Nowa e-faktura od stycznia 2022 r. Co to jest KSeF?

1 stycznia 2022 r. wystartuje Krajowy System e-Faktur (KSeF). Przedsiębiorca, który będzie z niego korzystać, może liczyć m.in. na szybszy zwrot VAT.

Krajowy System e-Faktur to cyfrowa platforma umożliwiająca wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych. Chodzi o tzw. faktury ustrukturyzowane. Ten nowy typ faktury od 1 stycznia 2022 r. będzie występował w obrocie gospodarczym równolegle z fakturami tradycyjnymi oraz elektronicznymi. Każda e-faktura ustrukturyzowana będzie wprowadzana do systemu według jednego wzorca i otrzyma numer identyfikujący. KSeF stanie się więc pewnego rodzaju centralną bazą faktur.

Krajowy System e-Faktur jest częścią pakietu SLIM VAT 2. Wprowadza go nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług z 29 października br. „Zakłada się, że projektowane rozwiązania przyczynią się nie tylko do wzmocnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku VAT, ale także uproszczenia samego procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców, z uwagi na możliwość zdalnego monitorowania przez organy podatkowe obrotu dokumentowanego fakturami. Proponowane rozwiązania umożliwią także zwiększenie dochodów budżetu państwa w wyniku zakładanego zwiększenia poboru podatku VAT na każdym etapie obrotu towarami i usługami” – czytamy w uzasadnieniu do nowych przepisów.

KSeF: Szybszy zwrot VAT i inne korzyści

Powyższy cytat wskazuje na korzyści dla fiskusa, ale pozytywne zmiany odczuje też podatnik.

Przede wszystkim to krótszy termin oczekiwania na zwrot VAT. Standardowo wynosi on 60 dni. Przedsiębiorcy korzystający z KSeF otrzymają zwrot podatku już w ciągu 40 dni.

Ministerstwo Finansów przekonuje do jeszcze innych zalet ustandaryzowanych e-faktur:

• tak faktura nigdy nie zaginie ani się nie zniszczy, pozostanie bowiem w bazie danych MF. Nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów;
• KSeF pozwoli upewnić się, czy faktura dotarła do kontrahenta, co przyspieszy obrót gospodarczy;
• e-faktury będą wydawane według jednego wzorca. Łatwiej będzie je księgować oraz wzajemne rozliczać;
• podatnik nie będzie musiał samodzielnie przechowywać faktur wystawionych w KSeF. Będą one przechowywane w systemie przez 10 lat;
• podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych plików JPK_FA.

Dla kogo system e-faktur

Od 1 stycznia 2022 r. system będzie dobrowolny. Dopiero z czasem ma być obowiązkowy. Ministerstwo Finansów planuje, że stanie się to już w 2023 r., ale dokładny termin nie jest jeszcze znany - zależy on od uzyskania decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej.

Z platformy KSeF będą mogli korzystać czynni podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski NIP.

W 2022 r. dobrowolne będzie zarówno wystawianie, jak i odbieranie faktury w KSeF. Wystawca, który będzie chciał wystawić fakturę w systemie, powinien uzyskać zgodę drugiej strony transakcji na odebranie faktury ustrukturyzowanej. Wyrażanie zgody będzie odbywać się poza systemem KSeF, na identycznych zasadach, jakie już dziś obowiązują dla faktur elektronicznych.

Jeśli druga strona nie zgodzi się na odbiór faktury w KSeF, wystawca nadal będzie miał prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie. Wystawioną w ten sposób fakturę będzie natomiast musiał przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. wydrukować i dostarczyć w formie papierowej albo też zapisać w formacie PDF i wysłać e-mailem. Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej. Nie będzie natomiast prawidłową praktyką wystawienie najpierw faktury tradycyjnej, a następnie wprowadzenie jej do KSeF.

Ponadto podatnik będzie mógł wygenerować link do anonimowego dostępu do faktury i wysłać go kontrahentowi.

Jak korzystać z KSeF?

Są dwie możliwości, by wystawić e-fakturę za pośrednictwem systemu.

Pierwsza to skorzystanie z darmowych aplikacji, które udostępni Ministerstwo Finansów. Jest polecana zwłaszcza dla mniejszych firm, które nie wystawiają wielu faktur i nie mają potrzeby korzystania z bardziej rozbudowanego oprogramowania.

Możliwość druga to skorzystanie z komercyjnych narzędzi do rozliczeń podatkowo-księgowych, które będą zintegrowane z KSeF dzięki interfejsowi API. Podatnik najpierw wygeneruje plik w formacie xml za pomocą oprogramowania, z którego korzysta, a następnie prześle ją do bazy KSeF. Gdy system nada przesłanemu plikowi unikalny numer, stanie się on fakturą.

W przyszłości do faktur ustrukturyzowanych będzie dostosowana również aplikacja e-Mikrofirma.

Korzystanie z KSeF będzie wymagało uwierzytelniania. Podatnik może zalogować się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (lub kwalifikowanej pieczęci), podpisu zaufanego albo tokena - wygenerowanego przez KSeF ciągu znaków, który będzie można otrzymać po wcześniejszym uwierzytelnieniu w inny sposób i potwierdzeniu swoich uprawnień.

Podatnik będzie mógł nadawać uprawnienia do dostępu do faktur ustrukturyzowanych lub ich wystawiania innym podmiotom (bp. biurom rachunkowym lub pracownikom).