W naszym regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest zapis dopuszczający wypłaty dla dzieci pracowników na dofinansowanie do wypoczynku zimowego. Czy jest on wystarczający? Pracownicy mają prawo do przyznania środków na ten cel w wysokości 400 zł. Czy są one zwolnione z PIT? Jak powinna przebiegać ewidencja księgowa dofinansowania z ZFŚS?

Dzieci i młodzież – członkowie rodziny pracownika – są uprawnieni do korzystania z ZFŚS. W związku z tym pracodawca powinien uszczegółowić w regulaminie następujące kwestie:

  • formy wypoczynku, które będą dofinansowywane lub finansowane,
  • warunki, jakie trzeba spełnić,
  • dokumenty, które trzeba dostarczyć,
  • częstotliwość przyznawania świadczeń,
  • długość wypoczynku, która uprawnia do ubiegania się o dofinansowanie,
  • formę wniosków i sposób ich składania,
  • termin składania wniosku.

Przy przydzielaniu tego typu świadczeń można zastosować kryteria socjalne, czyli uwzględnić sytuację życiową, rodzinną i materialną uprawnionego.

W regulaminie trzeba też określić, do jakiego wieku dzieci pracownika będą mogły korzystać z dofinansowania do wypoczynku. W zasadzie nie można wyłączyć dzieci do 18 lat. W przypadku osób do 18 lat wszelkie formalności związane z przydzieleniem świadczeń będą za dziecko załatwiać rodzice jako przedstawiciele ustawowi (chyba że dziecko ma wyznaczonego przez sąd innego opiekuna). Można wydłużyć okres dofinansowania wypoczynku dla dzieci pracowników powyżej 18. roku życia, np. dla kontynuujących naukę. Takie osoby formalności związane z uzyskaniem dofinansowania będą załatwiać samodzielnie, chyba że co innego wynika z regulaminu funduszu.

W regulaminie trzeba też ustalić wysokość dofinansowań (może być różna dla różnych form wypoczynku), a także określić częstotliwość wypłat. Wszystko zależy od wielkości środków. W praktyce najczęściej dofinansowanie wypłacane jest:

  • raz lub dwa razy do roku – do letniego i zimowego wypoczynku dzieci,
  • w miarę potrzeb – do wypoczynku krótkotrwałego, np. weekendowego.

Uzależnione jest to od zapisów zawartych w regulaminie i wielkości środków, którymi dysponuje pracodawca. [wzór]

W regulaminie ZFŚS trzeba wskazać wzory wniosków, które muszą złożyć pracownicy, aby otrzymać świadczenia z funduszu. Trzeba też określić sposób dokumentowania wydatków dofinansowywanych lub zwracanych ze środków tego funduszu. Dokumenty należy opisać w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych. Często jako załączniki do wniosku dołącza się dokumenty określone w regulaminie, na podstawie których można zweryfikować zasadność przyznania świadczenia.

PIT

Wartość otrzymanego świadczenia przez pracownika jest dla niego przychodem zgodnie z art. 12 ust. 1 i art. 20 ust. 3 ustawy o PIT. Jednak na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są „dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:

a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,

b) z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2000 zł.

Powyższe zwolnienie obwarowane jest kilkoma warunkami, które muszą być spełnione łącznie. Przede wszystkim ulga dotyczy dopłat, a nie sfinansowanego w 100 proc. kosztu wypoczynku, i uczestniczyć w nim mogą tylko dzieci i młodzież, które nie ukończyły 18 lat. Poza tym organizatorem wypoczynku ma być podmiot prowadzący działalność w tym zakresie.

Aby zastosować zwolnienie, istotna jest również forma zorganizowanego wypoczynku – mianowicie musi być to jedna z form określonych w ustawie o PIT. Poza zakresem tego zwolnienia jest zatem wizyta u rodziny czy wyjazdy organizowane na własną rękę. Przy kwalifikowaniu poszczególnych form wypoczynku warto kierować się pojęciami słownikowymi. [ramka]

Oznacza to, że w analizowanym przypadku pracodawca nie powinien doliczać do przychodu pracownika dofinansowania do wypoczynku dziecka, jeżeli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

  • wypoczynek ma formę zorganizowaną,
  • organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,
  • wypoczynek ma formę wczasów, kolonii, obozu lub zimowiska, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych,
  • koszt wypoczynku został faktycznie poniesiony i udokumentowany przez pracownika,
  • dziecko nie ukończyło 18 lat.

Pracodawca może zastosować zwolnienie z podatku tylko wówczas, gdy wydatek został rzeczywiście poniesiony przez pracownika i odpowiednio udokumentowany.

