Kasowy PIT 2025. Podatek można zapłacić dopiero po otrzymaniu pieniędzy. Jak to zrobić?

Przepisy o kasowym PIT weszły w życie z początkiem tego roku wskutek nowelizacji z 27 września 2024 r. ustawy o PIT oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1593). Pozwalają one nie płacić podatku dochodowego w momencie wystawienia faktury, tylko dopiero po otrzymaniu należności od odbiorcy towarów lub usług. Metoda ta jest zastrzeżona jedynie dla transakcji między przedsiębiorcami (B2B). Nie ma zastosowania przy sprzedaży na rzecz konsumentów.

Kasowy PIT 2025. Co trzeba zrobić do 20 lutego?

Jeżeli podatnik zdecyduje się na kasowy PIT, musi stosować ją nie tylko do przychodów, lecz także do kosztów ich uzyskania, i to przez cały rok. Dotyczy to również przedsiębiorstwa w spadku; musi ono do końca roku podatkowego kontynuować metodę kasową wybraną przez przedsiębiorcę (tego, który następnie zmarł).

Zatem po wybraniu kasowego PIT przedsiębiorca wykaże:

• przychód dopiero, gdy dostanie zapłatę za sprzedany towar albo wykonaną usługę;
• koszt uzyskania przychodów (z wyłączeniem odpisów amortyzacyjnych) dopiero, gdy sam zapłaci za otrzymany towar lub wykonaną usługę, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu.

Przy czym uwaga: nowe przepisy (art. 14c ust. 2 dotyczący przychodów i art. 22 ust. 4a dotyczący kosztów) mówią o „uregulowaniu” należności i zobowiązania. To niekoniecznie musi oznaczać zapłatę gotówką lub przelewem na rachunek bankowy.

Uwaga na "podatek likwidacyjny"

Jeżeli po upływie dwóch lat od wystawienia faktury podatnik wciąż nie dostanie zapłaty od kontrahenta, będzie musiał tak czy inaczej wykazać przychód z działalności gospodarczej, chyba że skorzysta jeszcze z ulgi na złe długi (o czym dalej).

Tak samo będzie w przypadku likwidacji firmy. – To oznacza, że de facto trzeba będzie zapłacić „podatek likwidacyjny” – zauważa Rafał Sidorowicz, doradca podatkowy i starszy menedżer w MDDP.

Kto skorzysta na kasowym PIT?

Kasowy PIT można wybrać niezależnie od tego, czy przedsiębiorca rozlicza się z fiskusem według skali podatkowej, według liniowej stawki 19 proc. PIT, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, czy stosuje 5-proc. stawkę PIT (ulga IP Box).

Ale nowa metoda nie jest dla wszystkich podatników PIT. Mogą ją stosować tylko przedsiębiorcy uzyskujący przychody z jednoosobowej działalności gospodarczej. Nie ma ona zastosowania do przychodów z działalności prowadzonej w formie spółki cywilnej, jawnej lub partnerskiej, mimo że te przychody również są opodatkowane w ramach źródła: pozarolnicza działalność gospodarcza.

– To oznacza, że jeżeli przedsiębiorca łączący samodzielną działalność z drugą, prowadzoną w spółce, wybierze kasowy PIT, to będzie rozliczał odrębnie przychody i koszty z jednoosobowej działalności gospodarczej (na zasadzie kasowej), a odrębnie przychody i koszty z udziału w spółce (na zasadzie memoriałowej) – tłumaczy Rafał Sidorowicz.

Tylko mali i początkujący

Metoda kasowa jest przewidziana tylko dla mniejszych przedsiębiorców, tj. takich, których przychody z samodzielnie prowadzonej działalności gospodarczej nie przekroczyły w poprzednim roku 1 mln zł. Z kasowego PIT mogą korzystać także podatnicy rozpoczynający biznes.

