Poradnia podatkowa. Odpowiadamy na pytania czytelników

Czy można odliczyć podatek naliczony wynikający z faktur otrzymanych przed rejestracją jako podatnik VAT? Jak należy ewidencjonować sprzedaż pracownikom towarów wrażliwych? W jaki sposób opodatkować przychody z najmu samochodu? Wyjaśniamy wątpliwości podatników.

Prawo do odliczenia VAT

W listopadzie 2024 r. kupiłem dwa lokale niemieszkalne, które po przeprowadzeniu prac wykończeniowych planuję wynajmować różnym firmom. W momencie podpisania umowy kupna tych lokali nie byłem zarejestrowany jako czynny podatnik VAT ani nie prowadziłem działalności gospodarczej. Usługi najmu zamierzam opodatkować na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego jako najem prywatny oraz VAT według stawki 23 proc. Przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu VAT chcę zarejestrować się jako podatnik VAT czynny, żeby wystawiać faktury VAT za czynsz. Czy będę mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z faktur za zakup i remont lokali, które były wystawione i otrzymane w okresach poprzedzających rejestrację?

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT. Z przywołanego przepisu wynika, że prawo to przysługuje wówczas, gdy są spełnione określone warunki:

• odliczenia tego dokonuje podatnik VAT i
• towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co istotne, ustawodawca nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczy, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakupy te dokonane są w celu ich wykorzystania w ramach jego działalności opodatkowanej (zob. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 października 2021 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.608.2021.2.JSZ).

Należy jednak wskazać, że ustawa o VAT określa sytuacje, w których podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług, mimo że spełnione są generalne przesłanki upoważniające go do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. I tak, w myśl art. 88 ust. 4 ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 (dotyczących podatników dokonujących okazjonalnie wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu).

Uwaga! Dobra wiadomość jest taka, że organy podatkowe stoją na stanowisku, że ustawa o VAT nie pozbawia podatnika prawa do dokonania odliczenia VAT od zakupów poczynionych w czasie, gdy nie widniał on w rejestrze podatników VAT, o ile występują przesłanki, że zakupione towary i usługi będą wykorzystywane do bieżącej (lub przyszłej) działalności opodatkowanej (oraz spełniają inne warunki określone w ustawie o VAT).

Przy czym np. w interpretacji dyrektora KIS z 7 marca 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.1013.2024.1.RG, czytamy, że „Niemniej, ustawodawca narzucił podatnikom, chcącym dokonać odliczenia podatku VAT od poczynionych nabyć, obowiązek rejestracji jako podatnika VAT czynnego. Tym samym podatnik nabywa prawo do odliczenia podatku naliczonego w momencie powstania obowiązku podatkowego w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i otrzymania faktury. Lecz, aby uprawnienie to zrealizować musi posiadać status podatnika VAT czynnego w momencie realizacji uprawnienia”.

Zatem, aby podatnik mógł skorzystać z prawa do odliczenia, musi spełnić warunki formalne, a więc w szczególności usunąć – najpóźniej przed skorzystaniem z tego prawa – wszelkie przesłanki negatywne, w tym brak rejestracji. Jeżeli podatnik dokona zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R i wskaże jako pierwszy okres rozliczeniowy okres, w którym otrzymał pierwszą fakturę, to będzie mógł skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w otrzymanych fakturach, gdyż nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT (zob. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 22 października 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.517.2020.1.KP). ©℗

Zwolnienie z kasy fiskalnej

Spółka chciałaby sprzedać swoim pracownikom m.in. używane komputery, laptopy, notebooki, pendrive’y, rzutniki i telefony komórkowe. Czy taka sprzedaż musi być ewidencjonowana na kasie fiskalnej?

Z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest zatem status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń lub dokonywanych dostaw. Można przyjąć, że w analizowanej sytuacji spółka co do zasady sprzedaje towary osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, skoro nabywcami są jej pracownicy.

Aby jednak rozstrzygnąć, czy sprzedaż taka musi być ewidencjonowana na kasie fiskalnej, należy jeszcze przeanalizować możliwość skorzystania przez spółkę ze zwolnień przewidzianych w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z par. 2 tego aktu prawnego czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia są zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2027 r. Należy także zwrócić uwagę, że zgodnie z par. 4 ust. 1 pkt 1 lit. h–j rozporządzenia zwolnienia, o którym mowa w par. 2 rozporządzenia nie stosuje się do dostawy:

• komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol,
• wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych,
• wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników.