Jednak w przepisach ustawy o PIT nie ma regulacji określającej, jaki dowód powinien przedstawić pracownik z tytułu tych wydatków. Zatem, aby dofinansowanie do wypoczynku dzieci mogło być zwolnione od podatku, należałoby przyjąć, że ma tu zastosowanie ogólna reguła, według której dowodem może być wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W takiej sytuacji stosuje się dokumenty zwyczajowo przyjęte, jakimi są różnego rodzaju dowody wpłaty. Pojęcie "dowód wpłaty" jest szerokie i obejmuje swym zakresem zarówno rachunek lub fakturę VAT wystawioną przez organizatora wypoczynku, przelew bankowy, przekaz pocztowy, czy też dokument wpłaty w kasie podmiotu prowadzącego działalność w tym zakresie.

Dokument taki powinien zawierać co najmniej:

  • nazwę i adres podmiotu prowadzącego działalność w zakresie organizacji wypoczynku, na rzecz którego została dokonana wpłata,
  • formę wypoczynku (np. zimowisko),
  • imię i nazwisko dziecka korzystającego ze zorganizowanej formy wypoczynku,
  • imię i nazwisko osoby dokonującej zapłaty,
  • kwotę i datę zapłaty.

Jak wskazał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 19 listopada 2024 r. (sygn. 0115-KDIT2.4011.463.2024.1.MM): „Jeżeli w dokumencie będącym dowodem na poniesienie wydatku brak jest informacji, z której wynika, że podmiot, który zorganizował wypoczynek, był do tego uprawniony, to nie ma przeszkód, aby na tę okoliczność jako dowód dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy. Takim dowodem może być np. wiarygodne oświadczenie organizatora wypoczynku”.

Składki

Świadczenia z ZFŚS nie wchodzą do podstawy wymiaru składek odprowadzanych do ZUS. Zgodnie bowiem z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS.

Warto jednak pamiętać, że warunkiem skorzystania z wyłączenia składkowego jest przyznanie tym osobom prawa do korzystania ze świadczeń w regulaminie ZFŚS obowiązującym u danego pracodawcy oraz spełnienie warunków w zakresie przyznawania świadczeń z funduszu.

Na kontach

Jeśli chodzi o ewidencję księgową, to istotne są tu zapisy w polityce rachunkowości danej jednostki, a zwłaszcza te dotyczące planu kont. Taka przykładowa ewidencja księgowa dofinansowania z ZFŚS do wypoczynku dziecka pracownika może przebiegać w następujący sposób.

Po pierwsze, ujmujemy samo przyznanie dofinansowania do wypoczynku dziecka. Powoduje ono zmniejszenie stanu ZFŚS oraz powstanie zobowiązania wobec właściwego pracownika. Dlatego ewidencja będzie następująca: Wn konto 831 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”, Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Po drugie, zajmujemy się następnie samą wypłatą dofinansowania dla właściwego pracownika. Jeśli dopłata do wypoczynku zimowego dotyczy dziecka, którego wiek nie przekracza 18 lat, to nie będzie ona podlegała PIT, niezależnie od kwoty tej dopłaty. Ponadto dopłata sfinansowana z ZFŚS nie stanowi podstawy do naliczania ZUS. Dlatego w analizowanym przypadku nie wystąpi konieczność księgowań na kontach właściwych dla rozliczeń publicznoprawnych z tych tytułów. Wypłata dofinansowania właściwemu pracownikowi powoduje zmniejszenie stanu środków pieniężnych oraz oznacza uregulowanie zobowiązania wobec pracownika z tego tytułu. Wypłatę świadczenia księguje się: strona Wn konta „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” i w zależności od sposobu wypłaty strona Ma konta:

  • „Kasa” (jeżeli wypłata jest dokonywana z kasy), lub
  • „Rachunek bankowy” (jeżeli płatność następuje w drodze przelewu ze środków obrotowych pracodawcy na rachunek bankowy pracownika), lub
  • „Rachunek bankowy ZFŚS” (jeżeli płatność następuje w drodze przelewu z rachunku środków ZFŚS na rachunek bankowy pracownika).

Podstawa prawna

ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288)

par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728)

art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226; ost.zm. Dz.U. z 2024 r., poz. 1635)

[wzór]

Fragment regulaminu

1. O dofinansowanie wypoczynku dzieci od 1 do 7 lat i uczącej się młodzieży od 20. do 25. roku życia (udokumentowane kopią aktualnej legitymacji studenckiej) można ubiegać się raz w roku.

2. Dofinansowanie kolonii, obozów i zimowisk przysługuje dzieciom i młodzieży uczącej się od 8. do 19. roku życia dwa razy w roku:

  • zimą – podania należy składać do 30 kwietnia,
  • latem – podania należy składać do 31 października.

