Od stycznia będzie więcej sposobów na sprawdzenie partnera w biznesie, ale niestety bez wiążącej listy przesłanek należytej staranności wciąż nie ma pewności, czy podjęte przez nas starania zadowolą fiskusa. Wszyscy liczyli, że w listopadzie lista już będzie. Tymczasem mamy grudzień i ciągle jej nie ma.
Radosław Maćkowski doradca podatkowy w MVP TAX / Dziennik Gazeta Prawna
Marcin Sidelnik partner w PwC / Dziennik Gazeta Prawna
Reklama

Co gorsza, zewsząd słychać obawy, że finalny efekt może rozczarować. Po pierwsze, nie wiadomo, jaką formę przybierze nowa lista, tj. czy będzie to interpretacja ogólna, objaśnienia podatkowe czy kodeks dobrych praktyk. A ma to znaczenie, bo ten ostatni może wcale nie chronić podatników. Po drugie, przedstawiciele resortu obawiają się, że przyszła lista będzie wykorzystywana przez... przestępców. Jeśli będą wiedzieć, co konkretnie powinni zrobić, aby uniknąć kłopotów z fiskusem, to tak właśnie będą postępować - tłumaczy MF. Zatem na razie przedsiębiorcy są skazani na biurokrację i własne wyczucie. Nie pozostaje im nic innego, jak nadal sprawdzać, czy cena nie jest zbyt niska, czy rozmawiają z nami odpowiednie osoby, czy kontrahenci płacą na rachunek bankowy czy gotówką albo czy figurują w polskim bądź zagranicznym rejestrze VAT.

Reklama

PROBLEM: Codzienne odświeżanie strony Portalu Podatkowego i występowanie co kilka dni do urzędu skarbowego o potwierdzenie rejestracji partnera w biznesie jako podatnika VAT. Taka jest dziś rzeczywistość wielu firm, które chcą uniknąć kłopotów z fiskusem. Jeśli bowiem ten wykryje, że przedsiębiorca współpracuje z oszustem, to zaczną się schody. Przestrogą jest np. los znanej spółki giełdowej MGM SA, która jeszcze w pierwszej połowie 2017 r. miała dodatnie wyniki finansowe, a teraz jest na pograniczu upadku. Urzędnicy uznali bowiem, że współuczestniczyła w fikcyjnych transakcjach. Obecnie uniknięcie losu MGM jest dużym wyzwaniem dla przedsiębiorców, ale już w przyszłym roku ma być prościej. Przy czym możliwości weryfikacji kontrahenta będzie na tyle dużo, że podatnikom przybędzie dodatkowych obowiązków. Pytanie też, co z listą przesłanek należytej staranności.

TAK SPRAWDZAMY KONTRAHENTÓW OBECNIE
Należyta staranność - tylko... co to znaczy?
Problemem jest to, że takie pojęcie nie jest zdefiniowane ani w unijnych, ani w krajowych przepisach. O dochowaniu należytej staranności wspomniał za to Trybunał Sprawiedliwości UE m.in. w wyroku z 21 czerwca 2012 r., sygn. akt C-80/11. Orzekł wtedy, że jest ona warunkiem, aby uczciwy podatnik wplątany w podejrzane transakcje zachował prawo do odliczenia VAT z faktur. Minęło pięć lat i nadal nie ma jednej, wiążącej odpowiedzi, czym jest taka należyta staranność. Być może problem rozwiąże lista wskazówek, nad którą pracuje Ministerstwo Finansów. Dopóki jednak ona nie powstanie, dopóty firmy muszą:

sprawdzać, czy kontrahent został wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego bądź do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; oceniać, czy okoliczności towarzyszące transakcji nie są podejrzane; trzeba być czujnym, gdy:

a) cena towaru oferowanego przez nieznanego dostawcę jest zbyt niska,
b) zapłata jest w gotówce, a nie na konto bankowe,
c) transakcja nie dotyczy przedmiotu działalności kontrahenta,
d) umowę zawiera osoba reprezentująca partnera biznesowego - ważne jest, czy jest do tego umocowana i czy pełnomocnictwo jest w formie pisemnej;

