Najem prywatny może wymusić zakup kasy fiskalnej

Za pomocą kasy fiskalnej, czyli coraz bardziej zaawansowanego technologicznie urządzenia, podatnicy VAT mają obowiązek rejestrować sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej rolników ryczałtowych (którzy korzystają ze specyficznego zwolnienia w VAT). Co ważne – a o czym nie zawsze pamiętają sami zainteresowani – nie trzeba być czynnym podatnikiem VAT, składać JPK_V7, płacić podatku do urzędu skarbowego, rozliczać VAT naliczonego, by powstał obowiązek stosowania kasy.

Kto jest podatnikiem

Szczególną uwagę warto zwrócić na tak popularny obecnie – w tym jako dodatkowe źródło dochodu – najem prywatny. Niezależnie od tego, do jakiego źródła zaliczany jest przychód z najmu na gruncie podatków dochodowych i jak w związku z tym opodatkowany jest uzyskiwany przychód czy dochód, ponad wszelką wątpliwość jest to działalność gospodarcza w rozumieniu VAT. W tym miejscu warto bowiem przypomnieć, że zgodnie z definicją normatywną zamieszczoną w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1473; dalej: ustawa o VAT) podatnikami VAT są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Tymczasem, według art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Powyższe nie pozostawia wątpliwości co do tego, że jeżeli osoba fizyczna oddaje rzecz, w tym nieruchomość, w odpłatne używanie, działając przy tym w sposób ciągły i czyniąc z tego źródło zarobku, to według przepisów o VAT wykonuje działalność gospodarczą (tylko dla celów VAT). Oznacza to, że zyskuje w ten sposób status podatnika VAT. Jeżeli taka osoba oprócz tej aktywności nie wykonuje innej działalności lub realizując ją, nie przekracza w roku łącznie 200 tys. zł wartości sprzedaży, to – korzystając ze zwolnienia podmiotowego z VAT – może nie zdawać sobie sprawy z tego, że jest podatnikiem. Podobnie byłoby, gdyby wynajmowała wyłącznie nieruchomości mieszkalne w warunkach pozwalających na stosowanie zwolnienia przedmiotowego. Wówczas również może nie mieć świadomości swojego statusu w VAT.

Uwaga na warunki zwolnienia

Osoba, który świadczy usługę najmu dla osób fizycznych, w pewnych warunkach może być niemile zaskoczona informacją, że powinna zaopatrzyć się w kasę rejestrującą i za jej pomocą ewidencjonować swoją sprzedaż dla konsumentów. W jakim przypadku wystąpi powód do takiego fiskalnego „przebudzenia”? Otóż będzie tak, gdy wynajmujący zdecyduje się przyjmować zapłatę czynszu z pominięciem rachunku bankowego – w formie gotówki ‒ i nie wystawi przy tym faktur, którymi potwierdzałby realizację świadczenia. A skoro taka osoba nie jest świadoma swojego fiskalnego statusu, to skąd miałaby wiedzieć, że przy płatnościach gotówkowych tylko fakturowanie uchroni ją przed koniecznością fiskalizacji w kasie rejestrującej…

Owszem, prawodawca przewidział zwolnienie najmu od rejestracji w kasie fiskalnej, jednak – jak zostało wskazane w rozporządzeniu ministra finansów z 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. poz. 2605; dalej: rozporządzenie o zwolnieniach) – chodzi o wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą lub świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Limit może nie wystarczyć

Osoba bardziej zorientowana w podatkach mogłaby zauważyć, że przecież jest jeszcze zwolnienie ze względu na wartość sprzedaży dokonywanej dla konsumentów. Owszem, ale tutaj limit wynosi zaledwie 20 tys. zł dla całego roku. Chodzi przy tym o wartość sprzedaży konsumenckiej w tym i w poprzednim roku. Nikomu chyba nie trzeba wyjaśniać, że w przypadku najmu, i to nie tylko w największych miastach, roczny limit 20 tys. zł zazwyczaj nie wystarczy.