– Weryfikując, czy nie został przekroczony limit przychodów za poprzedni rok (1 mln zł), przedsiębiorca będzie uwzględniać wyłącznie przychody z działalności prowadzonej indywidualnie, nie będzie doliczał do nich przychodów, które uzyskał jako wspólnik spółki cywilnej, jawnej lub partnerskiej – wyjaśnia ekspert MDDP. Potwierdza to również uzasadnienie do projektu nowelizacji przepisów.

W przypadku przedsiębiorstwa w spadku do limitu 1 mln zł wlicza się również przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie przez zmarłego przedsiębiorcę.

Natomiast nie ma znaczenia bieżący przychód. Zatem przedsiębiorca, który w 2025 r. wybierze kasowy PIT, będzie go stosował do końca roku, nawet jeżeli we wrześniu przekroczy pułap 1 mln zł. W takiej sytuacji utraci on prawo do tej formy rozliczeń dopiero w 2026 r.

Kasowy PIT a zatrudnienie pracowników

Można zatrudniać pracowników, bo to nie wyklucza samodzielnego prowadzenia działalności gospodarczej. Zostało to potwierdzone w uzasadnieniu do projektu nowelizacji. – Oczywiście wybór kasowej metody rozliczania przychodów z jednoosobowej działalności gospodarczej nie będzie miał wpływu na rozliczenia dochodów uzyskiwanych z innych rodzajów źródeł, np. z umów o pracę, umów cywilnoprawnych, wynagrodzeń członków zarządu – dodaje ekspert MDDP.

Jak wybrać kasowy PIT?

Chcąc skorzystać z tej formy rozliczeń, trzeba do 20 lutego złożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemne oświadczenia. Jeżeli podatnik będzie rozpoczynał działalność gospodarczą w trakcie roku, to oświadczenie o wyborze kasowego PIT będzie musiał złożyć do:

• 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności gospodarczej,
• końca roku podatkowego, jeżeli rozpoczęcie działalności gospodarczej nastąpi w grudniu.

Podatnik będzie stosował kasowy PIT w kolejnym roku podatkowym, chyba że do 20 lutego zawiadomi naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji z tej metody albo utraci możliwości jego stosowania – ze względu na przekroczenie limitu przychodów w roku poprzednim.

Nie wszystkim się opłaca kasowy PIT

Eksperci nie spodziewają się dużego zainteresowania tą nową formą rozliczeń. – Będzie ona miała znaczenie dla firm, które współpracują z nierzetelnymi kontrahentami bądź takimi, którzy mają problem z terminową płatnością – przewiduje Rafał Sidorowicz.

Zwraca uwagę na to, że kasowy PIT wymaga przede wszystkim monitorowania statusu płatności. Ponadto będzie on stosowany tylko do rozliczeń B2B, w związku z czym przedsiębiorcy sprzedający również na rzecz konsumentów będą musieli prowadzić podwójną księgowość i odrębnie ewidencjonować przychody i koszty podlegające kasowemu PIT, a odrębnie przychody i koszty rozliczane na zasadzie memoriałowej.

Ekspert podkreśla, że kasowy PIT znajdzie zastosowanie wyłącznie przy sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.).

– Nie wystarczy zatem sprawdzenie, czy nasz kontrahent jest podatnikiem VAT. Trzeba uzyskać pewność co do jego statusu w rozumieniu prawa przedsiębiorców. To oznacza dodatkowy nakład czasu i zwiększa koszt obsługi księgowej – zauważa ekspert. Dlatego, jego zdaniem, znaczna grupa przedsiębiorców pozostanie przy dotychczasowych, memoriałowych zasadach rozliczania przychodów i kosztów.

Transakcje wyłączone z kasowego PIT

Sytuację komplikuje również to, że kasowego PIT nie stosuje się do przychodów:

• z transakcji z podmiotami powiązanymi w rozumieniu art. 23m ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT;
• z transakcji z podmiotem mającym miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową (raje podatkowe).

