Wdrażane są kolejne zmiany mające na celu cyfryzację sektora administracji podatkowej. System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej (STIR) umożliwia kontrolę konta bankowego przedsiębiorstwa, natomiast System Monitorowania Przewozu Towarów służy kontroli ładunków, co ma zapobiec wyłudzeniom podatku VAT. Ponadto od 1 lipca 2018 roku wszystkie firmy prowadzące księgi podatkowe i ewidencje za pomocą komputerów, na żądanie Krajowej Administracji Skarbowej zobowiązane są do składania raportów podatkowych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego.
Jednolity Plik Kontrolny w praktyce
Jednolity Plik Kontrolny miał ułatwić fiskusowi prowadzenie elektronicznych kontroli podatkowych . Dzięki JPK, organy skarbowe mają błyskawiczny wgląd do informacji podatkowych firmy bez konieczności przeprowadzania żmudnej i niekomfortowej dla obydwu stron kontroli.
W tym momencie zaczynają się jednak dla firm problemy. Aby przesłać urzędnikom dane, przedsiębiorstwo musi posiadać oprogramowanie finansowo-księgowe umożliwiające generowanie JPK. Co ma jednak zrobić przedsiębiorca w sytuacji, gdy nie jest w stanie prawidłowo wygenerować i wysłać JPK, ponieważ używa nieaktualnej aplikacji? Przedsiębiorca musi pamiętać, by zawsze posiadać zaktualizowany program do obsługi procesów finansowo-księgowych.
Innym wyzwaniem jest zachowanie spójności danych. Przedsiębiorstwa przekazują Krajowej Administracji Skarbowej informacje z różnych obszarów: jedne mogą przykładowo wykazywać stany magazynowe, drugie pochodzić z programu księgowego, a jeszcze inne z działu handlowego. Wygenerowane w ten sposób raporty JPK, pochodzące z różnych obszarów działalności firmy, mogę zawierać dane, które nie są ze sobą spójne. Aby uniknąć tego rodzaju problemów najlepiej jest posiadać jedno, zintegrowane oprogramowanie do obsługi wszystkich procesów biznesowych, zamiast kilku nie powiązanych ze sobą aplikacji. Drugim rozwiązaniem jest korzystanie z narzędzi do weryfikacji spójności danych zawartych w raportach JPK.
Nieprawidłowości trudno jest uniknąć zwłaszcza przy strukturze Faktura (JPK_FA), przeznaczonej do przedstawiania dokładnych danych z faktur sprzedaży. Liczba danych, które są zamieszczane w tym pliku jest o wiele większa od tych widocznych w JPK_VAT. W JPK_FA podatnik musi zaraportować nie tylko zestaw danych zbiorczych, ale także poszczególne pozycje faktury sprzedaży z nazwami towarów i usług, ilościami, cenami jednostkowymi czy rabatami. Dane do zamieszczenia w pliku są pobierane bezpośrednio z programu do obsługi sprzedaży, a nie na przykład z programu finansowo-księgowego. W efekcie firma, która nie ewidencjonuje sprzedaży w formie elektronicznej, nie będzie w ogóle w stanie wygenerować takiego pliku. A wszelkie niezgodności w raportach mogą być rozpatrywane na niekorzyść podatnika. Także w tej sytuacji najbezpieczniej będzie zaopatrzyć się w narzędzia do weryfikacji raportów JPK (nie tylko od strony poprawności technicznej, ale także merytorycznej oceny raportowanych danych podatkowych).
Tymczasem Ministerstwo Finansów przyznaje KAS kolejne narzędzia kontroli. Nową strukturę JPK: JPK sprawozdania finansowe w formie elektronicznej muszą już teraz składać firmy prowadzące pełną rachunkowość.
Z kolei od 2019 roku będzie wymagana jeszcze jedna struktura: JPK Paragon, generowana przez urządzenia fiskalne. Drukarki fiskalne będą wymagały oprogramowania, które dostarczy właściwych danych do fiskalizacji i wygenerowania struktury JPK_Paragon. Brak aktualnego programu będzie skutkował tym, że JPK nie zostanie prawidłowo wygenerowana, co narazi podatnika na kłopoty.
Potrzebna jest weryfikacja danych do JPK pochodzących z różnych programów
Nowa rzeczywistość podatkowa wymaga więc od przedsiębiorców uzyskania pewności, że dowód skarbowy w postaci JPK jest poprawny pod względem technicznym i merytorycznym. W innym wypadku firma może spodziewać się tradycyjnej kontroli nieścisłości fiskalnych i wizyty przedstawiciela KAS.
Weryfikacja danych zawartych w poszczególnych strukturach nie jest niestety możliwa za pomocą narzędzia do wysyłania plików JPK dostarczonego podatnikom przez administrację podatkową. Są już jednak narzędzia umożliwiające sprawdzenie poprawności każdego pliku JPK, niezależnie od oprogramowania, które go wygenerowało. Należy do nich między innymi narzędzie oferowane przez Sage, którego można używać online, bez potrzeby instalacji.
Co istotne, narzędzie Sage ma dodatkową opcję weryfikacji statusu kontrahenta. Firma może tym samym sprawdzić, czy w momencie zawierania transakcji drugi przedsiębiorca jest podatnikiem VAT. Sprawdzenie statusu podatnika VAT jest ważne m.in. do ustalenia, czy firma ma prawo do odliczenia VAT od faktury zakupu. Przedsiębiorca traci to prawo, jeżeli dany podmiot okaże się nieaktywnym podatnikiem VAT. Sytuacja, w której kontrahent został wykreślony z rejestru, a podatnik usiłuje się z nim rozliczyć, może skutkować poważnymi komplikacjami.
Dlatego za każdym razem, gdy składamy raport JPK lub comiesięczny JPK_VAT czy inną strukturę na wezwanie KAS, warto zabezpieczyć się i zweryfikować, czy nasz raport został prawidłowo wygenerowany. Dzięki dostępnym na rynku oprogramowaniom przedsiębiorcy mogą przeprowadzać „wstępną kontrolę podatkową”, a jej wyniki archiwizować, na przykład w formacie pdf. Zadbanie o poprawność plików JPK w czasach tak szybkiego rozwoju cyfryzacji powinno być priorytetem dla działów księgowych firm oraz ich właścicieli. W ten sposób są w stanie zapewnić sobie bezpieczeństwo prawno-podatkowe.
