Zatkał się system do składania sprawozdań finansowych. Co teraz?

W miniony poniedziałek padł elektroniczny system Krajowego Rejestru Sądowego służący do składania sprawozdań finansowych. Wielu członkom zarządów spółek, ich pełnomocnikom, dyrektorom finansowym nie udało się złożyć tych dokumentów na czas. Co teraz?

Ministerstwo Sprawiedliwości poinformowało w odpowiedzi na pytanie DGP, że pracuje nad zwiększeniem efektywności bezpłatnego systemu do składania rocznych raportów do KRS (RDF). Trwa też jego przebudowa – poinformował resort.

Problem dał o sobie znać nie tylko 15 lipca br., czyli ostatniego dnia okresu, jaki na złożenie sprawozdania przewiduje ustawa o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Trwał już dobrych kilka dni, o czym świadczą liczne wpisy na internetowych forach.

Księgowa, której udało się złożyć sprawozdanie wcześniej, czyli w czwartek (11 lipca), twierdzi, że zajęło jej to pięć godzin.

Ci, którzy próbowali złożyć sprawozdanie ostatniego dnia, mieli najtrudniej. Z internetowych wpisów wynika, że było to właściwie niemożliwe. Dostawali komunikat o nieoczekiwanym błędzie (HTTP 500) albo o tym, że trwa „przerwa serwisowa”.

Jedna z osób pisze, że choć podjęła próby ze sporym wyprzedzeniem, to ostatecznie udało jej się przesłać sprawo zdanie do e-KRS dopiero 20 minut po północy, czyli we wtorek, 16 lipca br.

Czy będzie kara?

Ci, którzy się spóźnili, obawiają się konsekwencji. Czy faktycznie im one grożą?

– Kluczowe jest to, czy ostatecznie sprawozdanie finansowe zostało złożone – uspokaja Agnieszka Baklarz, biegła rewident, prezes Monte Vero Audit and Advisory.

Zwraca uwagę na to, że art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości przewiduje grzywnę lub nawet pozbawienie wolności, ale za niezłożenie sprawozdania. Nie ma natomiast zastosowania w razie opóźnienia w wykonywaniu tego obowiązku. Dlatego, zdaniem ekspertki, nawet kilkudniowe opóźnienie nie powinno pociągnąć za sobą finansowych konsekwencji.

Ustawa o rachunkowości przewiduje też grzywnę lub pozbawienie wolności (do dwóch lat) za naruszenie jej przepisów (art. 77). Jednak zdaniem Agnieszki Baklarz trudno sobie wyobrazić, aby w sprawie kilkudniowego opóźnienia przy złożeniu sprawozdania zostało uruchomione kosztowne dochodzenie.

– Nawet jeżeli sprawa trafiłaby do sądu, to nie wydaje mi się, aby sąd nałożył jakąkolwiek grzywnę. W grę wchodziłoby raczej upomnienie – uważa ekspertka.

Za niezłożenie

A jak wygląda karalność za niezłożenie sprawozdań finansowych? Z danych Ministerstwa Finansów wynika, że w latach 2017–2023 na ponad 47,8 tys. wszczętych postępowań przygotowawczych (na podstawie art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości) aktem oskarżenia zakończyło się zaledwie 5,9 tys. takich spraw. Skazanych zostało jeszcze mniej osób, bo niespełna 4 tys. (patrz: infografika).

Zanim jednak sprawa trafi na wokandę, sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę w trybie art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U poz. 685 ze zm.). Wszczyna on postępowanie przymuszające, gdy podmiot zobowiązany do złożenia sprawozdania do KRS tego nie uczynił.

W pierwszej kolejności jednak sąd wzywa do dopełnienia obowiązku. Dopiero gdy obowiązek ten nie zostanie wykonany w wyznaczonym terminie (siedmiodniowym), sąd nakłada grzywnę. W jednym postanowieniu może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż 15 tys. zł. Ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać 1 mln zł.

Radca prawny Łukasz Drożdżowski zwraca natomiast uwagę na inny problem – nieterminowe złożenie sprawo zdania finansowego może stawiać w złym świetle pełnomocnika spółki.

Jaki termin

Przypomnijmy, że przedsiębiorcy mają 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego na złożenie go w Krajowym Rejestrze Sądowym. Na zatwierdzenie go przez właściwy organ (np. w spółce jawnej, partnerskiej, komandytowej – przez wspólników, w spółce z o.o. – przez zgromadzenie wspólników) jest natomiast sześć miesięcy od dnia bilansowego.

To oznacza, że przedsiębiorcy zobowiązani do sporządzania rocznych raportów, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, mają czas do 15 lipca na złożenie raportów do KRS. Ten termin jest jednak właściwy dla tych, których raporty zostały zatwierdzone 30 czerwca.

Przy tym sprawozdania sporządzone w formie elektronicznej i podpisane w ten sposób składa się cyfrowo, przez e-KRS. W tym celu korzysta się z bezpłatnego systemu, który przekazuje dokumenty bez pośrednio do repozytorium dokumentów finansowych (RDF).

Nie wytrzymały serwery

W odpowiedzi na pytanie DGP Ministerstwo Sprawiedliwości poinformowało, że problemy z wysyłką sprawozdań do e-KRS „wynikają z bardzo dużego obciążenia infrastruktury MS spowodowanego upływającym 15 lipca terminem złożenia sprawozdań finansowych przez ustawowo zobowiązane podmioty oraz składaniem dużej liczby sprawozdań w ostatnim dniu”.

Ministerstwo zapewniło, że podjęło wiele działań, aby usprawnić działanie systemu, m.in. powiększono zasoby infrastruktury. To – jak twierdzi resort – przyniosło efekty, bo we wtorek do południa w systemie RDF zostało złożonych ok. 20 tys. dokumentów.

Resort dodał, że prowadzi „proces przebudowania całego systemu RDF do nowej technologii, co znacząco zwiększy jego efektywność i skuteczność”.

Możliwe rozwiązania

– MS zapowiada, że prowadzi prace nad przebudową systemu, ale trudno jest wyeliminować wszelkie awarie – komentuje Łukasz Drożdżowski. Dlatego, jego zdaniem, warto byłoby wprowadzić takie rozwiązanie, jakie przyjęto w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.

– Chodzi o to, aby informacje o awariach systemu lub trudnościach w jego funkcjonowaniu były potwierdzane komunikatami, które następnie byłyby archiwizowane – wskazuje ekspert. Dzięki temu – jak wyjaśnia – dostęp do takich komunikatów byłby stały, a osoby, które mają interes prawny w tym, aby wykazać, że w danym dniu RDF nie funkcjonował poprawnie, miałyby na to stosowny dowód.

– Dobrym rozwiązaniem byłoby również wprowadzenie zasady, zgodnie z którą dnia, w którym wystąpiła awaria, nie wlicza się do 15-dniowego terminu określonego w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości – mówi ekspert. To jednak – jak dodaje – wymagałoby już zmian w samej ustawie. ©℗