O zakwalifikowaniu danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decyduje poniesienie wydatku w celu uzyskania przychodu i brak zakwalifikowania go do grupy wydatków wyłączonych z kosztów, a także odpowiednie jego udokumentowanie.

Ważny związek

O możliwości zaliczenia określonego wydatku do kosztów nie decyduje sam fakt jego poniesienia, lecz istnienie jego związku z osiąganym lub spodziewanym przychodem. Podatnik ma prawo do decydowania, które wydatki lub nakłady stanowią koszt uzyskania przychodu, jednak może to czynić jedynie w granicach ustaw podatkowych. Prenumerata prasy fachowej bez wątpienia ma związek pośredni z przychodami. Jeżeli podatnik twierdzi, że określony wydatek, np. na prenumeratę gazet, został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, to ma obowiązek wykazania, że wydatek ten miał lub mógł mieć wpływ na jego uzyskanie. Chodzi o to, aby wydatkowanie określonych sum, które stanowić mają kategorię kosztów, z logicznego i racjonalnego punktu widzenia uzasadniało możliwość uzyskania przychodu. Tym samym nie każdy ponoszony przez podatnika wydatek w sposób automatyczny będzie stanowić koszt. Przy prenumeracie czasopism łatwo wykazać, że wiedza pozyskiwana przez przedsiębiorcę na ich podstawie pomaga w codziennym prowadzeniu firmy. Dotyczy to także tych dzienników ogólnopolskich, które zawierają sekcje prawne i ekonomiczne.

Kosztami uzyskania przychodu są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Dokumentacja w firmie

Poza istnieniem związku między wydatkami a przychodami firmy równie istotne jest właściwe udokumentowanie wydatkowanych sum. Ustawy o podatkach dochodowych (PIT i CIT) nie regulują sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Jednak w przepisach tych wskazane jest, że podatnik musi posiadać dokumenty potwierdzające wydatki, a także musi prowadzić odpowiednią ewidencję, na podstawie której będzie można ustalić wysokość dochodu (straty), podstawę opodatkowania i wysokość należnego podatku za rok podatkowy.

Przy kosztach prenumeraty zazwyczaj wystawiana jest faktura VAT. Ona będzie wystarczającym dokumentem, który potwierdzi poniesione wydatki na prasę. Będzie też podstawą do zaliczania tych wydatków do kosztów.

JAK TO ZROBIĆ...

Jak księgować wydatki na prenumeratę

PROBLEM: Spółdzielnia mieszkaniowa w sierpniu opłaciła prenumeratę czasopism za IV kwartał tego roku i w tym samym miesiącu otrzymała fakturę. Dostawa czasopism będzie następowała w okresie październik–grudzień. Spółdzielnia zamierza też opłacić prenumeratę roczną czasopism na rok następny. W jakiej dacie koszty prenumeraty czasopism należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

ROZWIĄZANIE: Kryteria kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów oraz zasady ich rozliczania powinny wynikać z przyjętej przez spółdzielnię polityki rachunkowości. Jeśli zatem spółdzielnia, kierując się zasadą istotności, dla celów bilansowych traktuje wydatki związane z prenumeratą czasopism jako nieistotne dla jej działalności, to może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych w miesiącu rozpoczynającym okres prenumeraty w pełnej wysokości.

Podstawa prawna

● Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

● Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).