Kasa zapomogowo-pożyczkowa nie może być traktowana jako dodatkowe lub wydzielone przedsiębiorstwo, agenda wewnętrzna, instytucja pożyczkowa lub być porównywana z funduszami inwestycyjnymi, zwłaszcza tymi hedgingowymi, których głównym celem jest jedynie przynoszenie zysków. Na KZP członkowie się nie wzbogacą, ale też nie stracą. Umożliwia ona m.in. systematyczne oszczędzanie poprzez dokonywanie miesięcznych, zadeklarowanych indywidualnych wpłat.
Ustawodawca nie narzucił prawie żadnych ograniczeń co do wartości zarówno lokowanych w KZP oszczędności, jak i świadczonych usług. To sami członkowie muszą zadecydować, po ile się składają i ile sobie pożyczają. Ponieważ usługi pożyczkowe są finansowane z wcześniej pobranych zwrotnych depozytów, a KZP nie została obciążona podatkami lub dodatkowymi kosztami, to ostatecznie członkowie muszą zadecydować o wysokości pożyczek, a także o ewentualnym akceptowalnym dla nich ryzyku związanym z ich udzielaniem. Ustawa z 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. poz. 1666; dalej: ustawa o KZP) jedynie porządkuje i zmienia te szczegóły, które już nie przystawały do współczesnej działalności, przy czym dodatkowo wprowadza wiele nowych rozwiązań, z których kasy skorzystają w przyszłości. Co ważne, to pracodawca świadczy KZP pomoc w zakresie m.in. prowadzenia rachunkowości, obsługi kasowej i prawnej.
ODPOWIEDŹ Zgodnie z art. 49 ust. 1‒2 ustawy o KZP rachunkowość kasy jest prowadzona zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295; dalej: u.r.). Wskazano też w nim, że „rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy”. Zgodnie z tymi przepisami prowadzenie rachunkowości KZP ma być realizowane tak jak każdej innej jednostki, przy czym ma ona być rozdzielona od rachunkowości pracodawcy, a okresem sprawozdawczym jest rok kalendarzowy. Należy pamiętać, że u przedsiębiorców, stanowiących najliczniejszą grupę pracodawców, może on obejmować dowolny, 12-miesięczny zadeklarowany okres działalności i nie musi koniecznie łączyć się z rokiem kalendarzowym. Rozbieżność okresów sprawozdawczych nie dotyczy jednak jednostek budżetowych, zobowiązanych do zamknięcia roku obrotowego wraz z kalendarzowym, ale i tutaj nie ma podstaw do ujęcia rachunkowości kasy zapomogowo-pożyczkowej lub międzyzakładowej kasy zapomogowo-pożyczkowej w ramach rachunkowości publicznego lub samorządowego pracodawcy. Podmioty sfery finansów publicznych są zobowiązane do stosowania ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1270; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1872), której przepisy nie przewidują prowadzenia w ramach rachunkowości jednostki dodatkowej wydzielonej lub wewnętrznej rachunkowości na rzecz podmiotów nienależących do tej sfery, choć dopuszczają prowadzenie rachunkowości innych podobnych jednostek. KZP jako organizacja członkowska (PKD 94.99.Z) gospodaruje prywatnymi środkami osób fizycznych. Nie są to więc środki publiczne, choć pochodzą z wynagrodzeń tego typu jednostki. Więcej, podmioty publiczne mają narzucony specyficzny sposób samego operacyjnego preliminowania, prowadzenia i sprawozdawania własnej działalności i nie mogą skorzystać z dowolności wyboru pozostawionej innym podmiotom. Niegdyś istniała możliwość prowadzenia w wewnętrznej formie rachunkowości ówczesnej pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej, poprzedniczki KZP. Obecnie, od kiedy z rachunkowości jednostek budżetowych znikła możliwość ujmowania transakcji PKZP w zapisach wewnętrznych tych jednostek, muszą być one ujmowane całkowicie odrębnie, zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Bez względu na typ pracodawcy w żadnym przypadku nie wolno również łączyć dochodów czy kosztów kasy z jego dochodami czy kosztami, korzystać z jego rachunków bankowych ani prowadzić rozliczeń na wewnętrznych lub pozabilansowych kontach danej jednostki, co obecnie nadal jest zauważalną wśród pracodawców nieprawidłową praktyką. Dla uzmysłowienia sobie skali niepoprawności można sobie wyobrazić biuro rachunkowe, które zamiast prowadzić księgowość dla każdego klienta odrębnie, ujmuje wszystkie transakcje wszystkich klientów we własnych księgach albo robi to w ramach nieujmowanych syntetycznie kont pozabilansowych. Takiej niedorzeczności czasem próbują bronić pracodawcy pragnący zachować dotychczasowe, czyli tańsze, praktyki.
