Z przepisów jednoznacznie wynika, że obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych ma ich dotyczyć dopiero od 2025 r. Krajowy System e-Faktur wpłynie jednak na ich funkcjonowanie dużo wcześniej i mimo zwolnienia wymusi na nich uzyskanie NIP.

Kluczowe znaczenie w procesie stosowania faktur ustrukturyzowanych ma numer VAT, czyli w naszych realiach NIP (przy czym należy pamiętać, że nie każdy NIP to jednocześnie numer VAT). Jak informuje resort finansów, numer VAT jest ważnym atrybutem, bo to właśnie według tego numeru jest dostarczana faktura ustrukturyzowana. Owszem, możliwe jest skuteczne wystawienie faktury ustrukturyzowanej bez numeru VAT nabywcy (poprzez wskazanie na VAT UE, inny identyfikator podatkowy lub „BrakID”), jednak brak NIP oznacza, że faktura nie zostanie dostarczona za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur do adresata.

Na łasce wystawcy

Należy zauważyć, że prawodawca stworzył zamknięty katalog przypadków, w których wystawca ma obowiązek dostarczenia faktur ustrukturyzowanych w inny sposób niż poprzez system. Chodzi o przypadki, gdy:

  • miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
  • nabywcą jest podmiot niemający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
  • nabywcą jest podmiot niemający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

W innych okolicznościach wystawca faktury ustrukturyzowanej może ją dostarczyć (dodatkowo) w inny sposób niż przez Krajowy System e-Faktur, choć nie ciąży na nim taki obowiązek. To oznacza, że nabywca świadczenia, będąc adresatem faktury, otrzyma wystawiony dla niego dokument faktury przez Krajowy System e-Faktur wyłącznie wówczas, gdy poda wystawcy swój NIP, a ten prawidłowo go zastosuje, wskazując w części Podmiot 2, a w przypadku podmiotów podporządkowanych w części Podmiot 3 z atrybutem 2 (podmiot wewnętrzny, np. oddział), 8 (jednostka organizacyjna JST) lub 10 (członek grupy VAT).

Zatem z jednej strony w drugim półroczu 2024 r. podatnik zwolniony nie będzie zobowiązany do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur i jako podmiot niemający statusu czynnego podatnika VAT nie musi mieć numeru VAT. Z drugiej jednak strony, chcąc korzystać z systemu i otrzymywać za jego pośrednictwem faktury lub będąc do tego zmuszony przez wystawcę, będzie musiał uzyskać taki numer. W innym razie będzie skazany na łaskę wystawcy, który zechce (albo nie) dostarczyć mu fakturę ustrukturyzowaną poza systemem. Co prawda podatnik zwolniony nie odlicza VAT, nie składa deklaracji (JPK_V7), więc mogłoby się wydawać, że faktura nie jest mu potrzebna, ale przecież – przy swoim VAT-owskim rodowodzie – faktura to nie tylko źródło podatku naliczonego, lecz także dowód księgowy, za pomocą którego nabywca dokumentuje i na podstawie którego jednocześnie ewidencjonuje koszty albo, będąc ryczałtowcem, posługuje się nimi, realizując obwiązek posiadania i przechowywania dowodów zakupów.

Warto nadmienić, że przecież normatywny skutek doręczenia faktury ustrukturyzowanej wraz z nadaniem dokumentowi numeru identyfikującego KSeF występuje niezależnie od tego, czy nabywca skutecznie fizycznie odebrał dokument z systemu. Wyjątek, oprócz faktur wystawianych w czasie awarii, dotyczy wyłącznie tych faktur, których adresatami są podmioty zagraniczne oraz nabywcy świadczeń opodatkowanych za granicą (w pewnym uproszczeniu, bo chodzi o wszystkie przypadki wymienione w art. 106gb ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1852; dalej: ustawa o VAT).

