Wydatki osobiste też mogą przynieść podatkowe oszczędności. Co można wliczyć w koszty?

Kto racjonalnie wytłumaczy, dlaczego potrzebuje danej, czasem drogiej, rzeczy w prowadzonym przez siebie biznesie, może zarówno odliczyć VAT, jak i pomniejszyć przychód o poniesiony koszt. Wskazują na to najnowsze interpretacje dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Potwierdzają one to, o czym pisaliśmy już na łamach DGP – fiskus zmienił jakiś czas temu swoje stanowisko w sprawie rozliczania wydatków osobistych. Wcześniej było prawie pewne, że skarbówka nie pozwoli na odliczenia, jeżeli przedmiot zakupu może być wykorzystywany do celów osobistych.

Teraz wykładnia dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej jest inna. Kluczowe są specyfika danej branży i związek kupionego towaru lub usługi z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli okaże się on bezsporny, to przedsiębiorca może uzyskać korzystną interpretację w swojej indywidualnej sprawie, czyli taką, która pozwoli na oszczędności w VAT i podatku dochodowym.

Jeżeli jednak związek między wydatkiem a źródłem przychodów będzie odległy, wówczas nie ma co liczyć na podatkowe oszczędności. Tak samo będzie, jeśli zakup ma służyć reprezentacji. Wydatki na reprezentację są bowiem wprost wyłączone z kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT (analogicznie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT).

Najpierw sądy…

Korzystną dla przedsiębiorców wykładnię w sprawie wydatków osobistych zapoczątkowały sądy administracyjne. Przykładem są wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6 listopada 2019 r. (II FSK 3802/17) i z 14 maja 2021 r. (II FSK 1633/19). W obu sprawach chodziło o blogerki, które chciały uatrakcyjnić prowadzony przez siebie blog i w tym celu ponosiły rozmaite wydatki. Jedna kupowała ubrania, torebki, biżuterię, dodatki galanteryjne, perfumy i kosmetyki niezbędne do – jak twierdziła – uzyskania pożądanej stylizacji (sprawa z listopada 2019 r.), druga wydawała pieniądze na podróże zagraniczne, noclegi w hotelach, rejsy jachtami, płaciła za nurkowanie, wspinaczkę (sprawa z maja 2021 r.).

W obu przypadkach fiskus uznał, że wydatki mają charakter osobisty i przez to nie można ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

NSA skrytykował taką wykładnię. Zwrócił uwagę na niekonsekwencję skarbówki, która z jednej strony uznała prowadzenie bloga za działalność gospodarczą, a z drugiej strony nie pozwalała zaliczać wydatków ponoszonych na uatrakcyjnienie bloga (a więc i maksymalizację przychodów, np. z reklam) za podatkowy koszt.

Ten sam pogląd sąd kasacyjny wyraził m.in. w wyroku z 11 lutego 2022 r. (II FSK 1410/21).

…teraz także fiskus

W ślad za sądami swoją wykładnię koryguje skarbówka. Pisaliśmy o tym szerzej w artykule „Fiskus zmienił zdanie w sprawie wydatków osobistych” (DGP nr 71/2023). Wskazaliśmy w nim na interpretację zmieniającą szefa Krajowej Administracji Skarbowej z 9 marca 2023 r. (sygn. DOP3.8222.833.2020.HTCE).

Dotyczyła ona modelki, która chciała zaliczyć do podatkowych kosztów wydatki na odzież, obuwie i kosmetyki. Tłumaczyła, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej bierze udział w zdjęciach do filmów oraz w sesjach fotograficznych, a kupowane odzież, obuwie i kosmetyki wykorzystuje podczas kręcenia filmów i zdjęć.

Dyrektor KIS uznał, że są to typowe wydatki osobiste, które nie mogą pomniejszyć przychodu. Interpretację tę zmienił następnie szef KAS. Przekonały go realia branży, w której pracuje modelka. Stwierdził, że w tej profesji pielęgnacja wizerunku zewnętrznego jest „nie tylko istotna, ale i niezbędna jako ściśle związana z charakterem działalności gospodarczej”.

Zegarki dla prawników

Taką wykładnię potwierdzają dwie najnowsze interpretacje indywidualne. Dyrektor KIS zgodził się w nich na odliczenie przez radcę prawnego wydatków na zakup zegarka mechanicznego na rękę. Prawnik tłumaczył, że będzie go używał wyłącznie w celach firmowych, by monitorować czas poświęcany klientom. Od tego – jak wyjaśnił – może zależeć wysokość uzyskiwanego przychodu, bo należność za usługi prawnicze jest obliczana na podstawie stawki godzinowej.

Argumenty te przekonały dyrektora KIS. W interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2024 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.751.2023.3.RK) potwierdził on możliwość zaliczenia wydatku na zakup zegarka do kosztów uzyskania przychodu.