weryfikować w bazach komercyjnych, czy kontrahent nie ma długów; pozyskiwać zaświadczenia o tym, że kontrahent nie zalega z zapłatą danin wobec urzędu skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Rozliczenia vs fiskus. Droga przez mękę
Jeszcze ważniejsze dla przedsiębiorcy jest prawidłowe sprawdzenie tego, w jaki sposób (i czy w ogóle) jego kontrahent rozlicza się z fiskusem. Problem dotyczyć może zarówno przyszłego partnera w biznesie, jak i dostawcy, z którym nawiązano już współpracę. Obecnie takie sprawdzanie jest prawdziwą drogą przez mękę. Niemniej jednak trzeba sprawdzić, czy kontrahent jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Jak? Jest klika metod.
1. Najprostszym rozwiązaniem jest wykorzystanie wyszukiwarki internetowej na Portalu Podatkowym prowadzonym przez Ministerstwo Finansów. Wystarczy tylko wpisać NIP kontrahenta i przynajmniej w teorii powinniśmy się dowiedzieć, czy jest on czynnym podatnikiem VAT. Mimo że Portal Podatkowy nie ma żadnego prawnego umocowania, to i tak przedsiębiorcy odświeżają wyszukiwarkę, aby znaleźć jak najaktualniejsze informacje o kontrahencie. Wszystko po to, aby zrzut ekranu z danymi kontrahenta pomógł udowodnić, że weryfikacji dokonano.
Uwaga!
W praktyce jednak trudno polegać na tych informacjach, bo dane zawarte w wyszukiwarce nie są wystarczająco szybko aktualizowane. W dodatku jeśli już potwierdzenie zarejestrowania pojawi się na portalu, to będzie to tylko informacja o statusie podatnika (czynny/zwolniony), a nie o dacie rejestracji.
2. Kolejną metodą jest złożenie do urzędu skarbowego wniosku o potwierdzenie rejestracji kontrahenta jako podatnika VAT. Co ważne, wydanie takiego dokumentu (VAT-5) kosztuje 170 zł. Nie znajdzie się na nim jednak informacja, kiedy podatnik trafił do rejestru. Wynika to z rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 27 grudnia 2016 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatnika od towarów i usług (Dz.U. z 2016 r. poz. 2301).
3. Innym rozwiązaniem jest wystąpienie do urzędu skarbowego o wydanie zaświadczenia, że dana firma (kontrahent) działa jako podatnik VAT czynny bądź zwolniony. Zapłacimy za to 21 zł, a urzędnicy powinni wydać dokument w terminie 7 dni – tak stanowi art. 306a par. 5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2007 r. poz. 201 ze zm.).
Uwaga!
Urząd skarbowy odmówi wydania zaświadczenia, jeśli kontrahent nie figuruje w rejestrze. Dla podatnika to powinien być sygnał, że coś może być nie tak.
4. Jeszcze inna droga czeka przedsiębiorców współpracujących z kontrahentami z innego państwa unijnego. Tu standardem jest sprawdzenie kontrahenta w unijnym Systemie Wymiany Informacji o VAT (baza VIES). Korzystanie z tej możliwości jest już biznesowym standardem.
Uwaga!
Dane z VIES pozwalają ustalić, czy zagraniczny kontrahent jest w swoim państwie czynnym podatnikiem VAT. Jeśli nie, to może być podejrzany, a podjęcie współpracy z nim grozi kłopotami z fiskusem.
Czy w 2018 roku będzie prościej?
Podatnik dobry, podatnik zły
Ministerstwo Finansów zdaje sobie sprawę z tego, że obecne rozwiązania są nieefektywne. Dlatego przedsiębiorcom ma pomóc inny pomysł resortu. Chodzi o utworzenie dwóch list podatników –białej i czarnej.

