Oświadczenie o wykorzystywaniu samochodu wyłącznie do działalności gospodarczej i ewidencja jego przebiegu nie wystarczą do potrącenia pełnego VAT zapłaconego przy zakupie.
Ministerstwo Finansów chce, aby od 1 marca obowiązywały nowe zasady odliczania VAT uiszczanego przy nabyciu aut o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony – w związku z wdrożeniem (implementacją do polskich przepisów) kolejnej decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej (czyli zezwalającej Polsce na stosowanie odstępstw od unijnych reguł).
Podatnicy nie wiedzą jednak, czy i ile podatku będą mogli odliczyć w konkretnych przypadkach. Przeanalizowaliśmy więc pod tym kątem najczęściej występujące sytuacje.
Założenia ministerialne
Z projektu nowelizacji ustawy o VAT wynika, że pełne odliczenie będzie możliwe, jeśli podatnik wykorzystuje samochód osobowy wyłącznie do działalności gospodarczej. A ten warunek będzie spełniony, jeśli okoliczności wykorzystywania go „wykluczają możliwość jego użycia do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą” lub konstrukcja pojazdu powoduje, że użycie auta do celów prywatnych jest niemożliwe lub nieistotne (van, pick-up, pojazdy specjalne, koparki i in.). Na to samo – czyli możliwość, a nie faktyczne wykorzystywanie – resort zwraca uwagę w uzasadnieniu do projektu.
Dodatkowo, jak wyjaśnia Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy i partner w KNDP, podatnik, który będzie chciał odliczyć cały VAT, będzie musiał poinformować właściwy urząd skarbowy o wykorzystywaniu pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej oraz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Musi ona zawierać numer rejestracyjny auta, opis trasy (skąd – dokąd), kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów oraz potwierdzenie autentyczności wpisu przez podatnika.
Jeśli podatnik będzie używał auta także do celów prywatnych (zdaniem resortu wystarczy raz użyć auta do takich celów), to będzie mógł odliczyć jedynie 50 proc. VAT.
Będą spory
Przepisy dotyczące odliczania zapewne doprowadzą do sporów przed organami podatkowymi, a następnie sądami. Projekt wskazuje bowiem, że dla odliczenia 100 proc. podatku absolutnie decydujące znaczenie będą miały okoliczności wykorzystywania pojazdów.
– A „okoliczności” mają to do siebie, że mogą być różnie interpretowane. Co więcej, muszą one wykluczać „możliwość” użycia samochodu do celów innych niż działalność gospodarcza – podkreśla Roman Namysłowski, dyrektor w dziale doradztwa podatkowego EY. Czyli – zdaniem eksperta – decydujące będzie nie faktyczne wykorzystanie, ale potencjalna możliwość. I to jest ewentualne źródło najliczniejszych i najważniejszych sporów z fiskusem. Dodaje, że także sądy będą musiały oceniać okoliczności i decydować, czy wystąpiła możliwość innego niż do celów działalności gospodarczej wykorzystania samochodu. Będą też musiały rozstrzygnąć, czy wystąpienie takiej potencjalnej możliwości – w sytuacji gdy podatnik wykaże, że takiego wykorzystania faktycznie nie było – jest, jak chciałby projektodawca, wystarczającą przesłanką do ograniczenia prawa do odliczenia VAT do 50 proc.
Jednoosobowa działalność
Krzysztof Ugolik, starszy konsultant w PwC, ocenia, że w sytuacji gdy podatnik prowadzący jednoosobową działalność może jeździć swoim firmowym samochodem z domu do pracy i z powrotem, to użytkuje go w sposób mieszany – zarówno do celów działalności gospodarczej, jak i prywatnych. W takim przypadku nie będzie mógł odliczyć 100 proc. VAT, lecz 50 proc., nawet jeśli będzie prowadził ewidencję przebiegu.
Jeśli podatnik dojeżdża do miejsca pracy prywatnym samochodem, a w firmie trzyma drugi – służbowy, to teoretycznie powinien móc odliczyć 100 proc. VAT. Ekspert zwraca jednak uwagę, że organ podatkowy nie będzie miał możliwości sprawdzenia w przypadku jednoosobowej działalności, czy auto jest faktycznie wykorzystywane jedynie do działalności gospodarczej. Trudno bowiem wyobrazić sobie, że podatnik sam dla siebie napisze regulamin użytkowania pojazdu. Nie można więc wykluczyć, że fiskus zakwestionuje pełne odliczenie, powołując się na to, że okoliczności wykorzystywania samochodu nie wykluczają możliwości jego użycia do celów prywatnych.
Kolejny przypadek dotyczy sytuacji, gdy osoba fizyczna prowadzi działalność w miejscu zamieszkania. W takiej sytuacji, jak mówi Krzysztof Ugolik, również należy przyjąć, że samochód wykorzystywany będzie w sposób mieszany. Taki przykład podaje też Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do projektu. W efekcie przy zakupie auta przez osobę prowadzącą działalność w miejscu zamieszkania będzie można odliczyć jedynie 50 proc. podatku.