Wcześniej z podobnych względów zgodził się na odliczenie przez adwokatów kosztów zakupu zegarków z funkcją chronografu (interpretacje z: 9 maja 2023 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011. 183.2023.4.AP i 8 czerwca 2021 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.408. 2021.1.DJD).

Innym razem potwierdził także prawo do odliczenia VAT naliczonego, wynikającego z faktur dokumentujących zakup zegarka przez prawników (interpretacje z: 15 stycznia 2024 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.724.2023.4.SM i 9 maja 2023 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.154.2023.4.SM).

Trzeba wiedzieć, jak pytać

Nie oznacza to, że w każdych okolicznościach skarbówka zgadza się na odliczenie wydatków osobistych. Wiele zależy również od sposobu sformułowania pytania. Dowodzą tego interpretacje wydane przez dyrektora KIS 24 listopada 2023 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.519.2023.5.MKA) i 13 listo pada 2023 r. (sygn. 0115-KDIT3. 4011.547.2023.3.JS).

Obie również dotyczyły zakupu zegarka na rękę z funkcją chronografu, ale zadając pytanie, przedsiębiorca użył innej argumentacji. Tłumaczył, że potrzebuje zegarka za ok. 30 tys. zł, bo zawodowo inwestuje w start-upy i spotyka się zazwyczaj z ludźmi majętnymi, którzy zwracają uwagę na takie rzeczy jak ubiór czy posiadany zegarek.

– Posiadanie taniego zegarka mogłoby skutkować tym, że potencjalny inwestor mógłby odebrać to jako brak należytego szacunku, a przedsiębiorca mógłby zostać odebrany jako osoba, z którą nie warto rozmawiać o dużych inwestycjach – tłumaczył.

Dla fiskusa był to sygnał, że przedsiębiorca chce wywrzeć na kontrahentach jak najlepsze wrażenie, a to oznacza, że poniesie wydatek na reprezentację. Takie wydatki są wprost wykluczone z kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT – stwierdził dyrektor KIS w interpretacji z 13 listopada 2023 r.

Następnie, w drugiej interpretacji, stwierdził, że związek między zakupem zegarka a prowadzoną działalnością gospodarczą jest na tyle odległy, iż nie uzasadnia on odliczenia VAT. Trudno przesądzać, że zegarek będzie decydującym warunkiem, od którego jest uzależnione powodzenie przy nawiązywaniu i utrzymywaniu kontaktów biznesowych z inwestorami – skonstatował fiskus.

Nie zawsze w całości

Częściowo negatywną odpowiedź otrzymał też informatyk, który chciał odliczyć od przychodu wydatki na utrzymanie psa. Tłumaczył, że prowadzi działalność gospodarczą w domu i zwierzak byłby reklamą jego firmy, a dodatkowo pełniłby funkcje stróżujące.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się na odliczenie wydatków tylko w części – tej, w której byłyby one związane z funkcjami stróżującymi psa (interpretacja z 17 marca 2023 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.1059.2022.4.MAP).

W odniesieniu do pozostałej części nie przekonały go argumenty informatyka. Stwierdził, że trudno jest wskazać obiektywny wpływ psa na uzyskanie przychodu z działalności związanej z branżą IT. Miał też wątpliwości co do tego, czy faktycznie klienci zainteresowani usługą IT będą przyjeżdżać do biura informatyka, by móc się pobawić z jego psem.

W innej, lecz podobnej sytuacji dyrektor KIS nie zezwolił na odliczenie VAT z faktur dokumentujących utrzymanie zwierzęcia (interpretacja z 28 września 2022 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012. 379.2022.1.AA).©℗

Klucz jest w uzasadnieniu

Trudno jest oczekiwać, że pracownicy Krajowej Informacji Skarbowej będą w pełni znali rynek start-upów, rozumieli wyczynowe uprawianie sportu czy będą inżynierami lub prawnikami. Dlatego tak istotne jest, aby rozpatrując wniosek o interpretację, fiskus zrozumiał specyfikę danej branży.

Nie budzi wątpliwości to, że prawnicy potrzebują zegarków mechanicznych, pozbawionych elementów elektronicznych, a więc nienarażonych na ryzyko inwigilacji. Wskazywane we wnioskach o interpretacje wartości zegarków, oscylujące na poziomie kilku tysięcy złotych, również pozwalają twierdzić, że prawnicy potrzebują sprawnego i niezawodnego narzędzia do pracy, a nie drogiego gadżetu.

Co innego argument przedsiębiorcy inwestującego w start-upy, że potrzebuje on w swojej działalności zegarka za 30 tys. zł. W czasach komunikowania się na odległość pierwszy kontakt odbywa się często za pośrednictwem telefonu lub e-maila i już wtedy przedsiębiorca musi zrobić dobre wrażenie na kontrahencie, zanim w ogóle umówi się na spotkanie z nim w cztery oczy. Do tego nie jest potrzebny zegarek za kilkadziesiąt tysięcy złotych.