W jednostce budżetowej zmieniamy instrukcję inwentaryzacyjną. Jakie zapisy trzeba wprowadzić w zakresie powoływania komisji inwentaryzacyjnej? Z ilu minimalnie osób powinna się składać? Czy osoba materialnie odpowiedzialna może być powołana do zespołu spisowego?
Całość czynności związanych z inwentaryzacją reguluje ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Przepisy określają m.in. metody oraz terminy i częstotliwość inwentaryzacji, składniki aktywów i pasywów, które powinny być inwentaryzowane. Ustawa ustala co prawda zasady inwentaryzacji, ale nie reguluje procedur związanych z jej organizacją i przeprowadzeniem. Nie wspomina nawet o komisji. Dlatego na ogół przyjmuje się procedury utrwalone przez praktykę. Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z przepisami powinna opracować i posiadać własne wewnętrzne uregulowania w tym zakresie, dostosowane do potrzeb i specyfiki jednostki. Można to zrobić właśnie za pomocą instrukcji inwentaryzacyjnej. Wszystko właściwie zależy od kierownika jednostki oraz od jej charakteru. Chodzi tu zwłaszcza o ilość inwentaryzowanych składników aktywów i pasywów, czasochłonność oraz geograficzne rozdrobnienie działalności. Majątek jednostki może się przecież znajdować w więcej niż jednej lokalizacji.
Komisję inwentaryzacyjną w jednostce powołuje kierownik jednostki na podstawie stosownego wewnętrznego zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Do jego kompetencji należy powoływanie organów i osób zobowiązanych do przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zatwierdzenie wniosków komisji inwentaryzacyjnych. Przepisy nie regulują też kwestii doświadczenia oraz kwalifikacji członków komisji. Komisja powinna być w stanie określić ilościową zgodność lub rozbieżność faktycznego stanu inwentaryzowanych składników w porównaniu z ilościową ewidencją księgową. Członkowie komisji powinni się znać na specyfice inwentaryzowanych składników, posiadać umiejętność ich właściwej identyfikacji itd. Z reguły komisja inwentaryzacyjna składa się z dwóch lub trzech osób.