Czarną listą będą dwa wykazy podatników prowadzone w formie elektronicznej przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jeden z nich zawierał będzie informacje o firmach, które zostały wykreślone z rejestru VAT, a w drugim będą podatnicy, których rejestracja została przywrócona. W obu mają się znaleźć dane, których dziś na Portalu Podatkowym nie ma. Będą to więc nie tylko imiona i nazwiska właścicieli (wspólników) i nazwa firmy, lecz także imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentacji, w tym prokurentów. Każda osoba będzie oznaczona numerem PESEL bądź NIP, będzie podany numer REGON firmy i numer wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym. Nie mówiąc o tak oczywistych danych, jak adres siedziby lub miejsca zamieszkania albo stałego miejsca prowadzenia działalności. Białą listą będzie kolejny wykaz, który znajdziemy na stronie Ministerstwa Finansów. Zawierałby informacje o każdym czynnym podatniku VAT, w tym jego NIP, adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, datę rejestracji dla celów VAT, datę i przyczynę ewentualnego wykreślenia i przywrócenia do rejestru. W wykazie byłby też podany numer rachunku bankowego wskazany przez podatnika w zgłoszeniu identyfikacyjnym. To o tyle ważna informacja, że przelew na jakiekolwiek inne konto groziłby wyrzuceniem wydatku z kosztów i solidarną odpowiedzialnością za VAT nierozliczony z tytułu transakcji.

