Nie od 1 lipca 2024 r., lecz dopiero od początku 2025 r. zostaną one zastąpione przez faktury ustrukturyzowane. Nie oznacza to jednak całkowitego wyeliminowania faktur uproszczonych, bo będą one wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur
Paragon, za pomocą którego udokumentowane są transakcje o łącznej wartości brutto nieprzekraczającej 450 zł, w treści którego przywołany został numer VAT (NIP) nabywcy, jest obecnie fakturą uproszczoną. Dokument taki w praktyce często jest określany jako paragonofaktura. O ile faktury uproszczone dotyczące sprzedaży o niskiej wartości (łącznie więcej niż 450 zł lub 100 euro) występowały już wcześniej, o tyle paragonofaktury zaczęły w praktyce funkcjonować z początkiem 2020 r. Mimo zastrzeżeń podatników rozwiązanie to nie zostało zmodyfikowane także w ramach zmian wprowadzanych dla potrzeb implementacji obligatoryjnych faktur ustrukturyzowanych [ramka]. Jednak unormowania te, czyli wprowadzające obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, to początek końca paragonofaktur. O ile jeszcze w 2024 r., przez pierwsze pół roku obowiązywania regulacji dotyczących obligatoryjnie stosowanych faktur ustrukturyzowanych, przejściowo będą funkcjonowały paragonofaktury, o tyle już od 2025 r. dokumenty takie nie będą fakturami. Trzeba przy tym wyraźnie podkreślić, że nie oznacza to, iż nie będzie konieczne prezentowanie w treści paragonu numeru VAT nabywcy. Jeżeli świadczący zarejestruje sprzedaż w kasie fiskalnej, a zamierza ją zafakturować, wówczas w dalszym ciągu w treści paragonu będzie musiał wykazać numer VAT nabywcy. Zarówno obecnie, jak i w przyszłości zamieszczanie NIP jest konieczne bez względu na wartość transakcji dokumentowanych paragonem. Nie można zapominać o tym, że brak NIP w takim paragonie to dodatkowe zobowiązanie podatkowe dla wystawcy oraz dla nabywcy, który ujmie taką fakturę w ewidencji i deklaracji VAT.
Wątpliwe rozwiązanie
Wdrożone przez MF paragonofaktury cały czas są krytykowane przez podatników. Dlaczego tak jest? Otóż, rozwiązanie to zostało w bezpośredni sposób powiązane z wprowadzeniem kontrowersyjnych i cały czas budzących zastrzeżenia regulacji, według których w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym wystawia się fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wyłącznie, jeżeli paragon ten zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Co więcej, naruszenie tego obowiązku skutkuje tym, że organ podatkowy ustali temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100 proc. kwoty podatku wykazanego w tej fakturze (dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się jedynie w stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe). Mało tego, negatywne skutki uchybienia obowiązkowi umieszczania numeru VAT w treści paragonu mogą wystąpić również po stronie nabywcy. Jeżeli bowiem otrzyma on fakturę wystawioną do paragonu bez NIP i uwzględni ją w swoim JPK_V7, wtedy również i u niego organ podatkowy ustali dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100 proc. kwoty podatku wykazanego na tej fakturze (znów z zastrzeżeniem braku takiej sankcji u osoby fizycznej, która ponosi odpowiedzialność z kodeksu karnegoskarbowego).
Sęk w tym, że w praktyce nabywca może niekiedy nawet nie mieć wiedzy o tym, iż taka sytuacja miała miejsce, tj. że sprzedaż była udokumentowana nie tylko fakturą, ale również paragonem i na dodatek bez jego NIP. Przecież wystawiając fakturę do paragonu, sprzedawca, co do zasady, zatrzymuje u siebie paragon. W takich okolicznościach nie jest wykluczone, że podatnik dowie się o tym dopiero od organu, który nałoży na niego 100-proc. sankcję.
Nawet jeżeli w praktyce przez ostatnich kilka lat obowiązywania przepisów nie zaobserwowaliśmy wzmożonych działań organów mających służyć poszukiwaniu takich sytuacji w celu nakładania na podatników sankcji podatkowych, to niepewność prawna, jaką ze sobą niosą obowiązujące obecnie regulacje, była wystarczającym powodem do tego, by podatnicy żądali ich zmiany, a nawet ich uchylenia. ©℗
Innymi słowy, w drugiej połowie 2024 r. paragonofaktury będą jeszcze wystawiane, a to oznacza, że będą one eliminowały faktury ustrukturyzowane, bo – zgodnie z poglądem prezentowanym przez resort finansów – nie należy do takiej paragonofaktury wystawiać zwykłej faktury, gdyż doszłoby do podwójnego fakturowania.
