Zwrot kosztów energii w ramach ryczałtu (samochody elektryczne)

Prowadzimy w firmie politykę wspierania ekologicznych środków transportu – część naszej floty to samochody elektryczne, które przypisujemy konkretnym pracownikom. Używają oni tych pojazdów do celów zarówno służbowych, jak i prywatnych. W praktyce to oznacza, że pracownik zabiera auto do domu i często ładuje je na swojej posesji, korzystając z domowej instalacji elektrycznej. Część z nich ma zainstalowaną ładowarkę z osobnym licznikiem, która umożliwia precyzyjne określenie zużycia energii wyłącznie na potrzeby ładowania samochodu.
Udostępnienie samochodów służbowych do celów prywatnych jest traktowane przez firmę jak dodatkowy przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu PIT. Czy dokonywany przez firmę zwrot kosztów zużytej przez pracownika energii elektrycznej stanowi dla niego dodatkowy przychód podlegający opodatkowaniu? Jak to się ma do ryczałtowej wyceny przychodu z tytułu udostępnienia pojazdu do celów prywatnych? I czy powinniśmy gromadzić dodatkową dokumentację w tym zakresie?

Zwrot kosztów energii elektrycznej zużytej do ładowania pojazdu służbowego w domu pracownika nie powinien stanowić dodatkowego przychodu pracownika – jeśli spełnione zostaną wymienione niżej warunki.

Ustawodawca wprost wskazał, że wysokość zryczałtowanego przychodu pracownika z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych wynosi:

  • 250 zł miesięcznie – dla samochodów o mocy silnika do 60 kW, a także pojazdów elektrycznych lub napędzanych wodorem w rozumieniu ustawy z 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1289; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1853),
  • 400 zł miesięcznie – dla pozostałych samochodów.

W konsekwencji 250 zł to maksymalna kwota, która powinna zostać uwzględniona przy wyliczaniu zaliczki na PIT oraz składek ZUS w związku z prywatnym użytkowaniem firmowego samochodu elektrycznego.

W interpretacji ogólnej z 11 września 2020 r. (sygn. DD3.8201.1.2020) minister finansów wskazał, że powyższy zryczałtowany przychód obejmuje koszty ogólnego użytkowania pojazdu ponoszone przez pracodawcę, takie jak np. paliwo, ubezpieczenie, przeglądy, naprawy czy wymiana opon. Co prawda interpretacja nie odnosiła się bezpośrednio do samochodów elektrycznych, jednak nie widzimy uzasadnionych podstaw do różnicowania sytuacji podatkowej użytkowników pojazdów spalinowych i elektrycznych. Zatem koszt energii elektrycznej zużytej na potrzeby ładowania samochodu, naszym zdaniem również mieści się w kwocie zryczałtowanego przychodu.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie także w najnowszych interpretacjach indywidualnych dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej – m.in. z 24 kwietnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.192.2025.2.MJ). Wynika z nich ogólna zasada neutralności podatkowej PIT zwrotu kosztów ładowania samochodów służbowych, ale z zastrzeżeniem spełnienia dodatkowych warunków, nakładanych zarówno na pracownika, jak i pracodawcę. Są one następujące:

  • zwrot dokonywany przez pracodawcę nie może przekroczyć rzeczywiście poniesionych kosztów przez pracownika – czyli musi dotyczyć wyłącznie energii zużytej do ładowania pojazdu służbowego,
  • w przypadku wystąpienia nadwyżki kwoty zwrotu ponad rzeczywisty koszt – nadwyżka ta powinna być albo zwrócona pracodawcy, albo potraktowana jako dodatkowy przychód pracownika i odpowiednio opodatkowana.

Oznacza to, że zużycie energii nabytej przez pracownika do ładowania służbowego samochodu elektrycznego musi być mierzalne i możliwe do jednoznacznego udokumentowania. Choć interpretacje nie wskazują precyzyjnie, co należy uznać za wystarczający dowód, warto wprowadzić jasne zasady w regulaminie wewnętrznym lub indywidualnym w porozumieniu z pracownikiem. Taki regulamin (lub porozumienie) powinien określać sposób dokumentowania zużycia energii – np. na podstawie raportów z ładowarek, faktur od dostawcy energii oraz okresowych zestawień przygotowywanych przez pracownika, podlegających zatwierdzeniu przez pracodawcę.

Świadczenia medyczne

W dobie rosnącej świadomości na temat dobrostanu pracowników coraz więcej firm inwestuje w szeroko pojętą opiekę zdrowotną – nie tylko obowiązkowe badania medycyny pracy, lecz także usługi psychologiczne, dietetyczne czy konsultacje z zakresu rozwoju osobistego. Czy tego rodzaju świadczenia – często dostępne grupowo i bez przypisania do konkretnej osoby – powodują powstanie przychodu dla pracowników?