Dokumentacja księgowa KZP jest odrębną dokumentacją jednostki obejmującą wszystkie rodzaje klasycznych dokumentów bez względu na to, czy jej zapisy prowadzi wyznaczony przez pracodawcę pracownik, któremu powierzono jej prowadzenie, zewnętrzne biuro rachunkowe czy inny pracodawca w ramach MKZP. Co ważne, sama dokumentacja rachunkowa KZP nie może stanowić części dokumentacji obcej jednostki, nawet jeśli jest nią pracodawca. Na przykład dokumentacja wynagrodzeń pracodawcy, obejmująca m.in. potrącenia z płac na rzecz KZP, nie stanowi dokumentacji KZP, gdyż nie znajduje się w dyspozycji kasy i nie może zostać udostępniona do obowiązkowej, regularnej kontroli zarządu i komisji rewizyjnej KZP. W tym przypadku dokumentem rozliczeniowym dla KZP są własne przychodowe zbiorcze dowody księgowe, tj. listy potrąceń wytwarzane na podstawie deklaracji członkowskiej i zadeklarowanej kwoty oraz wyboru członka poboru składki przez obciążenie wynagrodzenia, co obecnie nie jest warunkiem koniecznym członkostwa. Listy potrąceń KZP są przekazywane pracodawcy w celu obciążenia wynagrodzenia pracowników, którzy wyrazili zgodę na taką formę zapłaty składki. Jednak w przypadku braku możliwości potrącenia, np. ze względu na zbyt niski dochód lub cofnięcie zgody na potrącenie złożone do pracodawcy, ten złożony już dowód księgowy musi zostać skorygowany formalnie, podobnie jak każdy inny dokument rozliczeniowy pomiędzy kontrahentami.
ODPOWIEDŹ Każdy podmiot obowiązany prowadzić rachunkowość zgodnie z ustawą o rachunkowości najpierw jest zobowiązany wybrać zarówno sposób jej prowadzenia, w tym z jakich narzędzi informatycznych będzie korzystał, jak i formę opodatkowania dochodów. Konieczne jest również określenie roku rozliczeniowego oraz ewidencjonowanie wszystkich transakcji mających wpływ na opodatkowanie lub wysokość pozostałych danin publicznych. Niektóre podmioty mogą też skorzystać z krajowych lub międzynarodowych standardów rachunkowości, o ile nie są sprzeczne z u.r. i zaleceniami krajowego Komitetu Standardów Rachunkowości.
KZP od niedawna jest jednostką w pełni zdefiniowaną. Wyróżniają ją odrębny REGON oraz podstawowy kod działalności (PKD 94.99.Z), zostali określeni współwłaściciele, ma statut i przepisy wewnętrzne określające przedmiot i sposób działalności, cele i reprezentację. KZP prowadzi zupełnie inną działalność niż każdy przedsiębiorca czy jednostka budżetowa, czyli pracodawca, spośród pracowników którego rekrutuje swych członków. Dokumentacja rachunkowa kasy nie może być powtórzeniem lub dowolną przeróbką dokumentacji pracodawcy. Zgodnie z art. 3 u.r. dla każdej odrębnej jednostki, w tym również dla każdej KZP czy MKZP, dokumentacja rachunkowa obejmuje:
1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;
2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
5) sporządzanie sprawozdań finansowych;
6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
7) poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.
