Jak rozliczyć w VAT i CIT zakup paliwa do kosiarki spalinowej

Zgodnie z regułą ogólną zawartą w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). Należy jednak zwrócić uwagę, że w myśl art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi 50 proc. kwoty podatku m.in. wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika. Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zalicza się te dotyczące m.in. nabycia paliwa do tych pojazdów (art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT).

Przez pojazdy samochodowe rozumie się pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony (art. 2 pkt 34 ustawy o VAT). Z kolei w myśl art. 2 pkt 33 prawa o ruchu drogowym przez pojazd samochodowy rozumie się pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h. Przy czym określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego.

Ważne: Kosiarka spalinowa nie jest pojazdem samochodowym w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy o VAT, dlatego ograniczenia wynikające z art. 86a ustawy o VAT nie dotyczą zakupu paliwa służącego do jej napędu.

Z opisu stanu faktycznego wynika, że zakupiona benzyna została przewieziona w kanistrach, ma służyć wyłącznie do napędu kosiarki spalinowej używanej przez pracowników spółki do wykaszania trawy wokół siedziby firmy i nie zostanie wykorzystana do napędu służbowych aut.

Oznacza to, że w analizowanym przypadku kwotę podatku naliczonego od nabycia benzyny stanowi cała kwota VAT wynikająca z otrzymanej faktury, tj. 69 zł.

Dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług a prowadzoną działalnością opodatkowaną. Przy czym związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter bezpośredni lub pośredni. Zasada ta wyklucza możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych z VAT oraz niepodlegających temu podatkowi. W praktyce towary i usługi nabywane na potrzeby pracowników będą zazwyczaj wykazywać pośredni związek z prowadzoną działalnością opodatkowaną, oczywiście pod warunkiem, że firma taką działalność prowadzi i można z nią powiązać pracę danego pracownika.

W analizowanym przypadku należy uznać, że wydatki związane z koszeniem trawy wokół siedziby firmy wykazują pośredni związek z działalnością opodatkowaną. Z przedstawionego opisu stanu faktycznego wynika, że spółka prowadzi wyłącznie działalność opodatkowaną VAT, dlatego należy uznać, że przysługuje jej pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego (tj. 69 zł) wynikającego z otrzymanej faktury dokumentującej zakup paliwa. Nie zachodzi konieczność stosowania art. 90 ustawy o VAT, który dotyczy częściowego odliczania podatku naliczonego.

Należy podkreślić, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem zarówno spełnienia przez niego przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że spółka Y jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym, a więc odliczeniu nie sprzeciwia się art. 88 ust. 4 ustawy o VAT. Jak zakładam, w analizowanej sprawie nie wystąpią inne wyjątki wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Pozostaje ustalić, w jakim terminie spółka może skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupu benzyny. Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Otrzymana faktura dokumentuje nabycie paliwa. W przypadku dostawy towaru, jakim jest benzyna, obowiązek powstaje zgodnie z regułą ogólną zawartą w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, tj. z chwilą dokonania dostawy towaru. W analizowanym przypadku paliwo zostało sprzedane i odebrane 23 maja 2025 r. Zatem obowiązek podatkowy od jego dostawy powstał w maju 2025 r. Zapłata miała miejsce w dniu dokonania dostawy (23 maja 2025 r.), co oznacza, że nie znajdzie zastosowania art. 19a ust. 8 ustawy o VAT dotyczący zaliczek.

W świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabycia tego paliwa powstało w rozliczeniu za maj 2025 r. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że spółka otrzymała fakturę dokumentującą nabycie paliwa także 23 maja 2025 r., a więc odliczeniu podatku naliczonego wynikającego z tej faktury w rozliczeniu za maj 2025 r. nie sprzeciwia się art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. Przepis ten stanowi, że w przypadku podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że spółka odliczy podatek naliczony w rozliczeniu za maj 2025 r., a nie skorzysta z możliwości, jaką daje art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, tj. prawa odliczenia podatku naliczonego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych miesięcy.

Ważne: W JPK_V7M za maj 2025 r. spółka ma prawo odliczyć podatek naliczony od nabycia paliwa w kwocie 69 zł. Zakup ten ujmuje w ewidencji zakupu JPK_V7M na podstawie otrzymanej faktury (bez dodatkowych oznaczeń).

Spółka ujmuje podatek naliczony w polach JPK_V7M dotyczących tzw. pozostałych nabyć. I tak w polach K_42 (ewidencja) i P_42 (deklaracja) wykazuje wartość nabycia netto, tj. 300 zł, a w polach K_43 (ewidencja) i P_43 (deklaracja) podatek naliczony do odliczenia, tj. 69 zł.

Podatek należny

Stosownie do art. 7 ust. 2 ustawy o VAT przez dostawę towarów rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

2) wszelkie inne darowizny

– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Opodatkowaniu VAT w trybie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT podlega wszelkie przekazanie towarów, natomiast zużycie – tylko na cele osobiste podmiotów wymienionych w pkt 1 tego przepisu, tj. podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia.

Ważne: W analizowanej sprawie paliwo zostało zużyte na cele firmowe, a zatem art. 7 ust. 2 ustawy o VAT nie można zastosować. ©℗

CIT

Koszty uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi on spełnić następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na jego działalność przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT).

