Świadczenie urlopowe wypłacane jest bez wniosku, jeśli zatrudniony spełni dwa warunki

Nasza firma zatrudnia poniżej 50 pracowników i nie tworzy funduszu socjalnego. Pracownicy ze względu na ferie korzystają z urlopów. Często biorą je na dłuższe okresy. Czy do wypłaty świadczenia urlopowego potrzebne są wnioski pracowników, czy też można to robić automatycznie po określonej liczbie dni urlopu? Jak zaksięgować wypłatę tego świadczenia?

Świadczenie urlopowe nie jest finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS). Aby je otrzymać, pracownik nie przedstawia żadnego zaświadczenia o osiąganych dochodach ani wniosku o jego przyznanie. Nie musi też spełniać kryterium socjalnego, bo świadczenie urlopowe wypłaca się niezależnie od sytuacji materialnej i rodzinnej pracownika. Musi jednak spełnić dwa warunki:

• mieć status pracownika i
• korzystać z odpowiednio długiego urlopu wypoczynkowego.

Długość urlopu

Wypłata świadczenia urlopowego jest możliwa, jeśli pracownik w danym roku kalendarzowym skorzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata musi natomiast nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu. Jeśli pracownik w danym miesiącu wykorzysta co najmniej dwa tygodnie urlopu, lecz nie będzie to 14 dni przypadających jeden po drugim, pracodawca nie ma obowiązku wypłaty świadczenia urlopowego. Co ważne, do okresu tego 14-dniowego urlopu należy wliczyć wszystkie dni, czyli również dni niepracujące, takie jak niedziele, święta, dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a także wolne dni równoważne w przypadku pracowników zatrudnionych w systemie równoważnym. Wliczamy też weekendy poprzedzające i kończące okres urlopu wypoczynkowego, przypadające w jego trakcie, jak też inne wolne dla pracownika dni przypadające w ciągu tygodnia kalendarzowego.

Wysokość świadczenia urlopowego

Pracodawca ustala wysokość świadczenia urlopowego, z tym że nie może być ono wyższe niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS w danym roku. W momencie oddawania tego materiału do druku nie było jeszcze obwieszczenia w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 r. Prezes GUS ogłosi je w „Monitorze Polskim' nie później niż do 20 lutego 2025 r. Właśnie na podstawie tej kwoty można będzie ustalić, jaka wysokość odpisu na ZFŚS, a także świadczenia urlopowego obowiązuje w 2025 r.

Przypomnijmy, że zasadniczo wysokość odpisu ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Skoro nie znamy jeszcze wysokości na 2025 r., to możemy zastosować kwotę z 2024 r. i potem ewentualnie ją wyrównać. Te dane można odnaleźć w obwieszczeniu prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 16 lutego 2024 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. i w II półroczu 2023 r. I tak zgodnie z obwieszczeniem przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2023 r. wyniosło 6246,13 zł, a w II półroczu 2023 r. to 6445,71 zł. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z II półrocza 2023 r. było wyższe, to podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi kwota 6445,71 zł. Od tej kwoty naliczane jest też świadczenie urlopowe wypłacane przez uprawnionych pracodawców. Dla pracownika zatrudnionego na cały etat w normalnych warunkach pracy jest to kwota 2417,14 zł.

Wysokość świadczenia urlopowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Wyjątkiem jest świadczenie urlopowe dla pracowników młodocianych, którym przysługuje ono zawsze w całości (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS).

PIT

W ewidencji świadczeń urlopowych bardzo istotną kwestią będzie ich opodatkowanie i oskładkowanie. W przypadku wypłaty tych świadczeń odprowadzany jest podatek dochodowy od osób fizycznych. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT stanowi ono przychód dla pracownika. Artykuł 31 ustawy o PIT stanowi, że pracodawca zobowiązany jest obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Świadczenia urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie o ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Nie trzeba też odprowadzać składki zdrowotnej. Oznacza to, że w tym przypadku płatnik pobiera jedynie zaliczkę na podatek dochodowy.

Ewidencja

W księgach rachunkowych świadczenie urlopowe będzie stanowiło koszt operacyjny na koncie „Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia”. W przypadku, gdy ewidencja kosztów przebiega na kontach zespołu 4 i 5, konieczne będzie również przeksięgowanie świadczenia na konto „Koszty ogólnego zarządu”.

Ewidencja zdarzeń gospodarczych związanych z wypłatą świadczenia urlopowego może przebiegać następująco:

1. Świadczenie urlopowe naliczone dla pracowników:

• strona Wn konta „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
• strona Ma konta „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Przy czym w przypadku, gdy ewidencja kosztów przebiega na kontach 4 i 5 równolegle, należy wprowadzić zapis: strona Wn konta 550 – „Koszty ogólnego zarządu”, strona Ma konta 490 – „Rozliczenie kosztów”.

2. Naliczony podatek od świadczeń urlopowych:

• strona Wn konta „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• strona Ma konta „Rozrachunki publicznoprawne (analityka z tytułu PIT)”.

3. Wypłata świadczeń urlopowych:

• strona Wn konta „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• strona Ma konta „Rachunek bankowy”.

Nie ma obowiązku wypłaty

Wypłata świadczenia urlopowego (poza wyjątkiem przewidzianym w Karcie nauczyciela) jest nieobowiązkowa. Pracodawca, który nie chce tego robić, musi jednak dopilnować formalności określonych w ustawie o ZFŚS. Zacznijmy jednak od tego, że – jak wskazuje art. 3 ust. 3 – pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć ZFŚS do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe (o którym mowa w art. 3 ust. 4–6 tej ustawy). Przy czym pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania (zatrudniający poniżej 50 pracowników) informację o niewypłacaniu świadczenia urlopowego przekazuje pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w terminie do 31 stycznia, w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy (np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń). Jeśli pracodawca nie dopełnił tego obowiązku, to musi wypłacać świadczenia urlopowe swoim pracownikom. Jeśli pracodawca nie ogłosi decyzji o rezygnacji ze świadczeń socjalnych i nie wypłaci świadczeń urlopowych, może zostać ukarany karą grzywny. Dodatkowo powinien się liczyć z roszczeniami pracowników o wypłatę tych świadczeń.

W tym miejscu warto jeszcze dodać, że u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania. Wtedy art. 4 ust. 3 ww. ustawy stosuje się odpowiednio. ©℗

• Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty świadczenia urlopowego, jeśli:

• Pracodawca nie wypłaca świadczenia urlopowego, jeśli:

• Pracownik musi spełnić następujące warunki:

• Świadczenie nie przysługuje, jeśli:

• Maksymalna wysokość świadczenia urlopowego = odpis podstawowy na ZFŚS.

• Świadczenie jest proporcjonalne do wymiaru etatu:

• Świadczenie urlopowe podlega PIT.
• Co do zasady nie płaci się od niego składek ZUS, jeśli nie przekracza kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS.

• Przykładowe księgowania dla zespołu kont 4 i 5:

• Świadczenie urlopowe musi zostać wypłacone przed rozpoczęciem urlopu pracownika.
• Przelew powinien zostać zaksięgowany najpóźniej w ostatnim dniu roboczym przed urlopem.