Dla KZP nie będzie miał zastosowania jedynie fragment punktu siódmego dotyczący poddania badaniu przez biegłego rewidenta i składania sprawozdania do właściwego rejestru, gdyż KZP nie została do tego zobowiązana, choć dotyczy jej sam obowiązek sporządzenia, podpisania i upowszechnienia wśród swoich członków (opublikowania lub rozesłania) corocznego sprawozdania finansowego i to najpóźniej na 14 dni przed terminem jego zatwierdzenia podczas walnego zebrania. Obowiązek ten pozwala członkom lub delegatom, właścicielom organizacji, podjąć uchwałę w sprawie jego zatwierdzenia lub odrzucenia, gdyby decyzje zarządu nie zostały przez nich zaakceptowane. Jednocześnie to samo sprawozdanie zarząd KZP ma obowiązek udostępnić lub przekazać do uprawnionego podmiotu kontrolującego, np. rady pracowniczej czy związków zawodowych.
Co symptomatyczne, wiele osób, którym powierzono prowadzenie ewidencji księgowej, nie umie wskazać właściwych przepisów, na podstawie których dokonuje zapisów w księgach, jeżeli w ogóle występujące zapiski można nazwać księgami. Ogromna większość KZP nadal nie wprowadziła podstawowych dokumentów, tj. polityki rachunkowości, rejestrów rodzajowych dowodów księgowych (wydatkowych i przychodowych) ani nawet nie dzieli rachunkowości na zamknięte roczne okresy, prowadząc ją w sposób ciągły czy sporządzając zamiast sprawozdania finansowego jedynie bilans.
ODPOWIEDŹ Tak, można. Jednak sposób uproszczenia wynika jedynie z art. 4 ust. 4 u.r., czyli dotyczy głównie elementów tworzących sprawozdanie finansowe oraz pominięcia zastosowania niektórych przepisów ustawy, pod warunkiem że nie wpłynie to na obraz sytuacji gospodarczej jednostki. Uproszczenia lub pominięcia poszczególnych zasad rachunkowych, np. zasady memoriałowej, którą może zastąpić kasowa, i bezpośrednie ujmowanie wyniku w saldzie danego funduszu, czy inne, muszą zostać przyjęte w polityce rachunkowości stanowiącej załącznik do podejmowanej celowo uchwały zarządu KZP. Corocznie zaś należy ujmować je wraz z objaśnieniami również w informacji dodatkowej do sprawozdania. Warto więc dobrze przemyśleć, które z uproszczeń będą korzystne dla kasy i czy nie spowodują zaciemnienia lub zafałszowania obrazu gospodarczego, co powoduje np. rezygnacja ze sporządzania rachunku przepływów pieniężnych. Ponadto warto wziąć pod uwagę, że wszystkie podmioty operujące na podobnych zasadach pieniądza pożyczonego lub wirtualnego ‒ jak banki, SKOK-i czy towarzystwa ubezpieczeniowe – są zobowiązane do sporządzania rachunków przepływów pieniężnych, gdyż tylko te ujawniają realny postęp lub regres gospodarczy kasy, nie zaś same salda bilansu, jak w przypadku przedsiębiorstw.
Raz przyjęty sposób prowadzenia rachunkowości, choć corocznie weryfikowany pod względem poprawności legislacyjnej i gospodarczej, powinien być stosowany również w kolejnych okresach. Konieczne zmiany zaś powinny być wprowadzane zaraz na początku nowego okresu odpowiednią uchwałą i opisane w tekście jednolitym polityki rachunkowości z datą rozpoczęcia obowiązywania.
Co równie istotne, KZP nie może skorzystać z uproszczeń, które najczęściej mają na myśli osoby zwracające się z takim właśnie pytaniem na szkoleniach. Mowa o możliwości zastosowania zasad uproszczonych dla korzystających z art. 2 ust. 5 lub 6 u.r. organizacji działających społecznie, czyli według zasad ujętych w ustawie z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 571) w art. 10a lub w ustawie z 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1179). Według obu tych ustaw, w uproszczeniu, jeżeli podmiot nie osiąga przychodów w kwocie przekraczającej 100 000 zł rocznie i nie ma zastrzeżonej formy prawnej działalności, to może prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, zbliżoną do zasad ewidencji w jednoosobowej działalności gospodarczej. Ani MKZP, ani nawet KZP, bez względu na przychody, nie może jednak skorzystać z tych przepisów.