Kwota istotna tylko do końca okresu przejściowego
Tak więc w okresie od początku lipca do końca grudnia 2024 r. sprzedawca, który wystawi dla innego podatnika VAT paragon na kwotę nie wyższą niż 450 zł, wskazując w nim NIP nabywcy, nie tylko nie będzie musiał, ale wręcz nie będzie mógł wystawić faktury ustrukturyzowanej. Z kolei jeżeli paragon będzie opiewać na kwotę wyższą niż 450 zł, to dla udokumentowania sprzedaży fakturą – już ustrukturyzowaną – podatnik w dalszym ciągu będzie musiał pamiętać o tym, by w treści paragonu wskazać numer VAT nabywcy.
Przykład 1
W sierpniu 2024 r.
Podatnik rejestruje każdą sprzedaż w kasie fiskalnej, również tę dokonywaną na rzecz podatników VAT. W przypadku gdy sprzedaż dokonywana jest na rzecz podatnika VAT, w paragonie uwzględniany jest NIP nabywcy. W sierpniu 2024 r. podatnik dokonuje sprzedaży na rzecz innego podatnika, przy czym wartość transakcji wynosi 420 zł. Po kilku dniach podatnik otrzymuje od klienta e-mail z informacją, że pomimo upływu kilku dni od transakcji cały czas nie widzi faktury w systemie KSeF i w związku z tym chciałby potwierdzenia wysyłki dokumentu faktury do systemu. Sprzedawca wyjaśnia klientowi, że wobec tego, że paragon opiewa na kwotę nie wyższą niż 450 zł, nie może wystawić faktury, gdyż sam paragon jest już fakturą.
Z kolei od 2025 r., gdy paragonofaktury nie będą już funkcjonowały, w przypadku sprzedaży krajowej, dokonywanej dla nabywcy innego niż osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, fakturowanie będzie mogło być dokonywane wyłącznie z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Zatem nie dość, że paragon z NIP nabywcy nie zablokuje już wówczas „normalnego” fakturowania, to konieczne będzie w takiej sytuacji wystawienie faktury ustrukturyzowanej.
Przykład 2
W styczniu 2025 r.
Podatnik rejestruje każdą sprzedaż w kasie fiskalnej, również tę dokonywaną na rzecz podatników VAT. W przypadku gdy sprzedaż dokonywana jest na rzecz podatnika VAT, w paragonie uwzględniany jest NIP nabywcy. W styczniu 2025 r. podatnik dokonuje sprzedaży na rzecz innego podatnika, przy czym wartość transakcji wynosi 420 zł. Po kilku dniach podatnik otrzymuje od klienta e-mail z informacją, że pomimo upływu kilku dni od transakcji cały czas nie widzi faktury w systemie KSeF i w związku z tym chciałby potwierdzenia wysyłki dokumentu faktury do systemu. Sprzedawca udziela informacji, że faktura będzie wystawiona w ciągu kilka dni i wówczas będzie przesłana do KSeF zgodnie z przepisami ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1852; dalej: ustawa o VAT).
Co dalej z fakturami uproszczonymi
Eliminacja z polskiego systemu prawnego paragonofaktur nie oznacza, iż nie będą już wówczas funkcjonowały faktury uproszczone wystawiane w trybie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.
Przepisy te pozostają w tej ustawie i nie ma tutaj żadnej niezgodności czy braku logiki. Otóż, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekroczy kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona będzie w euro, podatnik będzie mógł wystawić fakturę uproszczoną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, przy czym nie będzie to mogła być paragonofaktura, lecz dokument faktury ustrukturyzowanej. Struktura FA przewiduje emisję takich dokumentów, a różnica pomiędzy nimi i zwykłymi fakturami ustrukturyzowanymi będzie taka, że te pierwsze będą zawierały mniej danych. Po oznaczeniu rodzaju faktury jako „UPR” część pól nie będzie wymagana i dzięki temu sprzedawca wystawi uproszczoną fakturę ustrukturyzowaną.
Na zakończenie warto również wskazać, iż od początku 2025 r. zgodnie z przepisami nie będzie możliwe wystawianie faktury za pomocą kasy rejestrującej. Związane jest to w bezpośredni sposób z tym, że wówczas już sprzedaż taka będzie musiała być udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną, a kasa fiskalna nie daje takiej możliwości. ©℗
Zapamiętaj!
• W okresie od lipca do końca grudnia 2024 r. wciąż będą funkcjonowały paragonofaktury.
• W drugim półroczu 2024 r., dokonując sprzedaży na rzecz innego podatnika i wystawiając paragon na kwotę do 450 zł z NIP nabywcy, podatnik nie będzie mógł wystawiać faktury ustrukturyzowanej (według wykładni resortu finansów).
• Od 2025 r. paragon na kwotę do 450 zł brutto z numerem VAT nabywcy nie będzie już fakturą (paragonofakturą).
• Po zmianach, które nastąpią od 2025 r., dla sprzedaży zarejestrowanej w kasie fiskalnej, która następnie jest dokumentowana fakturą, w treści paragonu nadal trzeba będzie uwzględnić numer VAT nabywcy. ©℗
