W jednostce budżetowej zmieniamy instrukcję inwentaryzacyjną. Jakie zapisy trzeba wprowadzić w zakresie powoływania komisji inwentaryzacyjnej? Z ilu minimalnie osób powinna się składać? Czy osoba materialnie odpowiedzialna może być powołana do zespołu spisowego?
Całość czynności związanych z inwentaryzacją reguluje ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Przepisy określają m.in. metody oraz terminy i częstotliwość inwentaryzacji, składniki aktywów i pasywów, które powinny być inwentaryzowane. Ustawa ustala co prawda zasady inwentaryzacji, ale nie reguluje procedur związanych z jej organizacją i przeprowadzeniem. Nie wspomina nawet o komisji. Dlatego na ogół przyjmuje się procedury utrwalone przez praktykę. Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z przepisami powinna opracować i posiadać własne wewnętrzne uregulowania w tym zakresie, dostosowane do potrzeb i specyfiki jednostki. Można to zrobić właśnie za pomocą instrukcji inwentaryzacyjnej. Wszystko właściwie zależy od kierownika jednostki oraz od jej charakteru. Chodzi tu zwłaszcza o ilość inwentaryzowanych składników aktywów i pasywów, czasochłonność oraz geograficzne rozdrobnienie działalności. Majątek jednostki może się przecież znajdować w więcej niż jednej lokalizacji.
Komisję inwentaryzacyjną w jednostce powołuje kierownik jednostki na podstawie stosownego wewnętrznego zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Do jego kompetencji należy powoływanie organów i osób zobowiązanych do przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zatwierdzenie wniosków komisji inwentaryzacyjnych. Przepisy nie regulują też kwestii doświadczenia oraz kwalifikacji członków komisji. Komisja powinna być w stanie określić ilościową zgodność lub rozbieżność faktycznego stanu inwentaryzowanych składników w porównaniu z ilościową ewidencją księgową. Członkowie komisji powinni się znać na specyfice inwentaryzowanych składników, posiadać umiejętność ich właściwej identyfikacji itd. Z reguły komisja inwentaryzacyjna składa się z dwóch lub trzech osób.
Skład komisji inwentaryzacyjnych nie powinien być dowolny. Wynika to z tego, że celem inwentaryzacji jest doprowadzenie do wykrycia ewentualnych rozbieżności bądź nieprawidłowości, dlatego w skład komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołu spisowego nie powinni wchodzić pracownicy jednostki, w których interesie mogłoby być zniekształcenie wyników inwentaryzacji. Członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołu spisowego nie powinni być: kierownik jednostki, główny księgowy, a także pracownicy, którzy rozliczają inwentaryzowane składniki aktywów i pasywów. Członkami nie powinny być też ani osoby odpowiedzialne materialnie (które podpisały umowy o materialnej odpowiedzialności lub współodpowiedzialności za powierzone im składniki), ani inne osoby zainteresowane wynikami spisu z natury. W danym zespole spisowym nie może być osoby odpowiedzialnej za stan składników majątkowych, które mają być przedmiotem spisu z natury.
Osoby odpowiedzialne materialnie, a tym samym zainteresowane wynikami spisu z natury, nie mogą być jednak pozbawiane możliwości bezpośredniego obserwowania prac zespołu spisowego. Jako obserwatorzy powinni brać aktywny udział w częściowej kontroli nad poprawnością dokonywanego spisu w zakresie uzupełniającym w stosunku do prac zespołu spisowego. Chodzi głównie o udzielanie zespołom wszelkich niezbędnych informacji i wyjaśnień, dopilnowanie, by wszystkie składniki zostały zinwentaryzowane. Mogą również na bieżąco zgłaszać ewentualne zastrzeżenia, które są rozstrzygane (rozwiązywane) bezpośrednio przez zespół spisujący.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047).