Zmiany w KseF, wyższy limit zwolnienia z VAT

O tym, że trzeba przystąpić do obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur, podatnicy nie dowiedzą się na ostatnią chwilę w styczniu 2026 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło zmiany do nowelizacji przepisów.

Z nowej wersji projektu wynika, że:

• zawsze (a nie tylko przez pewien czas) będzie można wystawiać dokumenty w trybie offline, z tym że następnego dnia trzeba je będzie przesłać do KSeF,
• do końca 2026 r. nadal będzie można wystawiać faktury za pośrednictwem kas fiskalnych,
• już od 1 stycznia 2026 r. podwyższony zostanie roczny limit zwolnienia z VAT z 200 tys. zł do 240 tys. zł.

Do 25 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy mogą zgłaszać uwagi do projektu na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.

Jaki harmonogram wystawiania faktur przez KSeF

Główne założenia, zawarte w pierwotnej wersji projektu opublikowanego w listopadzie 2024 r., się nie zmieniły. To oznacza, że faktury za pomocą KSeF będą musieli wystawiać:

• od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (wcześniej mowa była o sprzedaży z roku poprzedniego, czyli 2025),
• od 1 kwietnia 2026 r. pozostali przedsiębiorcy.

Wyjątek będzie dotyczył podatników wykluczonych cyfrowo, o małej skali działalności. Będą oni mogli do końca 2026 r. (a nie jak przewidywano wcześniej – do 30 września 2026 r.) wystawiać faktury tak jak dotychczas. Chodzi o przedsiębiorców (tu się nic nie zmieniło), którzy łącznie będą spełniać dwa warunki:

• wystawiają wyłącznie faktury, a wartość żadnej z nich nie przekracza 450 zł i
• łączna wartość sprzedaży (wraz z VAT) udokumentowana tymi fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.

Jeżeli podatnik naruszy któryś z tych warunków, to będzie musiał zacząć wystawiać faktury za pomocą KSeF.

Do końca 2026 r. nabywcy nie będą musieli podawać numeru KSeF, opłacając e-faktury, w tym przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności.

Faktury konsumenckie a KSeF

Będzie można przesyłać przez KSeF faktury konsumentom i nie będzie potrzebna na to zgoda kupującego. W tym zakresie nic się nie zmieniło w stosunku do poprzedniej wersji projektu.

Sprzedawca będzie musiał zapewnić dostęp do takiej faktury poprzez:

• podanie kodu weryfikującego ją w systemie oraz danych umożliwiających jej ziden tyfikowanie albo
• oznaczenie kodem QR umożliwiającym dostęp do tej e-faktury w KSeF.

Zgodnie jednak z nowym projektem, podatnik będzie musiał wydać konsumentowi na jego żądanie e-fakturę poza KSeF.

Faktury RR

Za pomocą KSeF nie będą obowiązkowo wystawiane faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Możliwość wystawiania ich w systemie pojawi się od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.

Z kas fiskalnych

Do końca 2026 r. (a nie jak przewidywano pierwotnie do 31 lipca 2026 r.) będzie można, jak do tej pory, wystawiać faktury za pośrednictwem kasy fiskalnej, w tym uproszczone, czyli paragony na kwotę nieprzekraczającą 450 zł.

W trybie offline

Zawsze (a nie tylko w okresie przejściowym) będzie można wystawiać faktury w trybie offline, a dopiero następnego dnia roboczego po ich wystawieniu będzie trzeba je przesłać do KSeF.

Oprócz tego zostanie wprowadzony dodatkowy tryb offline24, z którego podatnik będzie mógł korzystać niezależnie od awarii systemu. Innymi słowy będzie mógł wybrać, czy wystawia fakturę ustrukturyzowaną:

• na ogólnie obowiązujących zasadach przy użyciu KSeF, czy
• w trybie offline (w razie problemów z dostępnością do KSeF), czy
• w trybie offline24 (niezależnie od awarii systemu).

W obu trybach offline faktury będą wystawiane w formie ustrukturyzowanej i podatnik będzie musiał opatrywać je kodem QR, natomiast będzie mógł je przekazywać nabywcy poza KSeF.

Ministerstwo Finansów poinformowało już, że od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury ustrukturyzowanej. Gdy KSeF stanie się obowiązkowy, będą one niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie offline24. Pozwolą bowiem na uwierzytelnienie się w systemie – wyjaśnił resort.

