W praktyce prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej skorzystanie z usług biura rachunkowego niejednokrotnie bywa koniecznością. Dla przedsiębiorców istotne jest to, czy okazjonalną pomoc biura rachunkowego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Odpowiedź na to pytanie jest twierdząca. Niewątpliwie wydatki poniesione na usługi biura rachunkowego nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem przedsiębiorcy, wiążą się jednak z prowadzoną przez niego działalnością.

W świetle obowiązujących przepisów, aby uznać wydatek za koszt podatkowy, musi on być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie może to być koszt wymieniony w katalogu negatywnym, tj. w ustawowym wykazie kosztów nieuznawanych za koszt podatkowy. Z ustawowej definicji kosztu podatkowego wynika, że te warunki muszą być spełnione równocześnie. O zakwalifikowaniu danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decyduje cel poniesienia wydatków. Jednak koszt poniesiony w celu uzyskania przychodu nie może być interpretowany jako wymóg poniesienia kosztu skutkującego faktycznym uzyskaniem z tego tytułu przychodu, na co wielokrotnie zwracały uwagę organy podatkowe.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem koszty zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami i dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy. Taki związek istnieje w przypadku poniesienia wydatku na usługę biura rachunkowego, a zatem można uznać go za koszt uzyskania przychodów. Koszty uzyskania przychodów pośrednio związane z przychodami zasadniczo są potrącane w dacie ich poniesienia.

W przypadku podatników dokonujących jedynie czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT albo korzystających ze zwolnienia podmiotowego bądź też przedmiotowego koszt uzyskania przychodów stanowi cały podatek naliczony przy nabyciu towarów lub usług. Zatem zaliczają oni do kosztów wartość usługi brutto.