Informacje o drugim przedsiębiorcy można uzyskać bezpośrednio od niego, z rejestru dłużników niewypłacalnych, który prowadzony jest w ramach Krajowego Rejestru Sądowego, oraz za pośrednictwem wywiadowni gospodarczych. Informacje uzyskane bezpośrednio od kontrahenta należy weryfikować. Zwłaszcza wówczas gdy przedsiębiorca zawiera umowę o dużej wartości albo podpisuje ją z partnerem strategicznym, powinien zweryfikować wszystkie informacje, które uzyskał od kontrahenta. Na przykład na okazanych dokumentach mogą być podane różne adresy siedziby firmy. Należy wówczas wyjaśnić, który z nich jest rzeczywistym adresem oraz przyczynę tych rozbieżności. W takim przypadku może okazać się, że firma niedawno zmieniła siedzibę, a sąd nowej jeszcze nie wpisał w rejestrze, albo że już nie działa, ale ze względu na brak środków nie została jeszcze formalnie zlikwidowana.

Informacje od kontrahenta

Jeszcze przed sporządzeniem umowy najwięcej informacji przedsiębiorca powinien zebrać o kontrahencie, z którym po raz pierwszy zawiera transakcję. Ma prawo domagać się od niego wyciągów z rejestrów sądowych (jeżeli wpisany jest do Krajowego Rejestru Sądowego) lub z ewidencji działalności gospodarczej, odpisu decyzji o nadaniu mu numeru REGON oraz numeru NIP oraz zaświadczenia z urzędu skarbowego i z ZUS o tym, że nie zalega z podatkami i ze składkami na ubezpieczenia społeczne. Dokumenty te warto zatrzymać albo sporządzić z nich kserokopie. Informacje w nich zawarte mogą się przydać wówczas, gdy kontrahent nie zapłaci i przedsiębiorca wystąpi przeciwko niemu z roszczeniem do sądu. Trzeba też sprawdzić, czy podane numery REGON i NIP są takie same jak te, które przedsiębiorca wykazuje na dokumentach. Na żądanie przedsiębiorcy kontrahent powinien też udzielić informacji o tym, kto w imieniu jego firmy ma prawo podpisywać umowy i faktury.

Informacje zewnętrzne

Warto też uzyskać informacje na temat wielkości firmy, jej majątku, kontaktów handlowych oraz osób, które nią zarządzają, szczególnie wówczas gdy dopiero nawiązywana jest współpraca między dwoma przedsiębiorcami. Przedsiębiorca może te informacje uzyskać sam albo zebranie ich powierzyć wywiadowni gospodarczej.

Najwięcej informacji o kontrahencie można uzyskać w Krajowym Rejestrze Sądowym, pod warunkiem że firma jest do niego wpisana. Przedsiębiorca może sam uzyskać pełny odpis z KRS o kontrahencie. Gdyby taki pełny odpis okazał kontrahent, to wówczas warto ustalić, kiedy został wystawiony i czy jest aktualny. Dokument ten dokładnie określa firmę i jej działalność (z wyszczególnieniem rodzaju i długości okresu istnienia firmy), wielkość kapitału, wskazuje adres siedziby przedsiębiorcy, osobę właściciela oraz organy firmy i sposób ich reprezentacji. Pełny odpis z KRS zawiera też informacje o postępowaniach układowych i likwidacyjnych toczących się w związku z firmą, a także o wielkości wpisanych do rejestru, nieuiszczonych należności publicznoprawnych i prywatnoprawnych.

Przedsiębiorca powinien zapoznać się również z aktami rejestrowymi kontrahenta, które znajdują się w Krajowym Rejestrze Sądowym. Może z nich uzyskać informacje o sytuacji finansowej kontrahenta, ponieważ akta niektórych firm zawierają sprawozdania finansowe z okresów rozliczeniowych. W aktach znajdują się też informacje o podjętych uchwałach przez organy firmy.

Informacje o majątku kontrahenta przedsiębiorca uzyska również z ksiąg wieczystych. Księgi prowadzone są dla nieruchomości i wpisane są w nich obciążenia ciążące na nich, np. hipoteka, która zabezpiecza ciążącą na nieruchomości pożyczkę.

Informacje o kondycji firmy kontrahenta można uzyskać również z Monitora Sądowego i Gospodarczego. Publikowane są tam komunikaty o postępowaniach naprawczych i likwidacyjnych prowadzonych w stosunku do firm zagrożonych niewypłacalnością. Ważnym źródłem informacji o kontrahencie są także biura informacji gospodarczej.

Wywiadownia gospodarcza

W celu sprawdzenia kontrahenta przedsiębiorca może wynająć wywiadownię gospodarczą, która przygotuje raport o sytuacji finansowej, majątku, zadłużeniach i możliwościach płatniczych kontrahenta.

Najczęściej wywiadownia uzyskuje informacje z tych samych źródeł, z których może je zdobyć sam przedsiębiorca. Wywiadownie dysponują również własnymi bazami danych. Niektóre firmy wolą wynająć wywiadownię, ponieważ samodzielne zdobywanie informacji wydaje się im czasochłonne. Ważny jest też wybór wywiadowni, aby była rzetelna i godna zaufania. Informacji warto zasięgnąć od innych przedsiębiorców, którzy kiedyś korzystali z usług wywiadowni. Przede wszystkim należy ustalić, jak szybko przygotowuje ona raport, czy jest on wiarygodny i dostatecznie szczegółowy.

MAŁGORZATA PIASECKA-SOBKIEWICZ

malgorzata.piasecka@infor.pl

Podstawa prawna

■  Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 17, poz. 209 ze zm.).

■  Ustawa z 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 124, poz. 1361).

■  Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 21 grudnia 2000 r. w sprawie sposobu przechowywania dotychczasowych rejestrów i przekazywania akt rejestrowych oraz wydawania z nich odpisów, wyciągów i zaświadczeń (Dz.U. nr 117, poz. 1239).