Przepisy o pracy zdalnej nie wykluczają workation dla pracowników

Workation (ang. work – praca, vacation – wakacje), co możemy przetłumaczyć jako „pracowakacje”, polega na pracy zdalnej z różnych atrakcyjnych turystycznie zakątków świata. Ten napędzony wydarzeniami pandemicznymi trend na rynku pracy jest wyrazem nowoczesnego podejścia do pracy zdalnej. Wyrażając zgodę na korzystanie z pracowakacji, pracodawcy wychodzą naprzeciw oczekiwaniom pracowników co do większej elastyczności zatrudnienia. Rozwiązanie to sprzyja także osiąganiu równowagi między życiem prywatnym i zawodowym.

Jest ono zdecydowanie bardziej popularne wśród przedstawicieli zawodów, przy których wykonywaniu dominuje praca umysłowa, a faktyczna obecność w biurze zwykle nie jest konieczna. Ponieważ jednak workation to forma pracy zdalnej, to zastosowanie znajdują zasady ogólne jej dotyczące.

Osoby, które często praktykują workation, określa się czasami mianem cyfrowych nomadów. Jeśli bowiem pracodawca pozwala na korzystanie z pracowakacji bez ograniczeń lub w szerokim zakresie, to pracownicy podróżując regularnie po całym świecie bez konieczności korzystania w tym celu z urlopu, zamieszkują poniekąd, gdziekolwiek tylko chcą.

Prawo nie zabrania workation, ale należy pamiętać o wielu kwestiach, które mogą się okazać kluczowe dla zapewnienia wykonywania pracy w tym modelu w sposób efektywny oraz bezpieczny zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców. Dotyczy to przede wszystkim osób współpracujących z pracodawcami na podstawie umowy o pracę, choć w pewnych zakresach także osób samozatrudnionych.

Teoretycznie – na całym świecie

Wprowadzenie ram prawnych pracy zdalnej nowelizacją kodeksu pracy z 2023 r. doprowadziło tak naprawdę do usztywnienia tej formy pracy. Wpłynęło to także na zjawisko workation, przynajmniej w odniesieniu do osób, które są zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Przepisy wskazują obecnie, że praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej trzeba zatem ustalić z pracodawcą, co oznacza, że może on nie wyrazić zgody na wykonywania pracy zdalnej w niektórych lokalizacjach. W szczególności pracodawca powinien wyrazić sprzeciw, gdy nie będzie tam możliwe zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy lub gdy wątpliwe będzie danym miejscu przestrzeganie na odpowiednim poziomie poufności przetwarzanych przez pracownika danych osobowych. Kolejne zagadnienia, które pracodawca powinien mieć na uwadze, to kwestie związane z podatkami, ubezpieczeniami społecznymi, prawem właściwym, a także potencjalne formalności imigracyjne. Wszystkie te najistotniejsze z perspektywy zasadności wprowadzenia workation kwestie omawiamy w dalszej części artykułu.

Ochrona danych

Workation utrudnia wykonywanie uprawnienia pracodawcy do kontroli miejsca pracy zdalnej. Można pokusić się nawet o stwierdzenie, że taka kontrola w szczególnych przypadkach będzie właściwie niemożliwa. W konsekwencji w takich sytuacjach pod znakiem zapytania staje kwestia posiadania przez pracodawcę administratora danych osobowych pełnej kontroli nad danymi osobowymi, jakie przetwarza pracownik w związku ze swoją działalnością.

Dlatego zanim pracodawca wyrazi zgodę na przyjęcie modelu pracy polegającego na workation, powinien wdrożyć zasady przewidujące odpowiednie zabezpieczenie danych osobowych i upewnić się, czy ich przestrzeganie w danym miejscu wykonywania pracy jest możliwe. Zasady te powinny nie tylko obejmować skuteczne zabezpieczenia techniczne, lecz także kłaść nacisk na odpowiednią edukację osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych.

Formy monitoringu

Innym elementem, o którym należy pamiętać przy stosowaniu workation, jest prowadzenie list obecności w dostosowany do workation sposób. Z przyczyn oczywistych listy te nie mogą być papierowe. Kontrola czasu pracy powinna zatem przebiegać także w zdalny sposób. Na rynku coraz większą popularnością cieszą się rozwiązania technologiczne pozwalające rejestrować i zliczać czas w sposób polegający na monitorowaniu aktywności pracowników w systemie. Takie rozwiązania stanowią jednak inne postacie monitoringu, z którymi także związane są określone obowiązki po stronie pracodawcy. Rekomendowane jest więc podjęcie przez pracodawcę dodatkowych działań dotyczących formalnego wdrożenia w zakładzie pracy monitoringu cyfrowej aktywności pracownika, a także dopełnienie odpowiednich obowiązków informacyjnych.

