Zawierając umowy, przedsiębiorcy często przewidują obowiązek zapłaty kar umownych, np. na wypadek dostarczenia wadliwego towaru, nienależytego wykonania usługi, czy też opóźnienia w realizacji umowy. Według Marcina Paczewskiego, prawnika w Allen & Overy, A. Pędzich wątpliwości wielu podatników budzi kwestia możliwości zaliczenia takich kar umownych do kosztów uzyskania przychodów.

Warunkiem uznania danego wydatku przez podatnika za koszt jest jego poniesienie w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, oraz niewymienienie w katalogu wyłączeń zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Dodaje, że art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT wyłącza z kosztów kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

W praktyce organy podatkowe uznają, że kary umowne niewymienione w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT (który zawiera zamknięty katalog) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem, że będą miały związek z uzyskaniem przez podatnika przychodów - stwierdza Marcin Paczewski.

Stanowisko takie potwierdzono m.in. w interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 7 stycznia 2009 r. (nr ILPB3/423-661/08-4/DS0, czy interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 21 stycznia 2009 r. (nr IBPBI/2/423-1018/08/MS).

- Oznacza to, że niektóre kary umowne, np. kara umowna poniesiona z tytułu niezależnego od przedsiębiorcy nieterminowego wykonania robót, usług czy dostawy towarów, jeżeli dostarczone towary lub wykonane roboty i usługi są wolne od wad, mogą zostać zaliczone do kosztów - podpowiada prawnik z Allen & Overy, A. Pędzich.

Podkreśla też, że ciężar co do prawidłowego udokumentowania wydatku, jak i wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskaniem przychodu spoczywa na podatniku.

- Zatem w razie ewentualnej kontroli podatkowej podatnika powinien on być w stanie przedstawić organowi podatkowemu argumentację, wskazując na związek zapłaconej przez niego kary umownej z prowadzoną działalnością oraz że poniesienie tego wydatku służyło uzyskaniu przychodów lub zabezpieczeniu albo zachowaniu źródła przychodu - radzi Marcin Paczewski.