Zatkał się system do składania sprawozdań finansowych. Co teraz?

Księgowa, której udało się złożyć sprawozdanie wcześniej, czyli w czwartek (11 lipca), twierdzi, że zajęło jej to pięć godzin.

Ci, którzy próbowali złożyć sprawozdanie ostatniego dnia, mieli najtrudniej. Z internetowych wpisów wynika, że było to właściwie niemożliwe. Dostawali komunikat o nieoczekiwanym błędzie (HTTP 500) albo o tym, że trwa „przerwa serwisowa”.

Jedna z osób pisze, że choć podjęła próby ze sporym wyprzedzeniem, to ostatecznie udało jej się przesłać sprawo zdanie do e-KRS dopiero 20 minut po północy, czyli we wtorek, 16 lipca br.

Czy będzie kara?

Ci, którzy się spóźnili, obawiają się konsekwencji. Czy faktycznie im one grożą?

– Kluczowe jest to, czy ostatecznie sprawozdanie finansowe zostało złożone – uspokaja Agnieszka Baklarz, biegła rewident, prezes Monte Vero Audit and Advisory.

Zwraca uwagę na to, że art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości przewiduje grzywnę lub nawet pozbawienie wolności, ale za niezłożenie sprawozdania. Nie ma natomiast zastosowania w razie opóźnienia w wykonywaniu tego obowiązku. Dlatego, zdaniem ekspertki, nawet kilkudniowe opóźnienie nie powinno pociągnąć za sobą finansowych konsekwencji.

Ustawa o rachunkowości przewiduje też grzywnę lub pozbawienie wolności (do dwóch lat) za naruszenie jej przepisów (art. 77). Jednak zdaniem Agnieszki Baklarz trudno sobie wyobrazić, aby w sprawie kilkudniowego opóźnienia przy złożeniu sprawozdania zostało uruchomione kosztowne dochodzenie.

– Nawet jeżeli sprawa trafiłaby do sądu, to nie wydaje mi się, aby sąd nałożył jakąkolwiek grzywnę. W grę wchodziłoby raczej upomnienie – uważa ekspertka.

Za niezłożenie

A jak wygląda karalność za niezłożenie sprawozdań finansowych? Z danych Ministerstwa Finansów wynika, że w latach 2017–2023 na ponad 47,8 tys. wszczętych postępowań przygotowawczych (na podstawie art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości) aktem oskarżenia zakończyło się zaledwie 5,9 tys. takich spraw. Skazanych zostało jeszcze mniej osób, bo niespełna 4 tys. (patrz: infografika).

Zanim jednak sprawa trafi na wokandę, sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę w trybie art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U poz. 685 ze zm.). Wszczyna on postępowanie przymuszające, gdy podmiot zobowiązany do złożenia sprawozdania do KRS tego nie uczynił.

W pierwszej kolejności jednak sąd wzywa do dopełnienia obowiązku. Dopiero gdy obowiązek ten nie zostanie wykonany w wyznaczonym terminie (siedmiodniowym), sąd nakłada grzywnę. W jednym postanowieniu może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż 15 tys. zł. Ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać 1 mln zł.

Radca prawny Łukasz Drożdżowski zwraca natomiast uwagę na inny problem – nieterminowe złożenie sprawo zdania finansowego może stawiać w złym świetle pełnomocnika spółki.

Jaki termin

Przypomnijmy, że przedsiębiorcy mają 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego na złożenie go w Krajowym Rejestrze Sądowym. Na zatwierdzenie go przez właściwy organ (np. w spółce jawnej, partnerskiej, komandytowej – przez wspólników, w spółce z o.o. – przez zgromadzenie wspólników) jest natomiast sześć miesięcy od dnia bilansowego.

To oznacza, że przedsiębiorcy zobowiązani do sporządzania rocznych raportów, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, mają czas do 15 lipca na złożenie raportów do KRS. Ten termin jest jednak właściwy dla tych, których raporty zostały zatwierdzone 30 czerwca.

Przy tym sprawozdania sporządzone w formie elektronicznej i podpisane w ten sposób składa się cyfrowo, przez e-KRS. W tym celu korzysta się z bezpłatnego systemu, który przekazuje dokumenty bez pośrednio do repozytorium dokumentów finansowych (RDF).

Nie wytrzymały serwery

W odpowiedzi na pytanie DGP Ministerstwo Sprawiedliwości poinformowało, że problemy z wysyłką sprawozdań do e-KRS „wynikają z bardzo dużego obciążenia infrastruktury MS spowodowanego upływającym 15 lipca terminem złożenia sprawozdań finansowych przez ustawowo zobowiązane podmioty oraz składaniem dużej liczby sprawozdań w ostatnim dniu”.

Ministerstwo zapewniło, że podjęło wiele działań, aby usprawnić działanie systemu, m.in. powiększono zasoby infrastruktury. To – jak twierdzi resort – przyniosło efekty, bo we wtorek do południa w systemie RDF zostało złożonych ok. 20 tys. dokumentów.

Resort dodał, że prowadzi „proces przebudowania całego systemu RDF do nowej technologii, co znacząco zwiększy jego efektywność i skuteczność”.

Możliwe rozwiązania

– MS zapowiada, że prowadzi prace nad przebudową systemu, ale trudno jest wyeliminować wszelkie awarie – komentuje Łukasz Drożdżowski. Dlatego, jego zdaniem, warto byłoby wprowadzić takie rozwiązanie, jakie przyjęto w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.

– Chodzi o to, aby informacje o awariach systemu lub trudnościach w jego funkcjonowaniu były potwierdzane komunikatami, które następnie byłyby archiwizowane – wskazuje ekspert. Dzięki temu – jak wyjaśnia – dostęp do takich komunikatów byłby stały, a osoby, które mają interes prawny w tym, aby wykazać, że w danym dniu RDF nie funkcjonował poprawnie, miałyby na to stosowny dowód.

– Dobrym rozwiązaniem byłoby również wprowadzenie zasady, zgodnie z którą dnia, w którym wystąpiła awaria, nie wlicza się do 15-dniowego terminu określonego w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości – mówi ekspert. To jednak – jak dodaje – wymagałoby już zmian w samej ustawie. ©℗