Trzeba mieć świadomość, że przy dzisiejszym skomplikowaniu przepisów i liczbie obowiązków podatkowych kwestia odpowiedzialności spółki, członków zarządu i zespołów finansowych za nieprawidłowości podatkowe może wystąpić w każdej chwili. Jeśli jednak zostanie wszczęte odpowiednie postępowanie, istnieje kilka środków prawnych, które mogą zminimalizować odpowiedzialność spółki lub osobistą.

Jakie są realia kontroli podatkowych i celnych? Kto może podlegać odpowiedzialności karnej skarbowej? Jakie są główne obszary ryzyka wynikające z kodeksu karnego skarbowego? Na te i wiele innych ważnych pytań nurtujących naszych klientów odpowiedzieli eksperci podatkowi, którzy przygotowali szkolenie na temat w ramach Platformy Wiedzy MDDP.

O co pytają na szkoleniach

Zakres odpowiedzialności

PROBLEM Czy jako członek zarządu mogę odpowiadać swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe spółki?

ODPOWIEDŹ Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 879; dalej: ordynacja podatkowa) przewiduje możliwość odpowiadania członków zarządów spółek akcyjnych oraz spółek z ograniczoną odpowiedzialnością za zaległości podatkowe spółek. Aby było to możliwe, organ podatkowy musi wykazać zaistnienie dwóch przesłanek.

Po pierwsze, zaległość podatkowa spółki musi powstać w czasie, w którym osoba pełniła obowiązki członka zarządu. Jednak powstanie zaległości podatkowej zazwyczaj nie jest równoznaczne z datą wydania decyzji stwierdzającej nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych spółki. Ponieważ w przypadku takich podatków jak VAT lub CIT zobowiązanie podatkowe powstaje z mocy prawa, wobec czego decyzja organu podatkowego jedynie określa, że w przeszłości spółka nie zadeklarowała podatku w odpowiedniej wysokości.

Po drugie, trzeba stwierdzić, że egzekucja wobec spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna. Oznacza to, że organ podatkowy najpierw powinien wydać decyzję wobec spółki i podjąć próbę wyegzekwowania zaległości od spółki, a gdy to nie przyniesie skutku (spółka nie posiada odpowiedniego majątku) – to może wszcząć postępowanie wobec członka zarządu.

PROBLEM Czy są jakieś wyłączenia od obowiązku ponoszenia odpowiedzialności majątkowej przez członków zarządu?

ODPOWIEDŹ Tak – członkowie zarządu mogą dowodzić, że wystąpiły określone w ordynacji podatkowej przesłanki wykluczające możliwość ponoszenia solidarnej odpowiedzialności za długi podatkowe spółki. Przy czym wykazanie tych przesłanek w praktyce jest bardzo utrudnione.

Otóż odpowiedzialności solidarnej nie mogą podlegać członkowie zarządu, którzy wykazali, że we właściwym czasie złożyli wniosek o ogłoszenie upadłości spółki. Zgodnie jednak z dominującą linią orzeczniczą (zob. np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 28 maja 2024 r., sygn. akt I SA/Gd 180/24) taki wniosek o ogłoszenie upadłości spółki powinien zostać złożony już w momencie, gdy podatek nie został zapłacony w podstawowym terminie (tj. złożenia nieprawidłowej deklaracji, a nie w momencie wydania decyzji przez organ podatkowy stwierdzającej błędy).

Solidarna odpowiedzialność jest wyłączona w sytuacji, gdy członek zarządu wykaże, że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy. Przy czym przesłanka ta obejmuje jedynie oczywiste przypadki – takie jak np. poważna choroba.

Solidarnej odpowiedzialności nie podlega również członek zarządu, który wskazał organowi podatkowemu mienie umożliwiające zaspokojenie znacznej części zaległości podatkowej spółki. Należy jednak pamiętać, że najczęściej takie mienie nie istnieje, skoro egzekucja wobec spółki okazała się nieskuteczna.

PROBLEM Czy członkowie zarządu mogą uchronić się w jakiś sposób przed odpowiedzialnością za długi podatkowe spółki?