Nie zawsze. Kluczowe znaczenie ma to, czy możliwe jest przypisanie konkretnej wartości świadczenia do danego pracownika. Taki wniosek potwierdzają również organy podatkowe. Przykładem jest interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 16 maja 2025 r. (sygn. 0112-KDIL2-1.4011.415.2025.1.KF), która może mieć istotne znaczenie dla wielu pracodawców oferujących grupowe wsparcie zdrowotne.

W sprawie tej spółka zawarła umowę z dostawcą usług medycznych. Zakres świadczeń był szeroki – obejmował m.in. porady psychologiczne, dietetyczne, z obszaru rozwoju osobistego i zdrowego trybu życia. Co istotne, świadczenie miało charakter grupowy i bezimienny – było dostępne dla wszystkich pracowników, a korzystanie z usług odbywało się anonimowo. Pracodawca nie miał możliwości ustalenia, kto i w jakim zakresie skorzystał z danego wsparcia – sesje miały charakter poufny.

Dyrektor KIS potwierdził, że w sytuacji, gdy nie da się przypisać konkretnej wartości świadczenia do indywidualnego pracownika, nie można mówić o powstaniu przychodu w rozumieniu art. 11 i 12 ustawy o PIT. W konsekwencji, pracodawca nie ma obowiązku naliczania i pobierania zaliczki na podatek dochodowy. Tego rodzaju świadczenie – mimo że potencjalnie korzystne dla zatrudnionych – nie generuje po ich stronie przychodu podatkowego. Stanowisko organu wpisuje się w dotychczasową linię interpretacyjną, zgodnie z którą anonimowe, ogólnodostępne i niemożliwe do zindywidualizowania świadczenia nie stanowią przychodu pracownika.

Warto jednak pamiętać, że sytuacja może wyglądać inaczej w przypadku świadczeń przypisanych do konkretnej osoby lub takich, które są wyraźnie wykonywane na jej rzecz – wtedy przychód może powstać i podlegać opodatkowaniu. Przykładem mogą być prywatne wizyty lekarskie opłacane bezpośrednio przez firmę dla wybranych osób. W takim przypadku – jeżeli świadczenie jest imienne, zindywidualizowane i mierzalne – po stronie pracownika, co do zasady, powstanie przychód do opodatkowania.

Szkolenia kandydatów do pracy

Nasza firma podczas rekrutacji kandydatów do pracy poszukuje przede wszystkim osób mających uprawnienia do wykonywania obowiązków na danym stanowisku. Zdarza się jednak, że kandydat, którego chcemy zatrudnić, nie ma części wymaganych kwalifikacji (np. do obsługi koparek, suwnic czy podestów). Wtedy warunkiem zatrudnienia jest zobowiązanie się kandydata do odbycia odpowiednich kursów i uzyskania wymaganych kwalifikacji w określonym czasie.
W takiej sytuacji oferujemy możliwość sfinansowania kursów przez firmę, jeżeli zatrudniany wyrazi takie zainteresowanie. Jednocześnie zastrzegamy, że kandydat jest zobowiązany do zwrotu równowartości kosztów szkolenia, gdy nie uzyska uprawnień w określonym czasie, zrezygnuje z zatrudnienia przed zawarciem umowy o pracę lub złoży wypowiedzenie przed uzyskaniem wymaganego stażu pracy w naszej firmie (sześć miesięcy).
Czy pokrycie przez firmę kosztów takiego kursu stanowi nieodpłatne świadczenie podlegające opodatkowaniu PIT? Do jakiego źródła przychodów należy je zakwalifikować? Czy w przypadku zwrotu kosztów kursu przez kandydata powinniśmy skorygować informację PIT-11, w której pierwotnie wykazaliśmy wartość przychodu uzyskanego przez tę osobę?

Tak, pokrycie kosztów kursu dla kandydata, który nie jest jeszcze pracownikiem, należy traktować jako nieodpłatne świadczenie, opodatkowane PIT. Przychód z tego tytułu powstaje po stronie kandydata w chwili uzyskania świadczenia (czyli skorzystania z kursu) niezależnie od tego, czy ostatecznie zostanie zawarta umowa o pracę.

Tego rodzaju świadczenie nie mieści się w kategorii przychodów ze stosunku pracy, ponieważ stosunek ten jeszcze nie istniał w momencie uzyskania świadczenia. Taki przychód należałoby zatem kwalifikować jako przychód z innych źródeł.