Koszty reprezentacji nie stanowią zatem kosztów uzyskania przychodów. Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności itd., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny (por. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 czerwca 2021 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.97.2021.1.MK). Reprezentację należy rozumieć jako występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Są to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów.

Pojawia się pytanie, czy wydatki związane z koszeniem trawy wokół siedziby firmy mogą być uznawane za koszty reprezentacji. Należy tutaj wskazać, że wydatki te wpisują się w koszty związane z zagospodarowaniem (utrzymaniem) terenów zielonych.

Organy podatkowe przyjmują, że wydatki poniesione na zagospodarowanie i utrzymanie zieleni wokół siedziby firmy, jeżeli mają na celu utrzymanie stanu technicznego i estetycznego terenu, jako koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami stanowić będą koszty uzyskania przychodów (por. interpretacje indywidualne: dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 6 września 2010 r., sygn. ILPB3/423–515/10-5/DS., dyrektora IS w Poznaniu z 23 lutego 2010 r., sygn. ILPB3/423-1162/09-3/JG, dyrektora IS w Łodzi z 17 września 2014 r., sygn. IPTPB3/423-193/14-6/GG).

Ważne: Jedynie gdyby się okazało, że zagospodarowanie terenów zielonych wokół budynków firmy, ze względu na swoją okazałość, odbiega od zwyczajowo przyjętego w danej branży i okolicy (bardziej ekskluzywne, wytworne), takie działania mogą zostać uznane za reprezentację (por. interpretacja indywidualna dyrektora IS w Warszawie z 23 listopada 2010 r., sygn. IPPB5/423–593/10-4/JC).

Jak wskazał dyrektor IS w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 22 listopada 2010 r., sygn. IBPBI/2/423–1578/10/CzP: „(…) działania, związane z urządzeniem zieleni w ogrodzie restauracji nie wyczerpują cytowanej wyżej definicji reprezentacji. Poniesione wydatki związane są z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą polegającą na prowadzeniu restauracji, a ich celem jest zachęcenie potencjalnych klientów do skorzystania z oferowanych przez Spółkę usług gastronomicznych, tym bardziej, że – jak wskazała Spółka – sposób zagospodarowania terenu wokół restauracji nie odbiega od zwyczajowo przyjętych norm dla tego rodzaju i kategorii obiektów. Wobec powyższego, wydatki te, jeżeli mają na celu utrzymanie stanu technicznego i estetycznego terenu, jako koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami stanowić będą koszty uzyskania przychodów (…)”.

W analizowanym przypadku zakupione paliwo do kosiarki spalinowej ma służyć wyłącznie do napędu kosiarki spalinowej używanej przez pracowników spółki do wykaszania trawy wokół siedziby firmy. Budynki i budowle znajdujące się na posesji stanowią środki trwałe spółki. Można zatem stwierdzić, że wydatki związane z zakupem tego paliwa stanowią wydatki związane z zagospodarowaniem (utrzymaniem) terenów zielonych. Rozumiem, że w analizowanym przypadku mamy do czynienia ze „zwyczajowo przyjętymi” terenami zielonymi wokół siedziby spółki. Należy zatem uznać, że nie stanowią one kosztów reprezentacji. Z kolei, biorąc pod uwagę to, że utrzymanie we właściwym stanie majątku firmy, w tym właściwe zagospodarowanie terenu zieleni (trawników) wokół firmy, wykazuje związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, należy przyjąć, że wydatki związane z koszeniem trawy (w postaci zakupu paliwa do kosiarki spalinowej używanej w tym celu) mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Ważne: Kosztem uzyskania przychodów będzie wyłącznie kwota netto wynikająca z otrzymanej faktury, tj. 300 zł. Podatek naliczony (69 zł) – jako podlegający odliczeniu na gruncie VAT – nie stanowi kosztu uzyskania przychodów stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o CIT.

Należy wskazać, że z przedstawionego opisu stanu faktycznego wynika, że wartość transakcji wyniosła 369 zł brutto, a dokonujący zakupu benzyny pracownik zapłacił służbową kartą płatniczą. Zatem zaliczeniu przedmiotowego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów nie sprzeciwia się art. 15d ustawy o CIT.

Wydatki związane z zagospodarowaniem (utrzymaniem) terenów zielonych uznawane są za koszty pośrednie (por. interpretacje indywidualne dyrektora IS w Katowicach z 24 kwietnia 2012 r., sygn. IBPBI/2/423–70/12/MO, dyrektora IS w Katowicach z 22 listopada 2010 r., sygn. IBPBI/2/423-1582/10/CzP, dyrektora IS w Łodzi z 4 września 2014 r., sygn. IPTPB3/423-201/14-2/IR, dyrektora IS w Poznaniu z 14 lipca 2014 r., sygn. ILPB3/423-175/14-2/PR).

Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie), są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 15 ust. 4d ustawy o CIT). Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4a i 4f–4h ustawy o CIT, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT).

Ważne: W analizowanej sprawie faktura dokumentująca zakup paliwa została wystawiona 23 maja 2025 r., a zatem należy uznać, że spółka może w maju 2025 r. zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup benzyny w kwocie 300 zł.

Przychody

Zużycie nabytego paliwa (benzyny) do napędu kosiarki spalinowej używanej przez pracowników spółki do wykaszania trawy wokół siedziby firmy nie rodzi po stronie spółki przychodu podatkowego w rozumieniu art. 12 ustawy o CIT. ©℗