Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) oraz b) ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży pracowników i osób niebędacych pracownikami, do określonej wysokości. Limity te określa rozporządzenie w sprawie w wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Oznacza to, że zwolnienie z PIT będzie obejmowało kwoty wypłaconych pracownikom należności nieprzekraczających określonych w rozporządzeniu limitów. Nadwyżkę traktuje się jako przychód pracownika ze stosunku pracy, który podlega PIT.

Przekroczenie limitu

Limity dotyczą nie tylko diet, ale także zwrotów kosztów noclegów. Te jednak czasami mogą zostać podwyższone. Jak bowiem stanowi przepis par. 9 ust. 9 rozporządzenia, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, potwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu. W takiej sytuacji kwota zwrotu, mimo że przekracza limit, będzie korzystała ze zwolnienia z podatku dochodowego. Spełniony bowiem został warunek wynikający z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przeliczenie diet

Wysokości diet oraz limity za noclegi w hotelach określone zostały w walutach obcych. Konieczne jest jednak ich przeliczenie na walutę polską. Zastosowanie będzie miała tu ogólna zasada kalkulacji kosztów. Przypomnijmy, że koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego z ostatniego dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Dniem poniesienia kosztu jest natomiast dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie zaksięgowanej faktury (rachunku) albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).

Biorąc pod uwagę fakt, że przepisy podatkowe nie określają wprost, który konkretnie moment należy uznać za dzień przeprowadzenia operacji gospodarczych, w przypadku rozliczania delegacji zagranicznych można przyjąć, że dniem przeprowadzenia operacji gospodarczych jest dzień rozliczenia delegacji. Trzeba jednak pamiętać, że rozliczenia kosztów podróży służbowych należy dokonać w terminie 14 dni od zakończenia podróży.

Faktura niekonieczna

Diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika nie wymagają udokumentowania fakturami. Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Dowody wewnętrzne w tym zakresie powinny zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej, stawkę i wartość przysługujących diet.

JAK TO ZROBIĆ...

Zwrot wydatków ponad limit

PROBLEM: Pracownik wyjechał do Moskwy w celach służbowych. Znalazł jedyne miejsce w hotelu, w którym musiał zapłacić 200 dol. za dobę. Pracodawca zwrócił mu pełną kwotę. W jaki sposób rozliczyć zwrot?

ROZWIĄZANIE: Limit na nocleg w Rosji wynosi 130 dol. za dobę. W opisanym przypadku mamy więc nadwyżkę, którą należałoby potraktować jako przychód pracownika i opodatkować PIT. Pracodawca może jednak wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, potwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. Będzie musiał jednak uzasadnić konieczność wyższego zwrotu. Po spełnieniu tych warunków zwrot w pełnej wysokości (200 dol.) będzie wolny z PIT. Także cała kwota zwrotu może zostać zaliczona do kosztów podatkowych pracodawcy.

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).