ODPOWIEDŹ Warto zauważyć pewne podobieństwo KZP do jednostki mikro. Otóż KZP przez brak konieczności zatrudniania, które jest zobowiązany realizować dla niej pracodawca (art. 6 i 8 ustawy o KZP), nigdy nie będzie mieć więcej niż 10 pracowników, a jej dochody i obroty roczne nie przekroczą ustawowych wskaźników kwotowych wywołujących zmianę typu jednostki. Zatem nie osiągnie co najmniej dwóch z trzech wartości opisanych w art. 3 ust. 1a pkt 1 u.r.:
a) 1 500 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
b) 3 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
c) 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
Właściwie każda KZP, a jeszcze szybciej MKZP, z czasem ma szansę osiągnąć, a następnie przekroczyć wskaźnik sumy aktywów, tj. wskazaną w pkt a kwotę. Ale jednocześnie, ponieważ KZP ma zakaz prowadzenia działalności gospodarczej (art. 9 ust. 3 ustawy o KZP), to żadna z oferowanych przez nią usług nigdy nie uzyska jakichkolwiek przychodów. Członkowie korzystający z deponowania środków na własne oszczędności, z nieoprocentowanych pożyczek czy z zapomóg nie mogą ponosić z tego tytułu kosztów. Zatem, o ile KZP ma szanse na przychody nawet wyższe niż wskazane w obecnej wysokości w art. 3 u.r., o tyle nie będą one pochodziły nigdy ze sprzedaży towarów lub usług, gdyż za swoje usługi KZP nie może pobierać wynagrodzenia czy opłat, choćby jedynie pokrywały koszty własne.
ODPOWIEDŹ Współczesna KZP nie różni się od innych podmiotów zakresem sporządzanej dokumentacji księgowej, choć przez specyficzny charakter działania, brak zatrudnienia i korzystanie z pomocy rzeczowej pracodawcy, a także przez fakt podmiotowego zwolnienia z podatku dochodowego od osób prawnych, przedmiotowego zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych udzielanych pożyczek na rzecz członków czy wreszcie realizację wszystkich swych usług pozostających w katalogu niepodlegających opodatkowaniu VAT – rachunkowość będzie dużo prostsza. Główne zasady rachunkowości pozostają jednak niezmienione. KZP ma obowiązek stosować ustawę o rachunkowości, mówi o tym art. 49.1 ustawy o KZP, a ta określa dokumentacje każdej jednostki.
Zgodnie z art. 10 u.r. KZP lub MKZP powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, w szczególności dotyczące:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Wymienioną wyżej dokumentację ustala i aktualizuje kierownik jednostki. Dla KZP to zarząd jest kierownikiem jednostki, a spisana polityka rachunkowości – zarówno w celu przyjęcia, jak i aktualizacji ‒ musi mieć formę załącznika do uchwały zarządu KZP w tej sprawie.
Dokumentacja księgowa jest podzielona na lata obrotowe wieńczone sprawozdaniami finansowymi, które sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez co najmniej jednego przedstawiciela zarządu. Taki podpis jest możliwy, jeżeli w treści sprawozdania zostaną zawarte oświadczenia akceptujące lub nieakceptujące sprawozdania (wraz z uzasadnieniem), złożone przez wszystkie zobowiązane do podpisu osoby, tj. wszystkich członków zarządu i wszystkich członków komisji rewizyjnej.
ODPOWIEDŹ Przede wszystkim należy odróżnić sprawozdanie finansowe, które są zobowiązani składać przedsiębiorcy lub jednostki sfery finansów publicznych w ramach statystyki publicznej, od sprawozdania finansowego z działalności oraz od sprawozdania finansowego sporządzanego zgodnie z ustawą o rachunkowości. Pierwsze nie jest tym, które sporządza czy składa KZP, dwa pozostałe zależą zaś od przepisów ustawy. Kwestie te zostały bardzo dokładnie opisane w art. 52 ustawy o KZP:
„1. Kierownik jednostki [Zarząd KZP – przyp. red.] zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom [Walnemu Zebraniu – przyp. red.], zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
2. Sprawozdanie finansowe podpisują – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu w sposób, o którym mowa w ust. 2b. Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
2a. Podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie.
2b. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.