Metoda kasowa nie dotyczy zarówno przychodów ze zbycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jak i kosztów z tytułu odpisów amortyzacyjnych (art. 22 ust. 4a ustawy o PIT). To oznacza, że podatnicy, którzy wybiorą rozliczenie kasowe, będą amortyzować środki trwałe i wartości niematerialnie i prawne tak, jak to robili do końca 2024 r.

Ulga na złe długi

Po upływie dwóch lat podatnik będzie musiał wykazać przychód z działalności gospodarczej, nawet jeśli wciąż nie będzie miał zapłaty od kontrahenta. Chyba że skorzysta jeszcze z ulgi na złe długi, co oznacza, że po upływie dwóch lat podatnik będzie mógł:

• zmniejszyć podstawę obliczenia podatku lub zwiększyć stratę w zeznaniu składanym za rok, w którym podatnik ustalił przychód (art. 26i ust. 21 ustawy o PIT);
• zmniejszyć dochód stanowiący podstawę obliczenia zaliczki za okres, w którym podatnik ustalił przychód (art. 44 ust. 26 ustawy o PIT).

Możliwość tę potwierdziło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie DGP. Pisaliśmy o tym w artykule „Podatnik na kasowym PIT też skorzysta z ulgi na złe długi” (DGP nr 195/2024).

Faktura w tym roku a pieniądze w kolejnym? Jak rozliczyć kasowy PIT

Co w sytuacji, gdy w 2025 r. podatnik będzie mógł stosować kasowy PIT, a w 2026 r. już nie? Jak rozliczyć przychody, jeżeli podatnik wystawi fakturę np. w listopadzie 2025 r., a otrzyma płatność np. w lutym 2026 r.?

W takiej sytuacji będzie miał zastosowanie art. 14c ust. 8 ustawy o PIT, zgodnie z którym do ustalenia daty powstania przychodu stosuje się zasady przyjęte w roku podatkowym, w którym faktura została wystawiona. W naszym przykładzie przychód zostanie rozpoznany w lutym 2026 r. i za ten miesiąc podatnik będzie musiał zapłacić PIT od faktury za listopad 2025 r.

Tak samo będzie w odwrotnym przypadku, czyli gdy faktura została wystawiona w 2024 r., a zapłata pojawi się dopiero w 2025 r., gdy podatnik będzie już stosował kasowy PIT. Wówczas fakturę wystawioną w 2024 r. rozliczy jeszcze na zasadach memoriałowych (art. 14c ust. 9 ustawy o PIT).

Potwierdza to też przepis przejściowy (tj. art. 5 nowelizacji z 27 września 2024 r.). Zgodnie z nim kasowy PIT, co do zasady, ma zastosowanie do:

• przychodów udokumentowanych fakturami wystawionymi (w terminach określonych zgodnie z odrębnymi przepisami) po 31 grudnia 2024 r. oraz
• kosztów uzyskania przychodów poniesionych po 31 grudnia 2024 r.

Warunkiem jest jednak, aby przychody podatkowe nie zostały zaliczone do przychodów przed 1 stycznia 2025 r., zgodnie z art. 14 ustawy o PIT, a koszty nie zostały potrącone przed tą datą, tj. przed 1 stycznia 2025 r.

To oznacza, że metody kasowej nie można stosować np. w przypadku faktury wystawionej po 31 grudnia 2024 r., jeżeli udokumentuje ona przychód rozpoznany w 2024 r., np. w związku z wydaniem towaru albo wykonaniem usługi w 2024 r.

Inaczej jest w sytuacji, w której w 2024 r. podatnik otrzymał np. zaliczkę, ale wyda towar lub wykona usługę oraz wystawi fakturę w 2025 r., gdy będzie już korzystał z metody kasowej. W uzasadnieniu do projektu nowelizacji wskazano, że w takim przypadku podatnik zaliczy pobraną zaliczkę do przychodów z działalności gospodarczej w 2025 r., np. 15 stycznia 2025 r., przyjmując, że z tą datą zostanie wystawiona faktura.©℗