANIE EKSPERTOWI

Krzysztof Hejduk

partner KPT Doradcy Podatkowi

1. Podatnik wystawia faktury elektroniczne poprzez system EDI. System informatyczny w firmie nie jest przystosowany do generowania faktur korygujących. Czy w takim przypadku można korekty czy duplikaty faktur elektronicznych wystawiać w formie papierowej?

Moim zdaniem odpowiedź na to pytanie jest twierdząca. Na możliwość takiej interpretacji zdaje się jednoznacznie wskazywać brzmienie par. 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Zgodnie z tym przepisem w przypadkach, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie faktur korygujących (duplikatów) w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Literalne brzmienie tego przepisu nie pozostawia wiele wątpliwości. We wszystkich przypadkach, kiedy występują jakiekolwiek przyczyny natury technicznej, podatnik jest uprawniony do wystawiania korekt do faktur elektronicznych w formie papierowej.

Tym niemniej, stanowiska tego nie podzielały organy podatkowe. Zgodnie z dość jednolicie przyjętą praktyką urzędy stały na stanowisku, że wyjątek określony w par. 5 ust. 2 dotyczy wyłącznie sytuacji nadzwyczajnych, takich gdzie system informatyczny używany przez podatnika, co do zasady, umożliwiał mu wystawianie i przesyłanie faktur korygujących/duplikatów w formie elektronicznej, jednak z przyczyn technicznych czy formalnych w danym momencie (przejściowo) nie jest możliwe wystawienie ww. dokumentów. Stanowisko takie, moim zdaniem, było niezasadne. Na szczęście kwestia ta została rozstrzygnięta przez sąd administracyjny (sygn. akt III SA/Wa 1054/07), który stwierdził jednoznacznie, że brak możliwości wystawienia przez system e-faktury korygującej w formie elektronicznej, tylko w papierowej, jest przeszkodą techniczną, o której mowa w par. 5 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

2. Faktury elektroniczne przechowuje się w sposób umożliwiający organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych faktur. Czy oznacza to, że fiskus musi mieć dostęp do faktur elektronicznych on-line? Jak spełnić ten warunek?

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych nie daje jednoznacznej odpowiedzi, czy obowiązkiem podatnika jest zapewnienie dostępu do faktur elektronicznych w trybie on-line. Organy skarbowe w niektórych przypadkach udzielają twierdzącej odpowiedzi na to pytanie (np. Izba Skarbowa w Katowicach, sygn. akt IPB 1/4407-0002/06/I).

Moim zdaniem, takie stanowisko nie jest jednak prawidłowe. Zgodnie bowiem z art. 249 Dyrektywy w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (2006/112/WE), można uznać, że podatnik jest zobowiązany do zapewnienia takiego dostępu jedynie w przypadku, gdy faktury są przechowywane poza terytorium kraju.

3. Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych nie zawiera odrębnej regulacji, co powinna zawierać faktura i faktura korygująca. Faktura elektroniczna powinna spełniać wymogi przewidziane dla zwykłych faktur. Co jednak z warunkiem, że faktury wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach i oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz Oryginał, a kopia - wyraz Kopia?

W większości przypadków systemy EDI nie umożliwiają umieszczania na fakturach wszystkich elementów określonych jako obowiązkowe elementy faktury VAT w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie faktur. Szczególne problemy występują właśnie w związku z brakiem możliwości oznaczania e-faktur jako Oryginał i Kopia, czy też wyrażania kwoty, na którą opiewa faktura słownie oraz stosowania polskich znaków diakrytycznych (np. ą, ł, ń).

W praktyce część firm, dostrzegając ten problem, występowała o wydanie indywidualnych interpretacji mających potwierdzić brak obowiązku umieszczania wszystkich elementów wskazanych w rozporządzeniu na fakturach elektronicznych. Organy podatkowe, mimo że w niektórych przypadkach uznały, że nieujęcie powyższych elementów może być uznane za błąd mniejszej wagi i jako takie nie powinno być podstawą do zakwestionowania odliczenia VAT, co do zasady twierdziły, że wszystkie przepisy rozporządzenia MF mają zastosowanie do podatników wystawiających faktury w formie elektronicznej.

