Wspólnoty mieszkaniowe błędnie ujmują koszty w księgach rachunkowych

Uproszczone księgi rachunkowe prowadzone przez niektóre wspólnoty mieszkaniowe nie podlegają żadnej kontroli, np. biegłego rewidenta. Dlatego przy ich prowadzeniu pojawiają się błędy.

Zofia Podhorodecka, prezes zarządu oraz główna księgowa Auxilium, twierdzi, że księgowi błędnie ujmują koszty remontów budynków niemających pokrycia w funduszu remontowym. Ewidencjonują je jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych na koncie 640 i rozliczają w przyjętym przez siebie okresie.

Różnice między kosztami

Według Zofii Podhorodeckiej należy uwzględnić ustawę o własności lokali, która wskazuje na różnicę między kosztami z tytułu eksploatacji i utrzymania nieruchomości a przychodami z opłat w postaci zaliczek na pokrycie tych kosztów w danym roku. Nadwyżka przychodów nad kosztami przeznaczana jest na fundusz remontowy lub bieżące opłaty w roku następnym. Nadwyżkę kosztów nad przychodami właściciele muszą pokryć w przyszłym roku.

– Zatwierdzone przez właścicieli sprawozdanie jest więc podstawą do rozliczenia każdego z nich za rok ubiegły poprzez porównanie rzeczywistych kosztów wspólnoty przypadających na daną osobę z zaliczkami wniesionymi przez nią – dodaje Zofia Podhorodecka. Jej zdaniem, jeśli koszty remontu nie mają pokrycia w funduszu remontowym i zostaną zarachowane do kosztów w bieżącym roku obrotowym, to spowoduje nadwyżkę ogólnej sumy kosztów nad ogólną sumą przychodów w okresie sprawozdawczym. Dlatego nadwyżka na dzień bilansowy powinna być zaksięgowana zapisem: strona Wn konta 660 – Pozostałe rozliczenia międzyokresowe, strona Ma konta 860 – Wynik finansowy. Podlega ona aktywowaniu tak samo, jakby była rozliczana przez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych (na koncie 640). Zbędne jest aktywowanie kosztów remontu niemających pokrycia w funduszu remontowym, po zakończeniu i odbiorze robót remontowych.

Brak podziału kosztów

Ewa Szewczyk, księgowa z Auxilium, zwraca uwagę na błąd popełniany przez wspólnoty co do braku podziału ponoszonych kosztów na zawiązane z kosztami eksploatacji i utrzymania nieruchomości oraz związane z prowadzoną działalnością zarobkową, np. wynajmem reklamy na budynku lub wynajem lokalu stanowiącego własność wspólnoty, niebędący częścią nieruchomości wspólnej.

Podział istotny jest z punktu widzenia ustawy o CIT, bo wspólnoty wykazują jako wolne od podatku dochody uzyskane jedynie z gospodarki zasobami mieszkaniowymi w części przeznaczonej na cele związane z ich utrzymaniem.

– Natomiast inne dochody, pochodzące z pozostałej działalności gospodarczej, bez względu na cel ich przekazania, podlegają opodatkowaniu. W razie rozliczenia kosztów z działalności zwolnionej, tj. z gospodarki zasobami mieszkaniowymi, należy do przychodów związanych z dochodami opodatkowanymi i zwolnionymi od podatku dochodowego przyporządkować koszty podatkowe. Do kosztów, co do których księgowy nie jest w stanie dokonać takiego podziału (bo są wspólne), można zastosować zasadę proporcjonalnego rozliczenia i ustalić wskaźnik ich udziału w ogólnej kwocie.

Ze źródeł zwolnionych

Ewa Szewczyk wyjaśnia, że koszty te ustala się w takim stosunku, w jakim pozostają przychody ze źródeł zwolnionych od podatku w ogólnej kwocie przychodów. Zasada proporcjonalnego rozliczenia może dotyczyć przede wszystkim kosztów pośrednich, a zatem zarządu wspólnoty mieszkaniowej, ponieważ przy kosztach bezpośrednich nie ma problemu z ich przyporządkowaniem. Ewidencja księgowa powinna zapewnić przyporządkowanie kosztów do konkretnego źródła przychodu zarówno podlegającego opodatkowaniu, jak i zwolnionego.

Ważne!

Zasada proporcjonalnego rozliczenia dotyczy przede wszystkim kosztów zarządu wspólnoty mieszkaniowej.