Świadczenie urlopowe nie zawsze jest kosztem podatkowym pracodawcy

Firmy mogą materialnie wesprzeć swoich pracowników w realizacji wakacyjnych planów poprzez wypłatę im świadczenia urlopowego. Jest to doskonała okazja, aby nie tylko podnieść morale zespołu, lecz także zoptymalizować koszty działalności przedsiębiorstwa. Konieczne jest jednak spełnienie ustawowych warunków.

Polski ustawodawca w sposób ogólny za koszty uzyskania przychodu uznaje udokumentowane wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Aby wypłacane na rzecz pracownika świadczenie mogło być podatkowym kosztem, należy je odpowiednio udokumentować i wykazać powiązanie świadczenia z przychodami bądź prowadzoną działalnością gospodarczą. Kluczowym argumentem w tym zakresie jest to, że świadczenie urlopowe stanowi element polityki wynagrodzeń, która ma na celu utrzymanie zaangażowania pracowników w wykonywaniu obowiązków zawodowych, co w sposób pozytywny przekłada się na wydajność firmy.

Istotne jest także, aby wydatku tego rodzaju nie było w ustawowym katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodu. Zarówno w przepisach ustawy o PIT, jak i ustawy o CIT znajduje się bowiem wiele wydatków, których ustawodawca nie pozwala zaliczyć do kosztów podatkowych. Wśród nich, stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT (oraz odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT), są wydatki na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Jednak przytoczone przepisy zawierają wyjątek – otóż kosztem uzyskania przychodu są świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o ZFŚS.

Brak obowiązku tworzenia ZFŚS

Warunkiem uznania świadczenia urlopowego za koszt uzyskania przychodu jest to, że musi być ono przyznane zgodnie z przepisami o ZFŚS. Dotyczy to samego mechanizmu wypłaty i jego wysokości, ale też wypłacone może być ono jedynie przez pracodawcę, który nie zdecydował się na utworzenie ZFŚS w swoim zakładzie pracy. Takie stanowisko zostało potwierdzone m.in. przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z 8 października 2015 r., sygn. akt I SA/Gl 502/15. W jego uzasadnieniu WSA wskazał, że „do zakwalifikowania wydatku do kosztów uzyskania przychodów przesłanką sformułowaną w art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT jest wypłacenie świadczeń zgodnie z przepisami ustawy z 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Należy jednak zwrócić uwagę, że dotyczy to nie tylko samego mechanizmu wypłaty i wysokości świadczenia, ale aby to świadczenie było wypłacone zgodnie z powołaną ustawą musi być wypłacone przez pracodawcę określonego w art. 3 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu”.

Ustawodawca umożliwia zatem zaliczenie do kosztów podatkowych świadczeń urlopowych jedynie takim pracodawcom, którzy nie są zobowiązani do utworzenia ZFŚS i nie zdecydowali się go utworzyć. Dotyczy to pracodawców, którzy zatrudniają według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Należy pamiętać, że jeśli w zakładzie pracy został utworzony ZFŚS, to wydatki z niego nie będą stanowiły dla pracodawcy kosztów podatkowych. Kosztem uzyskania przychodu są bowiem dokonane wcześniej odpisy na rzecz funduszu.

Zasady przyznawania

Wypłacenie przez pracodawcę na rzecz pracownika świadczenia urlopowego nie jest obowiązkowe. Można je przyznać pracownikowi raz w roku, jeśli przysługiwało mu co najmniej 14 dni urlopu wypoczynkowego i zostały one przez danego pracownika wykorzystane w sposób nieprzerwany. Nie ma tutaj znaczenia, czy te 14 dni ciągłego urlopu udzielane są w ramach dni urlopu przysługujących za bieżący rok, czy jest to urlop zaległy za poprzednie lata. Na możliwość wypłacenia świadczenia nie wpływa również to, czy urlop został udzielony w terminie zaplanowanym przez pracodawcę, czy na wniosek pracownika w terminie wybranym przez niego.

Ustawodawca w przepisach dotyczących ZFŚS wskazał, że górnym limitem takiego świadczenia jest wysokość odpisu podstawowego przypadająca na jednego zatrudnionego. Wynosi ona 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W 2024 r. podstawowy limit takiego świadczenia wynosi 2417,14 zł w przypadku pracownika zatrudnionego w wymiarze pełnego etatu w normalnych warunkach. Na wysokość takiego świadczenia wpływają również takie czynniki jak chociażby liczba nadgodzin.

Pracodawca, uwzględniając przewidziane w ustawie limity, może ustalić wysokość świadczenia w regulaminie wypłacania świadczeń urlopowych. Zgodnie z art. 3 ust. 5a ustawy o ZFŚS świadczenie urlopowe musi zostać wypłacone najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie przez pracownika urlopu. Świadczenie urlopowe nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne. ©℗