Moim zdaniem takie stanowisko było niezasadne. Przepisy VI Dyrektywy, jak i obecnie Dyrektywy 2006/112/WE, wyszczególniają obowiązkowe elementy faktury, zastrzegając jednocześnie, że podane wymogi są jedynymi, jakie państwa członkowskie Unii Europejskiej mogą wymagać od podatników. Powyższe elementy faktury są w świetle przepisów prawa europejskiego wiążące zarówno w kontekście faktur papierowych, jak i elektronicznych.

Stanowisko to zostało też potwierdzone przez WSA, który wyraźnie wskazał, że faktury muszą zawierać tylko elementy wyszczególnione w Dyrektywie i maksymalne wymagania dotyczące e-faktury (zarówno pierwotnej, jak i korygującej) nie zobowiązują podatników do umieszczania na fakturze oznaczenia Oryginał/Kopia, kwoty faktury wyrażonej słownie czy lokalnych znaków diakrytycznych.

4. Czy spółka z przyczyn oszczędnościowych może przechowywać kopie zwykłych faktur w formie plików na dysku komputera. Taka forma przechowywania dokumentów jest bardziej oszczędna, ale czy nie wpłynie negatywnie na rozliczenia z fiskusem?

Zgodnie z par. 23 ust. 1 rozporządzenia MF w sprawie faktur podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Przepis ten jest niestety dość restrykcyjnie interpretowany przez organy skarbowe, które uznają, że nakłada on obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży VAT i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów. Moim zdaniem, stanowisko takie nie jest zasadne. Nakłada ono na podatników dodatkowe obowiązki administracyjne, które nie są uzasadnione wymogami mającymi na celu zapewnienie prawidłowej kontroli wywiązywania się z obowiązków w zakresie VAT.

5. Jak wywiązać się z obowiązku przechowywania faktur elektronicznych?

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

W większości przypadków w omawianym stanie faktycznym system EDI archiwizuje dla celów podatkowych komunikaty EDI (e-faktury) w formacie, w jakim faktura została wysłana do klienta, zaś w przypadku faktur otrzymanych od dostawców, w formacie, na który komunikat EDI został przekonwertowany przez dostawcę usług informatycznych. Celem zmiany formatu jest umożliwienie przetwarzania e-faktury przez system finansowo-księgowy odbiorcy faktury.

Według opinii większości organów skarbowych dokonanie takiej konwersji i następnie przechowywanie faktur już w zmienionej formie (która umożliwia jej odczytanie) jest niezgodne z przepisami rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. E-faktura może być tłumaczona z formatu nadawcy na format zrozumiały u odbiorcy, z zachowaniem autentyczności pochodzenia faktury i integralności jej treści. Jednak plik przesłany już od nadawcy musi być przechowywany przez odbiorcę w takim formacie, w jakim odbiorca ten plik otrzymał.

Należy zauważyć, że z taką interpretacją nie zgodził się WSA, który jednoznacznie stwierdził, że e-faktury mogą być dla celów podatkowych przechowywane w innym formacie niż zostały wysłane, pod warunkiem iż format ten umożliwia zachowanie ich integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności oraz możliwości wydruku. Przechowywanie e-faktur w formacie innym niż zostały one wysłane jest uzasadnione tym, że w sytuacji przechowywania e-faktur w formacie pierwotnym, ze względu na możliwości systemu EDI, uniemożliwiałoby to ich wizualizację i wydruk w postaci zrozumiałej dla człowieka.

6. Podatnik chce zacząć wystawiać faktury elektroniczne. Jaka jest procedura wdrożenia systemu faktur elektronicznych?

Przy wdrożeniu e-faktur należy przede wszystkim pamiętać, że zgodnie z par. 4 rozporządzenia faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

  •  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  •  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Należy także pamiętać, że faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

(AT)

PODSTAWA PRAWNA

■  Rozporządzenie ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119 z późn. zm.).