Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych do tej ustawy dopuszczają dwie formy wystawianych faktur: papierową i elektroniczną.

Rozporządzenie ministra finansów o fakturach elektronicznych z 14 lipca 2005 r. określa warunki, jakie muszą być spełnione, aby przedsiębiorca mógł wprowadzić fakturowanie drogą elektroniczną. Do najważniejszych zaliczyć trzeba m.in. otrzymanie przez dostawcę uprzedniej akceptacji tej formy rozliczeń przez odbiorcę oraz zapewnienie, że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).

Zachowanie jednakowej formy

Przepisy nakazują także, aby faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych drogą elektroniczną były przesyłane w tej samej formie. Ponadto par. 5 ust. 2 rozporządzenia stanowi, że w przypadkach, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesyłanie e-faktury, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej. Czy zatem przedsiębiorca, który wystawia wiele faktur i chce, dla ułatwienia rozliczeń wystawiać je i przechowywać w formie elektronicznej, może skorzystać z wymiany danych elektronicznych EDI, jeśli funkcjonalność tego systemu nie przewiduje możliwości wystawiania faktur korygujących oraz duplikatów e-faktur? Czy w sytuacji, gdy będzie wystawiał w formie papierowej faktury korygujące i duplikaty faktur elektronicznych, może dokonywać korekty podatku należnego na podstawie papierowych faktur korygujących wystawionych do e-faktur?

Można założyć, że przesyłanie przez przedsiębiorcę papierowych faktur korygujących lub duplikatów e-faktur będzie możliwe, gdy spełnione zostaną łącznie dwa warunki:

• ograniczenia systemu informatycznego spowodują, że niemożliwe będzie wystawianie faktur korygujących oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej,

• można będzie uznać te ograniczenia systemu za przeszkodę techniczną.

Przeszkody techniczne

Kontrowersje budzić może drugi warunek. W par. 5 ust. 2 rozporządzenia nie został wskazany zamknięty katalog przypadków, które można by uznać za przeszkody techniczne oraz przeszkody formalne. Ustawodawca ograniczył się do wskazania szczególnego przypadku, tj. cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej. Użyty w tym przepisie zwrot w szczególności potwierdza, że jest to katalog otwarty. Zatem wszelkie utrudnienia uniemożliwiające wystawianie faktur korygujących oraz duplikatów faktur elektronicznych, których przyczyna dotyczy techniki wykonywania tych czynności, uznać można za przeszkody techniczne. Ograniczenia stosowanych narzędzi informatycznych spowodują bowiem, że osiągnięcie zamierzonego celu, jakim jest wystawianie faktur korygujących w formie elektronicznej, będzie niemożliwe.

Pogląd taki potwierdza m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie, który w wydanej interpretacji wskazał, że zakres pojęć: przeszkody formalne lub techniczne obejmie zarówno awarię systemu, wycofanie zgody na elektroniczną wymianę danych przez kontrahenta, jak też ograniczenia systemowe. Takim ograniczeniem może być np. system informatyczny, który nie jest przystosowany do wystawiania faktur korygujących w formie elektronicznej. Skoro więc ograniczenia te uniemożliwiają podatnikowi wystawienie faktury korygującej do faktury wystawionej w formie elektronicznej, to podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej oraz zamieszcza na niej adnotację, że faktura korygująca dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej (nr IS.II/2-443/33/07).