2c. W treści odmowy podpisu, o której mowa w ust. 2, oświadczenia lub odmowy złożenia oświadczenia, o których mowa w ust. 2b, wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
2d. Odmowę podpisu, o której mowa w ust. 2, oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia, o których mowa w ust. 2b, sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem.
2e. W przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy i jeżeli odmowa podpisu, o której mowa w ust. 2, oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, o których mowa w ust. 2b, zostały sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, jedna z osób wchodzących w skład tego organu, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów.
3. Przepisy ust. 1–2e stosuje się odpowiednio również do:
1) sprawozdania finansowego sporządzonego na dzień określony w art. 12 ust. 2 lub na inny dzień bilansowy;
2) sprawozdania z działalności jednostki określonego w art. 49, z tym że nie podpisuje go osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych”.
Zgodnie z art. 51 ustawy o KZP pod sprawozdaniem podpisują się również wszyscy członkowie komisji rewizyjnej lub składają oświadczenia z uzasadnieniem o odmowie złożenia podpisu.
Należy jeszcze rozwiać najczęstszą wątpliwość dotyczącą art. 24 ust. 13 ustawy o KZP, tj. kompetencji zarządu do sporządzenia sprawozdania w kontekście cytowanego wyżej „zapewnienia” sporządzenia sprawozdania, które przez nieobyte z przepisami osoby bywa tłumaczone jako obowiązek jego sporządzenia przez społecznie pracujących, niekoniecznie wykształconych z zakresu rachunkowości wybranych przedstawicieli członków KZP, co byłoby niedorzecznością. Zarząd ma doprowadzić do zapewnienia zatwierdzenia sprawozdania w terminie przewidzianym ustawowo, tj. w przypadku KZP maksymalnie sześć miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 u.r.). Nie można zapominać, że sprawozdanie musi być przedstawione do zatwierdzenia nie później niż co najmniej 15 dni przed datą jego zatwierdzenia, czyli przed walnym zebraniem, a jednocześnie musi być sporządzone przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie rachunkowości i przedstawione do podpisu zarządowi i komisji rewizyjnej na co najmniej 15 dni przed upływem terminu, który wynosi trzy miesiące, licząc również od dnia bilansowego, o czym mówi cytowany powyżej art. 52 ust. 1. Wstępne sporządzenie sprawozdania jest wykonywane z reguły automatycznie wraz ze wstępnym zamknięciem ksiąg, tj. najpóźniej w 15. dniu po dniu bilansowym. W niektórych KZP na gruncie tych przepisów spotykane są nieprawidłowości niepozostawienia odpowiedniego czasu na sporządzenie, podpisanie i zapoznanie się z podpisanym sprawozdaniem poprzez zapisanie w statucie KZP, że uchwała zatwierdzająca poprzedni rok bilansowy jest podejmowana na corocznym walnym zebraniu już w połowie stycznia.
Wracając do wątku „zapewnienia” sprawozdania przez zarząd, aby mogło się to dokonać prawidłowo, na podstawie art. 6 i 8 ustawy o KZP zarząd kasy wpierw uzgadnia zakres obowiązkowej pomocy pracodawcy, w tym księgowej, a następnie podpisuje z nim umowę. To z niej ma wynikać, że rachunkowość obejmuje również sporządzenie w terminach przewidzianych w przepisach sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie rachunkowości. Należy zwrócić uwagę, że również pracodawca sporządzenie swoich sprawozdań powierza księgowym, ale formalnie to on jest odpowiedzialny za przygotowanie, weryfikację, publikację, podpisanie i przedłożenie do zatwierdzenia sprawozdania.
Sprawozdanie z działalności jednostki, które podmioty na podstawie ustawy o rachunkowości, statutu lub innych ustaw są zobowiązane sporządzać, powinno opisywać niefinansowe kwestie działalności. W przypadku KZP czy MKZP jego odrębne sporządzanie lub uzupełnienie informacji dodatkowej o te informacje zależy od decyzji zarządu i nie jest jednoznacznie uregulowane. Choć jeśli statut przewiduje sporządzenie tego rodzaju sprawozdania, to staje się wymaganym również na podstawie ustawy o rachunkowości, co wydaje się dobrą praktyką. Podobnie statut KZP może również zobowiązać zarząd do comiesięcznego sporządzania sprawozdania z działalności. ©℗