Co z podatkami

Długotrwałe workation z terytorium innego państwa może doprowadzić do zmiany rezydencji podatkowej. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli osoby fizyczne mają miejsce zamieszkania na terytorium RP, to podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów. Natomiast za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium RP uważa się osobę fizyczną, która posiada na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub przebywa na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Zasady te stosuje się z uwzględnieniem zawartych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, które Polska zawiera z innymi krajami. Oznacza to, że wskutek workation może dojść do sytuacji, w której w myśl zawartej umowy międzynarodowej osoba zgodnie z własnym przekonaniem nadal mająca centrum interesów osobistych lub gospodarczych w Polsce będzie w rzeczywistości podlegała obowiązkowi podatkowemu w innym kraju.

Dla pracodawców jest to o tyle problematyczne, że na bieżąco muszą śledzić, czy i kiedy jako płatnicy podatku dochodowego swoich pracowników odprowadzają właściwie zaliczki na podatek dochodowy. Kwotę niepotrzebnie uiszczonych zaliczek można wprawdzie odzyskać, jednak w razie przeoczenia terminów na złożenie odpowiedniego wniosku odzyskanie nadpłaconego podatku może się okazać utrudnione.

Obowiązek ubezpieczeniowy

Workation rzutuje także na wykonywanie przez pracodawcę obowiązków płatnika składek na ubezpieczenia społeczne. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych wskazuje, że pracownik podlega ubezpieczeniom w Polsce, jeśli wykonuje pracę na jej obszarze. Teoretycznie zatem nie wykonywanie pracy na terytorium RP powinno powodować konieczność wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych. Równocześnie, co istotniejsze, potencjalne analogiczne przepisy w kraju, z którego ma być wykonywana praca, mogą sprawiać, że pracownik będzie podlegał pod tamtejszy reżim ubezpieczeń społecznych.

Znacznym ułatwieniem w przypadku workation na obszarze UE są przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Mówiąc w dużym uproszczeniu, unijny ustawodawca co do zasady dąży do tego, aby pracownik pracujący w większej liczbie państw członkowskich niż jedno podlegał zabezpieczeniu społecznemu w kraju macierzystym, tj. w tym, w którym ma miejsce zamieszkania i w którym wykonuje pracę przez większą część roku (a jeśli nie jest to większa część roku, to w kraju, w którym siedzibę lub miejsce wykonywania działalności ma jego pracodawca).

Niemniej jednak, o ile zasady podlegania ubezpieczeniom w przypadku wykonywania pracy na terytorium UE są w miarę klarowne, o tyle sprawa się komplikuje, gdy pracownik zapragnie korzystać z workation gdzieś dalej. Może się bowiem zdarzyć, że cyfrowy nomada będzie podlegał zabezpieczeniu społecznemu w innym kraju niż Polska lub inne państwo członkowskie UE. Pracodawca jednak może się na to przygotować, badając temat z odpowiednim wyprzedzeniem lub wręcz uchronić przed tym, nie wydając pracownikowi zezwolenia na pracę zdalną poza UE.

Dodatkowe informacje

Na liście wyzwań dla pracodawcy dotyczących workation należy umieścić także kwestię prawa właściwego. Jak wskazuje rozporządzenie Rzym I (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych), w zakresie, w jakim strony nie dokonały wyboru prawa właściwego dla indywidualnej umowy o pracę, umowa taka podlega prawu państwa, w którym pracownik zazwyczaj świadczy pracę w wykonaniu umowy. To z kolei oznacza, że polski pracodawca może stać się podmiotem obowiązków, z których nie zdaje sobie nawet sprawy.

Wreszcie, jak w przypadku każdego innego zagadnienia prawnego z elementem międzynarodowym, warto mieć na uwadze kwestie imigracyjne. Może się bowiem okazać, że z perspektywy przepisów obowiązujących w miejscu wykonywania pracy zdalnej pobyt na terenie tego kraju wiąże się z koniecznością uzyskania odpowiedniego zezwolenia na pracę lub odpowiedniego zezwolenia na pobyt.

Jak widać, wachlarz zagadnień związanych z workation jest dosyć szeroki. Dopóki jednak pracodawca ma ich świadomość i przed zaakceptowaniem pracy zdalnej z danego kraju potwierdzi, że zakres związanych z tym formalności i obowiązków może zrealizować i nie jest on dla niego nadmiarowy, dopóty nie ma przeszkód, by na pracowakacje wyraził zgodę. ©℗