3. W przypadku, gdy oboje rodzice/opiekunowie są pracownikami zakładu, prawo do wnioskowania o dofinansowanie przysługuje wyłącznie jednemu z nich. Wnioskujący rodzic zobowiązany jest do złożenia pisemnego oświadczenia potwierdzającego, że drugi rodzic nie ubiega się o to samo świadczenie.

4. Dofinansowanie wypoczynku dzieci przysługuje na podstawie złożonego wniosku oraz załączonych dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów wypoczynku, tj. imiennej faktury lub rachunku wystawionego przez organizatora wypoczynku.

5. Faktura lub rachunek powinny zawierać nazwę firmy lub nazwę organizatora, imię i nazwisko dziecka oraz okres pobytu na kolonii, obozie lub zimowisku. W ww. przypadkach dofinansowanie następuje jak dla wczasów turystycznych, bez opodatkowania do 18. roku życia.

6. Ponadto do wniosku należy dołączyć oświadczenie o dochodach na osobę w gospodarstwie domowym, a w przypadku młodzieży uczącej się w wieku 20–25 lat – kopię aktualnej legitymacji studenckiej.

7. Wysokość dofinansowania ustalana jest w zależności od dochodu na osobę w gospodarstwie domowym według poniższych przedziałów:

  • dochód do 2000 zł/os. – 100 proc. maksymalnej kwoty dofinansowania,
  • dochód od 2001 zł do 4000 zł/os. – 75 proc. maksymalnej kwoty dofinansowania,
  • dochód powyżej 4000 zł/os. – 50 proc. maksymalnej kwoty dofinansowania.

8. Maksymalna wysokość dofinansowania określana jest corocznie w planie finansowym ZFŚS.

9. Decyzje o przyznaniu dofinansowania podejmuje komisja socjalna w terminie do 30 dni od daty złożenia kompletnego wniosku.

10. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w dokumentacji lub złożenia fałszywego oświadczenia pracownik jest zobowiązany do zwrotu nienależnie pobranego świadczenia.

[koniec]

[wzór]

Wzór wniosku o przyznanie dofinansowania do zorganizowanego wypoczynku dziecka

……………., dnia …………….

……………………………………………

imię i nazwisko

……………………………………………

adres

…………………………………………….

pracownik/emeryt/rencista

Wniosek o przyznanie dofinansowania do zorganizowanego wypoczynku dziecka

Proszę o dofinansowanie wypoczynku zorganizowanego dla niżej wymienionych dzieci:

Lp. Imię i nazwisko dziecka Data urodzenia dziecka

Oświadczam, że koszt wypoczynku wynosi ……….. złotych, co potwierdzam kserokopią rachunku dołączoną do wniosku.

Częściowy zwrot kosztów wypoczynku dzieci proszę przekazać na konto organizatora lub moje*:

Nazwa banku/nr konta:

…………………………………………………………………………………………………

Ja, niżej podpisana/y, świadomy odpowiedzialności cywilnej (art. 405–414 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny ‒ t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061; ost.zm. Dz.U. z 2024 r., poz. 1237) oświadczam, że własnoręcznym podpisem potwierdzam prawdziwość danych zamieszczonych w złożonym wniosku. Jednocześnie stwierdzam, że znana jest mi treść regulaminu ZFŚS obowiązującego w jednostce.

…………………………………

podpis wnioskodawcy

Przyznano dofinansowanie w wysokości ………………. złotych.

Podpisy komisji:

……………………………..

……………………………..

……………………………..

(data i podpis)

Kierownik

*) niepotrzebne skreślić

[koniec]

[ramka]

Definicja słownikowa form wypoczynku

Zgodnie z Uniwersalnym słownikiem języka polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN S.A., pod tym pojęciem należy rozumieć:

  • wczasy, czyli wypoczynek, którego organizatorzy za opłatą zapewniają noclegi, wyżywienie, a niekiedy także rozrywki,
  • kolonie, czyli zorganizowany pobyt wypoczynkowy dzieci i młodzieży szkolnej w czasie wakacji poza miejscem stałego zamieszkania,
  • półkolonie, czyli forma zespołowego wypoczynku dla dzieci w miejscu ich zamieszkania, organizowana w czasie wakacji,
  • obóz, czyli forma zorganizowanego wypoczynku grupy ludzi, połączona z uprawianiem sportu, nauką czegoś,
  • zimowisko, czyli zorganizowany wyjazd wypoczynkowy dla dzieci w czasie ferii zimowych.

[koniec]