W analizowanej sprawie istotne znaczenie ma jednak par. 4 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia, zgodnie z którym par. 4 ust. 1 pkt 1 nie stosuje się do dostawy towarów, o których mowa w par. 4 ust. 1 pkt 1 lit. b–n, będącej dostawą towarów, o której mowa w poz. 39 załącznika do rozporządzenia.

Z kolei w poz. 39 załącznika do rozporządzenia ujęta została dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali.

Uwaga! Tym samym ograniczenia wynikające z par. 4 ust. 1 pkt 1 lit. b–n rozporządzenia nie mają zastosowania do dostaw towarów, takich jak komputery, laptopy, notebooki, pendrive’y, rzutniki i telefony komórkowe, jeżeli są one sprzedawane na rzecz pracowników.

Spółka może więc w analizowanej sytuacji skorzystać ze zwolnienia przewidzianego w par. 2 ust. 1 w zw. z poz. 39 załącznika do rozporządzenia i nie ewidencjonować na kasie fiskalnej sprzedaży ww. towarów na rzecz swoich pracowników. Takie stanowisko zajmowały również organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych wydawanych na podstawie rozporządzenia obowiązującego do końca 2024 r., które zawierało analogiczne regulacje (zob. interpretacje indywidualne dyrektora KIS z 5 grudnia 2024 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.829.2024.1.JM, z 22 listopada 2024 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.672.2024.1.NW). ©℗

Najem prywatny

Obecnie mam dwa samochody osobowe, dlatego chciałbym jeden wynająć zaprzyjaźnionej firmie. Będę wynajmować tylko jeden pojazd, który nie będzie składnikiem majątku związanym z działalnością gospodarczą i nie będzie wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w działalności gospodarczej. Czy przychody osiągnięte z tego tytułu mogę opodatkować ryczałtem ewidencjonowanym jako przychody z najmu prywatnego?

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT źródłami przychodów są najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inne umowy o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstwa rolnego lub jego składników na cele nierolnicze albo na prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą.

Z kolei w myśl art. 14 ust. 2 pkt 11 ustawy o PIT przychodem z działalności gospodarczej są również przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz z innych umów o podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą. W interpretacji indywidualnej z 7 marca 2025 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.51.2025.1.MGR, dyrektor KIS wyjaśnił, że „(...) podatnicy mogą osiągać przychody z najmu niestanowiącego przedmiotu pozarolniczej działalności gospodarczej, jak i z najmu w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. W obydwu przypadkach przychód jest osiągnięty na podstawie tego samego rodzaju stosunku cywilnoprawnego łączącego strony, jakim jest umowa najmu”.

Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego z 24 maja 2021 r., sygn. akt II FPS 1/21: „(...) podatnik decyduje o tym czy «powiązać» określone składniki swojego mienia z wykonywaniem działalności gospodarczej, czy też zachować je w zarządzie majątkiem niezwiązanym z działalnością gospodarczą i oddać np. w najem”.

Uwaga! W myśl uchwały NSA zasadą jest kwalifikowanie przychodów do źródła – najem, a wyjątkiem sytuacja, w której podatnik – z uwagi na przypisanie składników majątku do kategorii „związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą” – kwalifikuje je do przychodów z działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 2 ust. 1a ustawy o ryczałcie osoby fizyczne osiągające przychody, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT, opłacają ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Z art. 6 ust. 1a ustawy o ryczałcie wynika, że opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułów, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT. W myśl art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy o ryczałcie ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wynosi 8,5 proc. przychodów do kwoty 100 000 zł oraz 12,5 proc. przychodów od nadwyżki ponad kwotę 100 000 zł z tytułu przychodów, o których mowa w art. 6 ust. 1a ustawy o ryczałcie.

Skoro podatnik planuje wynająć swój prywatny samochód, który nie będzie składnikiem majątku związanym z działalnością gospodarczą oraz nie będzie wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w działalności gospodarczej, to:

• najem samochodu będzie stanowić źródło przychodów, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT, a
• przychody z najmu prywatnego będą opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych stawką 8,5 proc. do kwoty 100 000 zł oraz według stawki 12,5 proc. od nadwyżki ponad kwotę 100 000 zł. ©℗