ODPOWIEDŹ Członkowie zarządu przede wszystkim muszą zadbać o to, by rozliczenia podatkowe ich spółek były na bieżąco monitorowane i sprawdzane. W tym celu warto przeprowadzać okresowe wewnętrzne audyty. Istotne jest również wprowadzanie procedur zapewniających zgodność z przepisami prawa, czy też korzystanie z interpretacji podatkowych oraz opinii zabezpieczających. Coraz więcej firm oferuje ubezpieczenia, które chronią przed ewentualną odpowiedzialnością majątkową członków zarządu.

W przypadku wszczęcia postępowania wobec członka zarządu – powinien on od początku wykazywać odpowiednią inicjatywę dowodową i zastanowić się nad najszybszym zaangażowaniu profesjonalnego pełnomocnika. Często bowiem zaniedbania i błędy popełnione na etapie postępowania przed organami podatkowymi rzutują na następne etapy i trudno jest później wykazać rację członka zarządu.

Podatek u źródła

PROBLEM Jestem członkiem zarządu polskiej spółki z o.o. Spółka zapłaciła odsetki na rzecz swojego zagranicznego udziałowca i zamierza złożyć oświadczenie WH-OSC. Na jakie kwestie muszę zwrócić szczególną uwagę, aby zminimalizować ryzyko poniesienia odpowiedzialności?

ODPOWIEDŹ Podmiot, który składa oświadczenie WH-OSC, przede wszystkim musi mieć pewność, że podane w nim informacje są zgodne z prawdą. Za podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy przy składaniu tego oświadczenia członek zarządu je podpisujący może ponieść odpowiedzialność na gruncie ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 628; dalej: k.k.s.).

Podmiot zamierzający złożyć WH-OSC (a tym bardziej członek zarządu, który ma je podpisać!) powinien upewnić się, że ma wszystkie dokumenty wymagane do zastosowania zwolnienia lub preferencyjnej stawki opodatkowania. Zakres dokumentów zależy od okoliczności danej sprawy.

Skoro już doszło do wypłaty odsetek, trzeba pamiętać o terminach. Oświadczenie WH-OSC trzeba złożyć do ostatniego dnia drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia kwoty 2 mln zł na rzecz tego samego podatnika. W przypadku, w którym podmiot złożył już WH-OSC (tzw. WH-OSC pierwotne), a w trakcie roku podatkowego dokonywał dalszych wypłat na rzecz tego samego podmiotu, powinien do końca miesiąca następującego po zakończeniu roku podatkowego złożyć tzw. WH-OSC następcze.

W czasie przygotowań do złożenia WH-OSC należy mieć również na względzie kwestie czysto techniczne, które mogą znacząco utrudnić proces składania oświadczenia. WHO-OSC trzeba złożyć na specjalnym formularzu przygotowanym przez Ministerstwo Finansów. Można to zrobić jedynie drogą elektroniczną, ale nie przez ePUAP. Ponadto oświadczenie nie może być podpisane przez pełnomocnika. Z tego powodu warto odpowiednio wcześnie upewnić się, że osoba upoważniona będzie w stanie złożyć WH-OSC i ma np. odpowiedni podpis elektroniczny, którego uzyskanie może okazać się czasochłonne – zwłaszcza, jeśli taka osoba jest obcokrajowcem.

Złożenie WH-OSC wiąże się też z koniecznością samodzielnej weryfikacji wielu skomplikowanych warunków oraz posiadaniem odpowiedniego zaplecza technicznego. Ze względu na dynamicznie zmieniającą się praktykę organów podatkowych i sądów w odniesieniu do kwestii podatku u źródła, przed złożeniem oświadczenia warto zweryfikować możliwość stosowania preferencji ze swoim doradcą podatkowym. Ma to szczególnie istotne znaczenie w przypadku, gdy odbiorca płatności jest spółką typowo holdingową, która nie prowadzi tradycyjnej działalności gospodarczej (np. produkcyjnej). Aktualne stanowisko (prezentowane zarówno przez Lubelski Urząd Skarbowy – właściwy w sprawach podatku u źródła; jak i Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie oraz Naczelny Sąd Administracyjny) w wielu tego typu przypadkach w praktyce uniemożliwia bowiem stosowanie jakichkolwiek preferencji.

PROBLEM Czy podatnikom ochronę gwarantuje zastosowanie się do projektu objaśnień podatkowych z 25 września 2023 r. w zakresie podatku u źródła?

