Ustawa o rachunkowości nie nakazuje inwentaryzować niskocennych składników majątku, które były bezpośrednio zaliczane w koszty. Jak natomiast postępować z niskocennymi środkami trwałymi, które zostały zamortyzowane jednorazowo? Czy należy je inwentaryzować? Jeżeli tak, to jakimi metodami?
Spółka może w swojej polityce rachunkowości określić wartość aktywów, poniżej której każdorazowy zakup takiego składnika aktywów ujmowany będzie bezpośrednio w rachunku zysków i strat. Takie aktywa to niskocenne składniki majątku. Spółka może również zdecydować na podstawie art. 32 ust. 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, że niektóre długoterminowe aktywa zaliczy ze względu na ich wartość do środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości i jednorazowo je umorzy. Różnica pomiędzy tymi dwoma rodzajami aktywów polega m.in. na zapisach w ewidencji: niskocennych składników majątku nie ma w ewidencji środków trwałych, a środki trwałe o niskiej jednorazowej wartości figurują w rejestrze jako całkowicie (jednorazowo) umorzone (często jako tzw. wyposażenie).
Zgodnie z art. 26 ust. 1 jednostki są zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji posiadanych przez siebie aktywów bez względu na ich wartość i status w księgach. Jednorazowo umorzone środki trwałe są nadal środkami trwałymi spółki figurującymi w ewidencji środków trwałych, podlegającymi ogólnym przepisom o inwentaryzacji. Są one tak samo traktowane jak wszystkie inne całkowicie umorzone, lecz nadal używane rzeczowe aktywa trwałe. Spółka zatem ma obowiązek je zinwentaryzować.
Przeprowadzenie inwentaryzacji ma przede wszystkim na celu ustalenie stanu faktycznego składników majątkowych, objętych bieżącą ewidencją, w celu porównania go z danymi figurującymi w księgach. Często przytaczanym argumentem przeciwko przeprowadzeniu inwentaryzacji całkowicie umorzonych środków trwałych jest zazwyczaj ich zerowa wartość w księgach, ponieważ zidentyfikowany w czasie inwentaryzacji brak takiego środka trwałego nie spowoduje już zmniejszenia wartości wykazywanych aktywów. Należy jednak zwracać uwagę również na inne kwestie, w których pomoże nam przeprowadzenie takiej inwentaryzacji: być może zapisanego w ewidencji środka trwałego nigdy spółka nie nabyła albo nabyty środek trwały został ujęty dwukrotnie - wówczas mamy do czynienia z zaniżeniem wyniku finansowego spowodowanym wcześniejszym dokonaniem jednorazowego umorzenia; być może zapisany w ewidencji środek trwały został skradziony lub uległ zniszczeniu - wówczas inwentaryzacja jest jednym ze źródeł informacji na ten temat i stanowi istotny element procedur kontroli wewnętrznej w spółce; taki środek trwały powinien być usunięty z ewidencji; będzie możliwa ocena stanu, w jakim znajdują się niskocenne środki trwałe, i odpowiednio wczesne zidentyfikowanie potrzeby dokonania naprawy lub zakupu nowego środka trwałego - co pomoże w planowaniu operacyjnym; inwentaryzacja jest też istotnym narzędziem oceny personelu, którego zadaniem jest ochrona mienia spółki.
Podsumowując, ustawa o rachunkowości nie zwalnia z obowiązku dokonywania inwentaryzacji całkowicie umorzonych, lecz nadal używanych środków trwałych (zarówno jednorazowo umorzonych, jak i tych, które były umarzane przez kilka lat). Spółki zatem mają obowiązek przeprowadzić inwentaryzację w narzuconych przez tę ustawę terminach również niskocennych środków trwałych, które są w ewidencji księgowej. Metodą, którą należy przyjąć, jest metoda zaproponowana przez ustawę dla wszystkich środków trwałych (z wyjątkiem tych, do których dostęp jest utrudniony), czyli spis z natury, ponieważ ta metoda najlepiej pozwala zrealizować cel inwentaryzacji, jakim jest ustalenie stanu faktycznego składników majątku i porównanie go z ewidencją.
JOANNA FRYKOWSKA
menedżer w dziale audutu, Ernst & Young
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).