Wystawianie faktur to codzienność w biznesie, a pomyłki przy ich tworzeniu zdarzają się częściej, niż mogłoby się wydawać. Jednym z najczęstszych błędów jest niepoprawne wskazanie danych nabywcy – takich jak nazwa firmy, adres czy NIP. W zależności od rodzaju błędu i jego wpływu na identyfikację stron transakcji, potrzebna może być albo nota korygująca, albo faktura korygująca. Gdzie leży granica i co dokładnie mówią przepisy?

rozwiń ›

Kiedy wystarczy nota korygująca od odbiorcy?

Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT, kupujący, który otrzymał fakturę zawierającą błędy w zakresie jego danych, może je poprawić za pomocą noty korygującej. Dotyczy to jednak wyłącznie pomyłek w takich informacjach jak:

  • nazwa lub imię i nazwisko nabywcy,
  • adres,
  • numer NIP,
  • oznaczenie towaru lub usługi.

Warunkiem skuteczności noty jest zaakceptowanie jej przez sprzedawcę. W praktyce często odbywa się to w formie podpisu lub odpowiedzi e-mailowej. Co istotne taka nota nie może zmieniać tożsamości nabywcy. Nie wolno jej stosować w sytuacjach, gdy na fakturze został wskazany zupełnie inny podmiot niż ten, który rzeczywiście brał udział w transakcji. W takim przypadku konieczne będzie wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Gdzie kończy się rola noty? Granica określona przez sądy

Interpretacje przepisów potwierdzają, że nota korygująca nie jest uniwersalnym narzędziem do poprawiania faktur. Przykładowo, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie, w wyroku z 20 października 2022 r. (sygn. akt I SA/Ol 347/22), jednoznacznie stwierdził, że nota może służyć jedynie do poprawy elementów opisujących nabywcę, ale nie może zmieniać samego nabywcy jako strony transakcji.

Oznacza to, że jeśli faktura została wystawiona na firmę X, a rzeczywistym nabywcą była firma Y, nie można tego skorygować notą – nawet jeśli obie firmy działają w tej samej branży czy mają podobne dane. Jedynym dopuszczalnym rozwiązaniem jest w takim przypadku faktura korygująca.

Szczególny przypadek. Faktura wystawiona do paragonu

Nieco więcej komplikacji pojawia się w sytuacji, gdy faktura została wystawiona na podstawie paragonu z błędnym NIP-em. Kwestia ta była przedmiotem interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 listopada 2024 r. (nr 0112-KDIL3.4012.596.2024.2.AK). Według organu podatkowego, możliwość wystawienia noty zależy tu od rodzaju popełnionego błędu.

W przypadku oczywistych pomyłek takich jak literówka, przestawienie cyfr lub brak jednej cyfry w NIP – nota korygująca jest dopuszczalna. Jeśli jednak na paragonie znalazł się całkowicie błędny NIP, który należy do zupełnie innego podmiotu, to nie ma możliwości jego poprawy ani notą, ani fakturą korygującą. Paragon nie zawiera bowiem wystarczających danych do jednoznacznej identyfikacji nabywcy, przez co nie da się go skutecznie przypisać do właściwej firmy.

Kiedy korekta od sprzedawcy? Zasady i procedury

Jeżeli faktura zawiera błędy, które wykraczają poza dane formalne lub dotyczą kluczowych informacji (takich jak ilość towarów, stawka VAT, cena czy identyfikacja kontrahenta), wtedy jedynym właściwym rozwiązaniem jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę. Zgodnie z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, taka faktura musi zawierać m.in.:

  • numer i datę faktury pierwotnej,
  • przyczynę korekty,
  • wskazanie elementów ulegających zmianie,
  • poprawione dane.

Faktura korygująca może być wystawiona w każdej sytuacji, w której pierwotna faktura zawiera błąd lub doszło do zmiany warunków transakcji – np. zwrotu towaru, obniżki ceny czy zmiany nabywcy (jeśli pierwotnie został wskazany błędny podmiot). W przeciwieństwie do noty faktura korygująca pozwala więc na skorygowanie wszystkich elementów faktury, bez względu na ich rodzaj.

Kiedy nota, a kiedy faktura korygująca. Jak postępować w praktyce?

Dla przedsiębiorców i księgowych kluczowe jest prawidłowe zidentyfikowanie rodzaju błędu i wybór właściwego narzędzia do jego skorygowania. Oto krótki przewodnik:

  • Literówka w nazwie firmy lub adresie? → Nota korygująca od nabywcy.
  • Błąd w stawce VAT, ilości towaru lub cenie? → Faktura korygująca od sprzedawcy.
  • Zupełnie inny nabywca niż rzeczywisty klient? → Tylko faktura korygująca.
  • Błąd w NIP na fakturze do paragonu? → Sprawdź, czy to oczywista pomyłka – jeśli nie, korekta może być niemożliwa.

Poprawnie, ale zgodnie z przepisami

Naprawianie błędów na fakturach nie zawsze jest prostą czynnością. Wybór pomiędzy notą a fakturą korygującą zależy przede wszystkim od rodzaju popełnionej pomyłki. Choć nota wydaje się szybkim rozwiązaniem, jej zakres zastosowania jest ograniczony. W wielu przypadkach jedynie faktura korygująca pozwoli na zgodną z prawem korektę dokumentu. Dlatego tak ważne jest, by już na etapie wystawiania faktury zadbać o dokładność danych – to oszczędność czasu, nerwów i potencjalnych sporów z fiskusem.