Kary później

Z większym niż zakładano opóźnieniem, bo dopiero od 2027 r. (a nie od sierpnia 2026 r.), fiskus będzie mógł nakładać kary za niedopełnienie obowiązków związanych z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych.

Przypomnijmy, że wysokość kar ma być miarkowana proporcjonalnie do stopnia przewinienia. Zasadniczo mają one wynosić do 100 proc. kwoty VAT wykazanego na fakturze, a jeśli na fakturze nie będzie podatku – do 18,7 proc. wykazanej należności.

Kara będzie grozić podatnikowi, który:

• nie wystawi faktury przy użyciu KSeF mimo ciążącego na nim obowiązku,
• w okresie awarii KSeF i w trybie offline lub offline24 wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
• nie prześle do KSeF w określonym terminie faktur wystawionych w czasie awarii i w trybie offline i offline24.

Ważne terminy dla przedsiębiorców

MF poinformowało na swojej stronie internetowej, że w czerwcu 2025 r. udostępni informacje dotyczące nowej wersji systemu, tzw. KSeF 2.0, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 r. w postaci:

• struktury logicznej FA(3), czyli wzoru faktury ustrukturyzowanej (tzw. schemy),
• dokumentacji interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania interfejsowego tzw. KSeF 2.0.

Od 30 września 2025 r. będzie można testować interfejs programistyczny (API) z KSeF 2.0 (czyli wersji do użytkowania od 1 lutego 2026 r.) w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy.

Aplikacja mobilna

Przedsiębiorcy będą mogli zarządzać swoimi fakturami przy użyciu bezpłatnej aplikacji mobilnej KSeF – przypomniał resort finansów. Już teraz mogą z niej korzystać podatnicy stosujący KSeF dobrowolnie. Po uwierzytelnieniu się profilem zaufanym, mogą za pomocą aplikacji wystawiać, przeglądać oraz bezpiecznie udostępniać faktury. Aplikacja pozwala zarządzać profilami sprzedawcy, co jest przydatne, gdy faktury są wystawiane w ramach różnych przedsiębiorstw. Umożliwia też tworzenie listy nabywców i rachunków bankowych, co realnie skraca czas wystawienia faktury.

Docelowo aplikacja zostanie zaktualizowana do wersji KSeF 2.0. ©℗

Skończył się etap niepewności

Opublikowanie projektu przepisów dotyczących KSeF 2.0 to dla wielu podatników milowy krok w kontekście przygotowań do wdrożenia e-fakturowania. Z powodu wcześniejszych odroczeń wejścia w życie nowych regulacji spora część podatników zaprzestała prac nad dostosowywaniem biznesu do KSeF lub nawet ich nie zaczęła. Teraz mamy już pewność (choć oczywiście regulacje muszą zostać jeszcze uchwalone), że Ministerstwo Finansów nie zrezygnowało z planów wdrożenia KSeF na początku 2026 r., a zatem trzeba zakasać rękawy i wrócić do przygotowań. Najwięksi będą mieć dziewięć miesięcy, a to wcale nie jest dużo czasu.

Co przynosi KSeF 2.0? Po pierwsze, MF skorygowało kryteria dotyczące dat wejścia w życie KSeF dla poszczególnych podatników, bazując na obrotach za rok 2024, a nie – jak pierwotnie zakładano – 2025 r. To pozwoli uniknąć sytuacji, w której podatnik 25 stycznia 2026 r. dowiaduje się, że 1 lutego będzie musiał przystąpić do obligatoryjnego KSeF.

Po drugie, mamy jasność, że faktury wystawiane konsumentom będą mogły być wysyłane do KSeF, ale do podatnika należy decyzja, czy z tej opcji skorzysta (wyobrażam sobie, że różne decyzje mogą być uzasadnione w różnych scenariuszach biznesowych).

Po trzecie, w końcu wiemy trochę więcej o załącznikach do faktur. Tu również można przymierzać się do świadomej decyzji, czy w ramach danej firmy chcemy takie załączniki wysyłać do KSeF, czy nie ma to uzasadnienia biznesowego.

Kluczowy jest również podany przez ministerstwo (niejako obok przepisów) harmonogram dalszych działań. Wiemy, że ostateczna schema faktury FA(3) wraz z dokumentacją API KSeF 2.0 pojawi się w czerwcu 2025 r., a testy nowego środowiska będą możliwe od września br. ©℗