Uwaga!
Czarna lista podatników znalazła się w uchwalonej już przez Sejm nowelizacji niektórych ustaw w celu przeciwdziałania wykorzystywaniu sektora finansowego do wyłudzeń skarbowych (powszechnie kojarzona jako ustawa STIR, w dniu zamykania numeru czekająca na podpis prezydenta). Biała lista wynika natomiast z projektu nowelizacji ustawy o VAT. Choć jest dopiero konsultowany, to pomysł zdążył już spotkać się z dużą krytyką ze strony niektórych rządowych ministerstw (pisaliśmy o tym w DGP nr 229/2017 „Biała lista fiskusa pod ostrzałem krytyki”).
Nowe zaświadczenia rozczarują
Kolejna zmiana miała być tą najważniejszą. Na razie jednak się na to nie zanosi. Według pierwotnych założeń podatnicy mieli występować o zaświadczenia, w których fiskus informowałby o szczegółach rozliczeń ich potencjalnych i obecnych kontrahentów. Z dużej chmury spadł jednak mały deszcz. Z opublikowanej już nowelizacji ordynacji podatkowej (Dz.U. z 2017 r. poz. 2169) wynika, że przedsiębiorca nie otrzyma żadnej informacji o swoim potencjalnym kontrahencie. Jak tłumaczył bowiem wiceminister finansów Piotr Walczak na posiedzeniu Sejmowej Komisji Finansów Publicznych, kontrahentem podatnika może być tylko ten podmiot, który już zawarł z nim transakcję. Przyznał też, że MF lansował szersze rozumienie tego pojęcia, ale na przeszkodzie stanęły m.in. uwagi Rządowego Centrum Legislacji. To nie koniec problemów.
Uwaga!
Zaświadczenie, które wyda fiskus, nie będzie zawierało informacji o tym, czy prawidłowość złożonej przez kontrahenta (obecnego) deklaracji nie została zakwestionowana przez fiskusa, albo czy nie wydał on decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego w innej kwocie. Jedyne, o czym dowie się podatnik, to czy ich kontrahent nie przesłał deklaracji, nie podał w niej wymaganych danych bądź nie zapłacił daniny. W tym celu trzeba będzie złożyć wniosek do urzędu skarbowego i zapłacić 17 zł. Urzędnicy powinni wydać taki dokument w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku.
Dane o zadłużeniu na wyciągnięcie ręki
Od nowego roku każdy będzie mógł też sprawdzić niezapłacone przez kontrahenta podatki, cła i mandaty skarbowe. Prawo do tego gwarantuje ustawa z 7 kwietnia 2017 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ułatwienia dochodzenia wierzytelności (Dz.U. z 2017 r. poz 933). Długi będą wprowadzane na bieżąco do Rejestru Należności Publicznoprawnych, który zacznie działać od 1 stycznia 2018 r. Będą to tylko długi, które wyegzekwować powinien naczelnik urzędu skarbowego bądź jednostka samorządu terytorialnego. Muszą one też wynikać z ostatecznych decyzji, prawomocnego wyroku, mandatu w sprawach karnych skarbowych itp. Dane dotyczące dłużnika będzie można poznać dopiero wtedy, gdy będzie zalegał na sumę powyżej 5 tys. zł. Jeśli będziemy chcieli się dowiedzieć, czy potencjalny albo obecny partner w biznesie nie jest zadłużony, wystarczy uwierzytelnić się na Portalu Podatkowym prowadzonym przez Ministerstwo Finansów. W ten sposób urzędnicy fiskusa będą wiedzieli, kto korzysta z RNP, a dane nie będą wykradane do celów komercyjnych przez tzw. boty sieciowe.
Od lutego Centralny Rejestr Faktur
W weryfikacji partnera biznesowego ma pomóc także Centralny Rejestr Faktur. Jego pierwsza wersja oparta będzie o informacje z JPK_VAT – tak wyjaśniał DGP (nr 229/2017) Wojciech Śliż, dyrektor departamentu podatku od towarów i usług w Ministerstwie Finansów. – W zasadzie centralny rejestr faktur będzie funkcjonował już 25 lutego 2018 r., gdy wszystkie firmy złożą swoje JPK – tłumaczył w wywiadzie.
W przesłanej elektronicznej ewidencji fiskus otrzyma informacje o każdej złożonej fakturze. Kolejnym krokiem będzie przesyłanie wszystkim podatnikom zwrotnej informacji o ich rozliczeniach. Dowiedzą się tą drogą np. o tym, że w złożonym już JPK_VAT są faktury zakupowe, które nie zostały zaraportowane przez sprzedawców. Podatnik będzie mógł dzięki temu skontaktować się z kontrahentem i wyjaśnić problem. Pozwoli to też usunąć fakturę z ewidencji, zanim zażąda tego fiskus. W ten sposób uniknie się ewentualnych kar skarbowych.
Składasz JPK – weź UPO
Zdaniem resortu finansów jedną z przesłanek dopełnienia należytej staranności ma być także pozyskanie urzędowego potwierdzenia odbioru (UPO) złożenia pliku JPK_VAT. Od 25 lutego 2018 r. obowiązek złożenia JPK_VAT obejmie w praktyce wszystkich polskich podatników (także mikroprzedsiębiorców), a firma, która nie posiada UPO, automatycznie może być uznana za podejrzaną.
