Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy będą mogli wystawiać faktury za pomocą nowego systemu podpiętego do e-Urzędu Skarbowego. Początkowo będzie to opcja do wyboru, z pewnymi zachętami, np. możliwością uzyskania zwrotu w 40 dni, a nie jak obecnie – 60 dni.

Projekt nowelizacji VAT wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF) został przyjęty wczoraj przez rząd. Zasadniczo system ma ruszyć od przyszłego roku. Będzie to kolejna opcja dla sprzedawców, obok faktur tradycyjnych, papierowych i elektronicznych. Podatnicy będą więc mogli wystawiać i przesyłać nabywcom faktury ustrukturyzowane za pomocą nowego systemu teleinformatycznego, czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Jak to ma działać

Nowe, projektowane rozwiązanie ma być początkowo dobrowolne. Zakłada ono pewien automatyzm, ale możliwy będzie też inny sposób obsługi. Podatnik będzie mógł przygotować fakturę w swoim systemie finansowo-księgowym, a następnie przesłać przez interfejs API do Krajowego Systemu e-Faktur. Będzie też można uwierzytelnić się w systemie, a następnie przeglądać, wystawiać i otrzymywać faktury ustrukturyzowane. Będzie też można je przesłać w formacie .xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.
Faktura będzie musiała być ustrukturyzowana, a więc będzie musiała zawierać te same elementy, które są już dziś wymagane na podstawie ustawy o VAT. Dodatkowo będzie jej przydzielany numer identyfikujący ją w Krajowym Systemie e-Faktur. Wzór takich nowych faktur określi minister finansów w rozporządzeniu.
Ministerstwo Finansów ma też przygotować specjalne funkcjonalności dla mikroprzedsiębiorców. W tym celu zmodyfikuje aplikację webową e-Mikrofirma. Każdy podatnik przez swoje indywidualne konto w systemie KSeF będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić (lub będzie mógł mieć do nich dostęp) podmiot uprawniony, np. biuro rachunkowe lub konkretna osoba fizyczna.
System KSeF ma przydzielać fakturom numery identyfikujące i weryfikować ich zgodność ze wzorem ustalonym przez ministra finansów w rozporządzeniu. System będzie również analizował i kontrolował dane z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłał komunikaty dotyczące wystawienia, odrzucenia bądź braku możliwości wystawienia faktury.
Fakturę ustrukturyzowaną będzie też można skorygować, ale trzeba to będzie zrobić także za pośrednictwem KSeF.
KAS coraz skuteczniej namierza majątek oszustów
KAS coraz skuteczniej namierza majątek oszustów

Zobacz również

Nabywca też bez obowiązku

Odbiorca będzie mógł zaakceptować przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych, ale nie będzie musiał. Jeśli wyrazi zgodę, powinno odbywać się to na takich samych zasadach, które obowiązują dla faktur elektronicznych. Wystarczy, że nabywca będzie np. akceptował komunikaty w aplikacji e-Mikrofirma lub sposób poboru faktur z systemu przez API. Nabywca będzie mógł też pobrać dokument za pomocą swojego konta funkcjonującego w ramach projektu e-Urząd Skarbowy.
Jeśli jednak nabywca nie wyrazi zgody na otrzymanie faktur przy użyciu KSeF, sprzedawca nadal będzie mógł je w taki sposób wystawiać (czyli w systemie), ale wystawioną w ten sposób fakturę będzie musiał przekazać odbiorcy również w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej.
Dzięki temu sprzedawca będzie mógł skorzystać z projektowanych preferencji podatkowych.

Szybszy zwrot podatku

Zachętą do korzystania z nowego systemu ma być skrócenie terminu zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Fiskus będzie mógł jednak ten termin wydłużyć, jeśli będzie chciał zweryfikować zasadność zwrotu.
Chcąc dostać szybciej zwrot VAT, podatnicy będą musieli spełnić następujące warunki:
  • w okresie, za który będą ubiegać się o zwrot nadwyżki, będą musieli wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane przy wykorzystaniu KSeF,
  • w ciągu 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku będą musieli być zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT (z zachęty nie skorzystają więc nowo utworzone podmioty),
  • w ciągu 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku będą musieli posiadać konto w banku lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej,
  • kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu nie będzie mogła przekroczyć 3 tys. zł.

Inne zmiany

Projekt przewiduje również, że nie trzeba będzie oznaczać korekty ani duplikatu faktury. Nie trzeba też będzie podawać na fakturze przyczyn korekty, daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów oraz wykonania usługi lub otrzymania zapłaty. Będzie natomiast można sporządzać korekty zbiorcze do poszczególnych pozycji z faktury, a także wszystkich pozycji z danej faktury.
KSeF nie będzie też przewidywał możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej. Będzie jednak można wystawiać noty na zasadach dotychczasowych, zgodnie z art. 106k ust. 1–4 ustawy o VAT, a więc poza KSeF.
W systemie nie będzie też można wystawiać VAT RR i faktur pro forma. Faktury ustrukturyzowane mają być przechowywane przez okres 10 lat w systemie. ©℗
Etap legislacyjny
Projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (UD159) przyjęty przez rząd trafi teraz do Sejmu