W praktyce spotykane są sytuacje, w których firma decyduje się sfinansować szkolenie zawodowe, uznając to za element przygotowania do pracy na konkretnym stanowisku. Nawet jeśli szkolenie to ma na celu umożliwienie zatrudnienia, to z perspektywy podatkowej osoba korzystająca z takiego finansowania uzyskuje realne przysporzenie majątkowe. Jest to sytuacja odmienna od podnoszenia kwalifikacji zawodowych na podstawie odrębnych przepisów, w tym kodeksu pracy, i nie mieści się w zwolnieniu podatkowym przewidzianym dla świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników (art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT).

W przypadku gdy kandydat nie spełni warunków zawartych w umowie i zobowiązany będzie do zwrotu kosztów kursu, nie oznacza to automatycznie, że przychód przestaje istnieć. Taki zwrot ma charakter odszkodowawczy lub cywilnoprawny. Pokrywa stratę po stronie firmy, ale nie zmienia tego, że kandydat wcześniej uzyskał przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Świadczenie zostało bowiem faktycznie otrzymane i wykorzystane. Tym samym nie ma podstaw do korygowania wcześniej wystawionej informacji PIT-11. Niedawno zapadł w tej sprawie wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 lutego 2025 r., sygn. akt II FSK 1562/24. Sąd uznał, że nawet zobowiązanie się do zwrotu kosztów nie niweluje wcześniej uzyskanego przychodu.

Noclegi dla pracowników mobilnych

Jesteśmy firmą budowlaną i nasi pracownicy przemieszczają się zależnie od realizowanych przez nas kontraktów z budowy na budowę na terenie całej Polski. Rekrutując pracowników, od razu informujemy ich o specyfice pracy. Może się zdarzyć, że dany specjalista pracuje dwa dni w jednym miejscu, a kolejne dwa w zupełnie innej lokalizacji. Jeśli budowa jest blisko zamieszkania pracownika, to wraca on do domu na noc. Zdarzają się jednak takie sytuacje, że ze względu na godziny pracy czy wymogi kontraktu pracownik musi przenocować blisko budowy. Firma stara się wynająć miejsce noclegowe w każdym miejscu budowy, aby w razie potrzeby pracownicy mogli zanocować. Nie wiadomo jednak z góry, kto skorzysta. Zdarza się, że pracownicy decydują w ostatniej chwili, czy nocują, czy wracają do domu. Czy taki nocleg jest przychodem pracownika i podlega składkom na ubezpieczenia społeczne?

Analizując stanowiska organów podatkowych, ZUS i sądów, można stwierdzić, że temat ten budzi sporo kontrowersji.

Co do zasady zapewnienie noclegu pracownikowi stanowi przychód podatkowy i dla celów ustalania składek. Jest co prawda zwolnienie podatkowe do 500 zł w odniesieniu do wartości świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania, pod warunkiem że pracownik nie ma podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, a miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której jest siedziba pracodawcy. W tym przypadku należałoby jednak rozważyć, czy nie mamy do czynienia z pracownikami mobilnymi. Jeśli zakres zadań i specyfika pracy zakładają, że pracownik jest zobowiązany do ciągłego przemieszczania się, to zapewnienie noclegu leży w interesie pracodawcy, a nie pracownika, bo inaczej zadania, do których został zatrudniony pracownik, nie zostaną wykonane. W takiej sytuacji zapewnienie noclegu nie rodziłoby w ogóle przychodu po stronie pracownika.

Organy podatkowe stają jednak na stanowisku, że nocleg dla pracownika budowlanego jest zapewniany z korzyścią dla niego, uznając, iż właśnie w przypadku takich pracowników nie można mówić o pracowniku mobilnym. Każdy stan faktyczny jest zapewne inny, ale jeśli od początku zatrudnienia zakłada się przemieszczanie pracowników po całej Polsce i w tygodniu dany pracownik może pracować na kilku budowach w różnych lokalizacjach, to trudno twierdzić, że nie jest on pracownikiem mobilnym. Jeśli nie powstaje przychód w PIT, to nie powstaje także na gruncie przepisów ZUS, gdyż podstawę wymiaru – z uwzględnieniem wyłączeń przewidzianych w tych regulacjach – stanowi przychód na gruncie ustawy o PIT.

Dodatkowo nawet w przypadku w miarę stałej pracy na budowach, jeśli nie ma możliwości zindywidualizowania świadczenia, bo pracownicy rezygnują z noclegu, są na zwolnieniach lekarskich, trudno przypisać cały koszt noclegu tym, którzy nocują. Co więcej, gdyby iść tym kierunkiem interpretacyjnym, to samo mieszkanie za każdym razem rodziłoby inną wartość przychodu dla pracownika nocującego.

Podstawa prawna

ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 680)