Przy obliczaniu należności z tytułu podróży służbowych istnieje wyraźna różnica, w zależności od tego, czy podróż jest krajowa, czy zagraniczna. Należy to uznać za wyraźne przeoczenie prawodawcy.
Chodzi o sposób obliczania kosztów wyżywienia, gdy podróż służbowa trwa niepełną dobę. Czy koszty te należy liczyć od pełnej diety czy od kwoty już pomniejszonej, bo przysługującej za niepełny dzień?
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) wskazuje na dwie odrębne metody kalkulacji w zależności od tego, czy podróż jest krajowa czy zagraniczna.
Podróże krajowe
Z par. 7 ust. 4 rozporządzenia wynika, że kwotę pełnej diety w wysokości 30 zł zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
śniadanie – 25 proc. diety,
obiad – 50 proc. diety,
kolacja – 25 proc. diety.
Brzmienie par. 7 ust. 4 rozporządzenia nawiązuje zatem bezpośrednio do kwoty pełnej diety (tj. 30 zł).
PRZYKŁAD
Pracownikowi przebywającemu w krajowej podróży służbowej 10 godzin przysługuje prawo do 50 proc. diety. Gdyby zatem zapewniono mu tylko śniadanie, to dieta powinna zostać wyliczona w następujący sposób:
(30 zł x 50 proc.) – (30 zł x 25 proc.) = 15 zł – 7,50 zł = 7,50 zł.
Takie podejście powoduje możliwość pojawienia się „diety ujemnej” (zob. m.in. wyrok WSA w Warszawie z 25 lutego 2015 r., sygn. akt III SA/Wa 2227/14).
Wystąpiłaby ona, gdyby w przykładzie pracownikowi został zapewniony dodatkowo obiad:
(30 zł x 50 proc.) – (30 zł x 75 proc.) = 15 zł – 22,50 zł = – 7,50 zł.
Podróże zagraniczne
Z kolei par. 14 ust. 2 rozporządzenia stanowi, że kwotę diety w podróży zagranicznej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
śniadanie – 15 proc. diety,
obiad – 30 proc. diety,
kolacja – 30 proc. diety.
Przepis ten nie odnosi się do pełnej kwoty diety (jak wskazany wyżej par. 7). Należy to uznać za zamierzone działanie prawodawcy. Dlatego wysokość kwoty zmniejszającej dietę w podróży zagranicznej powinna być obliczana od uprzednio pomniejszonej, zgodnie z par. 13 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, kwoty diety.
PRZYKŁAD
Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej we Włoszech przez 9 godzin przysługuje prawo do 50 proc. diety. Kwota należności będzie pomniejszona o zapewnione pracownikowi bezpłatne śniadanie i obiad.
Wyliczenie diety będzie wyglądało następująco:
(48 euro x 50 proc.) – [(48 euro x 50 proc.) x 45 proc.] = 24 euro – 10,80 euro = 13,20 euro.
W tym przypadku nie jest możliwe powstanie „diety ujemnej”.
Podsumowując, kwotę, o jaką należy pomniejszyć dietę za niepełną dobę podróży, w związku z zapewnieniem bezpłatnych posiłków, oblicza się:
w przypadku podróży krajowych od pełnej kwoty diety,
w przypadku podróży zagranicznych od już proporcjonalnie pomniejszonej kwoty diety.
Różnica ta jest niczym nieuzasadniona i należy ją uznać za wyraźne przeoczenie prawodawcy.