Przypomnieć przy tym trzeba – o czym niejednokrotnie zapominają nawet zaawansowani czynni podatnicy VAT – że przy badaniu, czy możemy zastosować zwolnienie od obowiązku fiskalizacji w kasie rejestrującej ze względu na wartość sprzedaży konsumenckiej, uwzględniamy również te usługi i dostawy, do których nie stosujemy kas ze względu na to, iż możemy je przypisać do którejś z pozycji z załącznika do rozporządzenia o zwolnieniach. A wszystko to za sprawą tego, że wprowadzając takie zwolnienie, prawodawca wskazał, że chodzi o podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 tys. zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ‒ jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 tys. zł. Nie zostało poczynione zastrzeżenie, że chodzi o sprzedaż dla konsumentów i rolników ryczałtowych, do której nie ma zastosowania żadne zwolnienie z załącznika!

Co ważne, problem ten nie jest nowy, zapisy te są powielane w kolejnych rozporządzeniach i także w projekcie rozporządzenia o zwolnieniach od obowiązku stosowania kas rejestrujących, które ma obowiązywać od 1 stycznia 2025 r. (bo obecne obowiązuje tylko do końca tego roku), widnieje identycznie zredagowany zapis.

Struktura sprzedaży

Jest jeszcze zwolnienie ze względu na strukturę sprzedaży, według którego z obowiązku fiskalizacji zwalnia się podatników, którzy dokonują dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji, wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia o zwolnieniach (w tej części jest najem), w przypadku gdy udział sprzedaży z tytułu czynności zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji, wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia, w całkowitej sprzedaży podatnika dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych był w poprzednim roku podatkowym wyższy niż 80 proc. Pytanie brzmi tylko, czy na pewno spełniamy taki warunek. Przy najmie istotnie jest bowiem to zwolnienie z części I załącznika, jednak jeżeli od dłuższego czasu przyjmujemy czynsz w formie gotówki i nie wystawiamy faktur, to tak identyfikowany wskaźnik proporcji sprzedaży konsumenckiej może się okazać niewystarczający.

Krótszy termin

Trzeba podkreślić, że podatnik, który dokonuje sprzedaży dla konsumentów, korzystając przy tym ze zwolnienia na podstawie załącznika do rozporządzenia o zwolnieniach, może musieć stosować kasę już przy pierwszej sprzedaży spoza tego zakresu, nie czekając z obowiązkiem stosowania kasy rejestrującej przez dwa kolejne miesiące. Bo, co prawda, po przekroczeniu progu 20 tys. zł sprzedaży konsumenckiej obowiązek stosowania kasy jest odroczony o dwa miesiące, jednak chodzi o przekroczenie wartości sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, a nie o przekroczenie wartości sprzedaży dla takich nabywców sprzedażą nieobjętą zwolnieniem z załącznika. Przecież prawodawca mówi obecnie (i tak też wskaże po 2024 r.), że zwolnienie identyfikowane wartością sprzedaży traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym wartość sprzedaży podatnika dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych – a nie wartość takiej sprzedaży niezwolnionej na podstawie załącznika – przekroczyła 20 tys. zł.

Wnioski

Przepisy wprowadzające zwolnienie od obowiązku stosowania kasy rejestrującej, mimo że nie są nadmiernie rozbudowane (co niewątpliwie jest świadomym działaniem prawodawcy), zawierają, i to od lat, zapisy, które mogą nieprzyjemnie zaskoczyć podatników. W pewnych okolicznościach brak świadomości podatników co do ich statusu w VAT może być przyczyną tego, że spadnie na nich obowiązek stosowania kasy rejestrującej.

Przed nami kolejne zmiany w zakresie zwolnień. Tak jak powyżej wskazałem, z końcem 2024 r. przestaną obowiązywać przepisy rozporządzenia z 2023 r. i już w wakacje na stronach Rządowego Centrum Legislacji mogliśmy znaleźć projekt nowego rozporządzenia normującego zwolnienia. Niestety, mimo że grudzień za pasem, nie znamy jeszcze jego finalnej wersji. Szkoda, bo należy się spodziewać kolejnych ograniczeń w zwolnieniach i nawet jeżeli w niektórych przypadkach zaostrzenie wymagań nastąpi dopiero z początkiem 2026 r. (jak wynika z projektu rozporządzenia), to dobrze byłoby, aby podatnicy poznali nowe regulacje, w ich finalnym kształcie obowiązującym od początku 2025 r., trochę wcześniej niż pomiędzy świętami Bożego Narodzenia a sylwestrem. Zwłaszcza że, jak pokazuje praktyka, nawet te obowiązujące od wielu lat, przepisywane w kolejnych rozporządzeniach mechanizmy i rozwiązania potrafią zaskoczyć niektórych podatników. ©℗