Duzi ujawnią rozliczenia
Jest jeszcze jedna zmiana, choć w praktyce nie będzie miała ona wielkiego znaczenia dla przeciętnego przedsiębiorcy. Zgodnie z obowiązującą już nowelizacją ustawy o CIT jawne staną się szczegóły dotyczące rozliczeń podatkowych największych firm działających w naszym kraju. Te jednak z reguły nie są oszustami, a współpraca z nimi nie powinna zakończyć się problemami z urzędem skarbowym.
OPINIE EKSPERTÓW
Lista przesłanek – im szybciej, tym lepiej
Nie ma obecnie jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, co należy zrobić, aby uniknąć posądzenia o niedochowanie przesłanek należytej staranności i tym samym utraty prawa do odliczenia VAT z faktury od kontrahenta. Ministerstwo Finansów co najmniej od czerwca 2017 r. pracuje nad listą przesłanek należytej staranności (a więc zestawem działań mających na celu eliminację transakcji z nieuczciwymi podatnikami), ale z ostatnich informacji wynika, że szczegółów tego rozwiązania nie poznamy zbyt szybko. Do tej chwili uczciwy podatnik (i jego księgowa) przy weryfikacji transakcji i kontrahentów dla celów VAT mogą próbować opierać się na orzecznictwie sądów administracyjnych lub komunikatach płynących z Ministerstwa Finansów w tym zakresie (np. na odpowiedzi z 1 sierpnia 2017 r. na interpelację poselską nr 14059). Sądy proponują np. zweryfikowanie źródeł dostaw towarów (co często nie jest możliwe do wykonania) albo uzyskiwanie od kontrahentów kopii deklaracji podatkowych VAT. Minister finansów zaproponował zabezpieczyć się np. poprzez żądanie pisemnego zobowiązania się kontrahenta, że towar, który będzie sprzedawany, nie pochodzi z przestępstwa oraz, że kontrahent nie uczestniczy i nie bierze udziału w oszustwie podatkowym. Wydaje się, że powyższe zalecenia są nieco oderwane od rzeczywistości biznesowej.
Z kolei złożenie do urzędu skarbowego wniosku o potwierdzenie rejestracji kontrahenta jako podatnika VAT jest żmudną, długotrwałą i drogą metodą weryfikacji.Dlatego możliwość sprawdzenia kontrahenta w Portalu Podatkowym wydaje się być stosunkowo prostym i szybkim sposobem weryfikacji. Co więcej, istnieją aplikacje i nakładki na systemy księgowe, które automatycznie mogą wysyłać zapytania służące bieżącej weryfikacji podatników na ww. Portalu. Ministerstwo powinno jeszcze popracować nad przepustowością Portalu oraz ilością podawanych w nim informacji o podatnikach VAT (np. informować o historycznych danych, tj. od kiedy dany podatnik jest zarejestrowany, czy miał przerwy w rejestracji itd.).
Ograniczona przydatność potwierdzenia odbioru JPK
Udostępnienie kontrahentowi numeru referencyjnego dokumentu JPK w celu potwierdzenia wypełniania swoich obowiązków względem fiskusa można ocenić jako dobry pomysł. Jednakże, w obecnym urzędowym potwierdzeniu odbioru (UPO) nie sposób znaleźć informacji mogących przyczynić się do wykazania należytej staranności. Znajdziemy tam takie dane, jak rodzaj pliku JPK, który został złożony, NIP podmiotu składającego JPK, urząd, do którego złożono dokument, oraz datę i czas zarejestrowania pliku w systemie informatycznym resortu finansów. Jednak brak jest tak ważnych informacji jak np. za jaki okres został złożony JPK_VAT oraz czy złożony plik jest ostatnim, który złożono za dany okres rozliczeniowy. Obawiam się, że w związku z tym wykorzystanie UPO jako elementu wykazania należytej staranności czy też wykazania rzetelności danego podatnika - przynajmniej w wersji obecnie udostępnionej podatnikom - wydaje się mocno ograniczona.
Jak sprawdzimy kontrahenta
DZIŚ
● na stronie Portalu Podatkowego MF - dowiemy się, czy jest zarejestrowanym (czynnym bądź zwolnionym podatnikiem VAT); strona nie jest jednak często aktualizowana
● w Krajowym Rejestrze Sądowym, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo komercyjnych bazach gospodarczych
● w urzędzie skarbowym - potwierdzając, czy jest zarejestrowany jako podatnik VAT
W NOWYM ROKU
● w prowadzonym przez MF wykazie czynnych podatników VAT (biała lista) - znajdziemy tam m.in. datę rejestracji kontrahenta, datę i przyczyny ewentualnego wykreślenia i przywrócenia do rejestru
● w wykazach podatników wykreślonych i przywróconych do rejestru (czarna lista) - wobec nich należy zachować biznesową ostrożność
● w urzędzie skarbowym - pozyskując informacje o rozliczeniach kontrahenta (ale obecnego, a nie przyszłego!) z fiskusem
● w Rejestrze Należności Publicznoprawnych - poznamy jego zadłużenie wobec fiskusa