ODPOWIEDŹ Niestety zarówno projekt objaśnień z 25 września 2023 r., jak i wcześniejszy projekt z 19 czerwca 2019 r. nie zapewniają żadnej ochrony. Zastosowanie się do treści objaśnień podatkowych co do zasady gwarantuje ochronę podatnika na analogicznych zasadach jak w przypadku interpretacji indywidualnej, jednak w przypadku objaśnień dotyczących podatku u źródła do tej pory zostały opublikowane jedynie ich projekty. Konsultacje nad ostateczną wersją tych nowych objaśnień właśnie trwają – nie wiadomo jednak, kiedy uda się sfinalizować ten proces. Miejmy nadzieję, że do trzech razy sztuka i tym razem uda się ustabilizować praktykę stosowania tych niejasnych przepisów. Na marginesie: w ostatnim czasie dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał kilka interpretacji podatkowych (np. z 24 kwietnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.106.2024.2.PP), w których powołał się na projekt objaśnień z 2023 r. (rzecz jasna – na niekorzyść podatników, odmawiając im prawa do zastosowania tzw. koncepcji look-through approach). A zatem w celu minimalizacji ryzyka osobistej odpowiedzialności na gruncie k.k.s. należy znać aktualne stanowisko organów podatkowych – tak aby szybko dostosowywać się do jego zmiany i podejmować odpowiednie środki zaradcze.

Ceny transferowe

PROBLEM Jestem członkiem zarządu, ale to główna księgowa odpowiada za obowiązki sprawozdawcze z zakresu cen transferowych. Czy w przypadku nieprawidłowości mogę ponieść jakiekolwiek konsekwencje?

ODPOWIEDŹ Odpowiedzialność karnoskarbowa za nieprzygotowanie lokalnej dokumentacji cen transferowych ciąży nie tylko na członkach zarządu, lecz także na osobach zajmujących się kwestiami finansowymi podatnika odpowiedzialnych za te czynności. Należy pamiętać, że od 2022 r. główna księgowa nie może już podpisać formularza TPR zawierającego oświadczenie o sporządzeniu dokumentacji i rynkowości cen, jeśli nie ma odpowiednich uprawnień (doradcy podatkowego, biegłego rewidenta bądź radcy prawnego). Oznacza to, że prawidłowość informacji w TPR w takiej sytuacji muszą potwierdzić osoby uprawnione z zarządu, pod karą grzywny do 720 stawek dziennych za poświadczenie nieprawdy. Nie przesądza to jednak braku odpowiedzialności głównej księgowej, która faktycznie była odpowiedzialna za prace z zakresu cen transferowych. W trakcie kontroli organ może weryfikować odpowiedzialność osobistą poszczególnych osób.

PROBLEM Spółką kieruje organ wieloosobowy. Do podpisania formularza TPR został wyznaczony jako pełnomocnik dyrektor finansowy, który jest również biegłym rewidentem. Czy w przypadku niezłożenia formularza odpowiedzialność ponosi wyłącznie osoba podpisująca?

ODPOWIEDŹ W przypadku organu wieloosobowego formularz TPR podpisuje osoba wchodząca w skład organu zarządzającego spółką, np. członek zarządu, bądź pełnomocnik będący adwokatem, radcą prawnym, doradcą podatkowym lub biegłym rewidentem. Jednak przepisy nie zwalniają pozostałych osób należących do organu zarządzającego z odpowiedzialności za niezłożenie formularza. W efekcie odpowiedzialność nie ciąży wyłącznie na osobie podpisującej. W przypadku niezłożenia formularza TPR przewidziana jest kara grzywny do 720 stawek dziennych.

PROBLEM Spółka należy do międzynarodowej grupy i jest zobligowana przygotować grupową dokumentację cen transferowych, jednak nie może pozyskać niezbędnych informacji od zagranicznej centrali. Jakie ryzyka i dla kogo tworzy ta sytuacja?

ODPOWIEDŹ Za niedołączenie do lokalnej dokumentacji cen transferowych grupowej dokumentacji odpowiadają osoby należące do organu zarządzającego spółką oraz zajmujące się jej sprawami finansowymi. Kodeks karny skarbowy przewiduje z tego tytułu karę grzywny do 720 stawek dziennych (czyli obecnie maksymalnie 40 723 200 zł, a od 1 lipca br. – 41 279 040 zł). Z uwagi na wysokość kary ważną rolę odgrywa utrzymywanie stabilnej relacji z podmiotem centralnym które pozwala na wspólne wypracowanie dokumentacji grupowej. ©℗