• Wzrasta liczba małych i średnich przedsiębiorstw zainteresowanych prowadzeniem księgowości on-line
  • Pozwala to przesyłać elektronicznie faktury i sprawdzać na bieżąco rozliczenia prowadzone przez biuro rachunkowe
  • Barierą dla przedsiębiorców jest nadal duży koszt zakupu odpowiedniego sprzętu i oprogramowania

Zmiesiąca na miesiąc przybywa małych i średnich firm zainteresowanych księgowością on-line. Powodem jest przede wszystkim rozwój technologii informatycznej, ale także wzrost potrzeb przedsiębiorstw w zakresie profesjonalnej obsługi księgowo-podatkowej.

Dostęp przez internet

Paweł Drewnik, dyrektor Biura Rachunkowego Pol Expertise - Grupa Mazars, twierdzi, że księgowość on-line umożliwia klientowi przeglądanie ksiąg handlowych w dowolnym miejscu. Jedynym warunkiem jest praktycznie posiadanie komputera i dostęp do internetu.

- Zaletą takiej księgowości jest również możliwość przesyłania drogą elektroniczną dokumentów księgowych, które utworzone w odpowiednim pliku mogą zostać następnie automatycznie zaimportowane do systemu księgowego - twierdzi nasz rozmówca.

Dodaje, że zadaniem biura rachunkowego w takim przypadku jest jedynie porównanie zapisów księgowych z oryginalnymi dokumentami.

Według prof. Gertrudy Świderskiej, prezesa Mac Auditor, przy odpowiednim planie kont istnieje możliwość przygotowania przez biuro rachunkowe raportów zarządczych, dostępnych w trybie on-line, np. analizy rentowności produktów czy klientów, wykonania budżetu kosztów, analizy płynności finansowej. Dane te mogą zostać przygotowane w krótkim czasie.

Ponieważ usługi księgowe on-line są coraz bardziej dostępne, pojawiają się pomysły, by usługi takie mogły być świadczone dla firm krajowych również przez biura rachunkowe będące podmiotami spoza Polski.

Jak wyjaśnia Marcin Jurczak, dyrektor działu usług księgowych Ernst & Young, jest to teoretycznie możliwie. Jego zdaniem jednak, ze względu na specyficzne wymogi podatkowe dotyczące procesowanej informacji, takie rozwiązanie wydaje się być raczej sprawą przyszłości niż realną opcją w tym momencie.

Cena nie jest najważniejsza

Wzrastającą popularność usług księgowości on-line obserwuje również Stefan Czerwiński, biegły rewident, prezes firmy Doradca Zespół Doradców Finansowo-Księgowych w Lublinie. Przestrzega jednak przedsiębiorców, którzy decydują się na takie rozwiązanie, przed tym, by o wyborze dostawcy usługi decydowała tylko cena. Przy zakupie najtańszej usługi może się bowiem okazać, że klient musi ponosić dodatkowe opłaty, np. za doradztwo prawne lub też, że jakość usług nie jest zadowalająca.

W przypadku gdy przedsiębiorca zdecyduje się na zewnętrzną księgowość, należy pamiętać, że w dobrym biurze płaci się zawsze więcej. Szczególnie jeżeli zatrudnia ono wysoko wyspecjalizowanych pracowników.

Warto mieć dobrą umowę

Barbara Falewicz, menedżer z dział usług księgowych Ernst & Young, uważa, że w Polsce zbyt często outsourcing postrzegany jest jako zupełne pozbycie się problemu. Takie rozumienie prowadzi do niepowodzenia projektu. Aby decyzja o outsorcingu procesu księgowego zakończyła się sukcesem, należy na początku współpracy jasno i wyraźnie ustalić podział obowiązków między klientem a firmą księgową. Naprawdę tylko wtedy atuty firmy outsourcingowej, takie jak: nowoczesna technologia, efektywny proces i ekonomiczna atrakcyjność przedsięwzięcia, mogą być w pełni zdyskontowane.

Dlatego tak ważne jest zawarcie odpowiedniej umowy z biurem rachunkowym.

Jak twierdzi Stefan Czerwiński, szczególną uwagę trzeba zwrócić na jej przygotowanie. Istotne jest przede wszystkim określenie sposobu postępowania w przypadku wystąpienia określonych problemów, jasne i precyzyjne ustalenie zakresu usług, odpowiedzialności, a także obowiązków i oczekiwań obu stron.

Można również zapisać w umowie stawki, według których będą naliczane opłaty w razie wykonania przez biuro dodatkowych usług. Precyzyjne zaś ustalenie zakresu czynności wchodzących w skład usługi zapobiegnie nieporozumieniom i konieczności ponoszenia przez klienta niespodziewanych kosztów.

AGNIESZKA POKOJSKA

agnieszka.pokojska@infor.pl