Duża firma
Duże przedsiębiorstwa mają różną praktykę. Część z nich każe zostawiać służbowe samochody na firmowym parkingu i pozwala korzystać z nich tylko w godzinach pracy i w związku z nią. Pracownik nie ma więc prawa do użytkowania auta do celów prywatnych. Zdaniem Anny Lubeckiej, eksperta ds. podatkowych w PKF, taki pojazd może być uznany za wykorzystywany tylko do działalności gospodarczej. Przy nabyciu będzie można zatem potrącić 100 proc. VAT naliczonego. Anna Lubecka zastrzega jednak, że projektowane przepisy należy rozumieć szeroko. Chodzi o to, aby formalnie samochód nie był używany w celach prywatnych, ale też aby potencjalnie nie było takiej możliwości. – W związku z tym podatnik, chcąc odliczać sobie w całości VAT z faktur dotyczących zakupu samochodu, musi zadbać o wyeliminowanie takich potencjalnych sytuacji – dodaje. Oczywiście pracodawca nie zawsze ma wpływ na to, czy pracownik w godzinach pracy użyje samochodu w celach prywatnych, czy nie. Aby jednak wyeliminować taką możliwość, musi podpisać z pracownikami takie umowy lub zawrzeć takie zapisy w regulaminach, zarządzeniach itp., aby wynikał z nich bezwzględny zakaz używania samochodów firmowych do jakichkolwiek celów prywatnych pracowników.
W niektórych firmach auta są oddawane pracownikom do użytku prywatnego nieodpłatnie, a w innych odpłatnie. Czy w obu przypadkach oznacza to możliwość odliczenia tylko 50 proc. VAT?
– Tak wynika z literalnego brzmienia proponowanych przepisów – twierdzi Anna Lubecka. Dotyczy to też faktur dokumentujących wydatki poniesione w związku z eksploatacją pojazdu (w tym wydatki na paliwo). Według niej w przypadku gdy samochód byłby udostępniany pracownikowi za opłatą powiększoną o VAT, to można próbować bronić tezy, że jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej (w ramach której firma oddaje go do użytku pracownikom, w zamian inkasując pieniądze).
– Biorąc pod uwagę, że firma będzie z tego tytułu rozpoznawała przychód podatkowy oraz rozliczała VAT należny, to – moim zdaniem – można mówić o wykorzystywaniu auta do biznesu – ocenia Anna Lubecka. Zwraca jednak uwagę, że organy podatkowe mogą negatywnie podchodzić do takiego stanowiska w przypadku podatników, którzy w przedmiocie swojej działalności nie mają najmu samochodów i nie wynajmują ich osobom trzecim, a tylko np. dwóm czy trzem pracownikom. Zdaniem eksperta w takiej sytuacji fiskus może twierdzić, że nie ma to związku z przedmiotem działalności gospodarczej podatnika, a auto jest wykorzystywane do celów prywatnych – co wyklucza pełne odliczenie.
Pozostaje też problem wysokości opłaty za odpłatne udostępnienie pojazdu pracownikom. Zdaniem Andrzeja Nikończyka powinna być ona ustalona na zasadach rynkowych, co znaczy, że na pewno musi pokrywać koszty związane z eksploatacją auta oraz przynosić jakiś zysk. W ocenie Anny Lubeckiej najbezpieczniej ustalić tę opłatę w wartości rynkowej według stawki jak za najem samochodów. Eksperci uważają jednak, że ta opłata może być niższa niż za najem. Argumentują, że pracownik wykorzystuje auto do celów prywatnych jedynie przez część doby (po pracy i przed nią).
Niewarte wysiłku
Maciej Hadas, doradca podatkowy w Grant Thornton, uważa, że większość podatników uzna racje leżące u podstaw nowelizacji i będzie odliczać 50 proc. VAT. Tym, którzy będą obstawać przy pełnym potrąceniu, pozostanie wykazywanie, że ich samochody służą wyłącznie do działalności gospodarczej i – jak wskazują bliżej niesprecyzowane przez ustawodawcę okoliczności – nie ma nawet potencjalnej możliwości użycia ich do celów prywatnych. – W mojej ocenie będzie to trudne – uważa Hadas. – Podam przykład: firma ma samochód, który jest zaparkowany na lotnisku i służy wyłącznie zarządowi do poruszania się służbowo z lotniska do siedziby przedsiębiorstwa i z powrotem. Nikt nim nie jeździ prywatnie. Jednak literalnie odczytując projektowany art. 86a ust. 4 pkt 1, nie są to okoliczności, które wykluczają użycie tego auta do celu prywatnego – dodaje.
O 100-proc. odliczeniu podatku zdecydują okoliczności wykorzystywania pojazdów