W praktyce faktura jest też często nośnikiem informacji o terminie zapłaty, zatem mogłoby się wydawać, że w interesie wystawcy jest to, by dokument został skutecznie dostarczony do nabywcy, jednak nawet wówczas nie zawsze jest to jednocześnie wyznacznik terminu płatności. Może się zatem okazać, że nawet nie otrzymawszy fizycznie faktury, nabywca może być zobowiązany do zapłaty ceny zakupionego świadczenia, a opóźnienie może się wiązać z negatywnymi implikacjami (np. w postaci odsetek, dodatkowej opłaty w kwocie 40, 70, a nawet 100 euro przysługującej wierzycielowi na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych; t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1790).

Przykład

Dodatkowe koszty

Firma świadczy usługi nabywcy, który nie jest czynnym podatnikiem VAT. Strony ustalają w umowie, że nabywca dokona zapłaty ceny w terminie siedmiu dni od dnia wykonania usługi. Kontrahenci w żaden sposób nie powiązują terminu płatności z datą dostarczenia faktury. To oznacza, że termin płatności upływa, a nabywca jest zobowiązany do zapłaty niezależnie od tego, czy otrzyma fakturę. Sprzedawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną (w stanie prawnym od lipca 2024 r.), nie wskazując w niej NIP nabywcy, gdyż ten się nim nie posługuje. Dokument faktury nie zostaje dosłany inną drogą, gdyż wystawca uważa, że wystawienie faktury przez Krajowy System e-Faktur załatwia sprawę doręczenia. W konsekwencji braku faktury nabywca nie dokonuje zapłaty w terminie i ureguluje zaległe zobowiązanie dopiero po otrzymaniu monitu. Kwota zaległości nie jest wysoka, bo wynosi zaledwie 200 zł, jednak i tak wierzyciel obciążył dłużnika zryczałtowanymi kosztami windykacji w kwocie stanowiącej równowartość 40 euro (na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).

Jaki numer jest potrzebny

Skoro nie każdy NIP jest numerem VAT, to muszą się pojawić pytania, czy wystarczy podać wystawcy faktury (by ten zamieścił w elemencie struktury Podmiot 2) NIP, jaki podatnik zwolniony uzyskał, będąc pracodawcą i na potrzeby rozliczeń płatniczych w PIT i ZUS. Jeżeli nie jest to jednocześnie numer VAT, to – jak się zdaje – system nie przyporządkuje faktury do odbiorcy, który posługuje się takim numerem. Wniosek taki zdaje się logiczny, a jednocześnie świadczą o tym chociażby te zapisy „Broszury informacyjnej dot. struktury Fa(2)”, w których co prawda wskazuje się na „Identyfikator podatkowy NIP nabywcy”, jednak dalej jest wyjaśnienie, iż chodzi o „Numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest identyfikowany dla podatku, pod którym otrzymał on towary lub usługi”. Czyli jednak musi być numer VAT, nie wystarczy jakikolwiek NIP !/?

Z powyższego należy wnioskować, że chociaż podatnicy zwolnieni mają odroczony obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur do początku 2025 r. [ramka], to – chcąc lub będąc zmuszeni do otrzymywania faktury ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemu przed ta datą – muszą uzyskać NIP, który będzie dla nich numerem VAT. Bez znaczenia jest to, że według art. 96 ust. 3 w związku z ust. 1 ustawy o VAT podatnicy, których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT bądź przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT, mogą złożyć zgłoszenie rejestracyjne (a formalnie nie muszą).

Zresztą nawet jeżeli wystawcy faktur będą dostarczali faktury ustrukturyzowane równolegle z wysyłką przez system w inny sposób, na dotychczasowych zasadach (czego w pewnym zakresie należy się spodziewać), to NIP będący numerem VAT stanie się koniecznością od 2025 r. w każdym tym przypadku sprzedaży – również zwolnionej, w której nabywcą będzie podmiot krajowy inny niż osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, a sprzedaż będzie fakturowana. Wówczas bowiem wystawca faktury będzie musiał się posługiwać numerem VAT. O ile bowiem można skutecznie wystawić fakturę ustrukturyzowaną, wskazując na brak numeru VAT nabywcy, o tyle po stronie wystawcy podanie NIP jest konieczne.

Wynika z tego, że już niebawem nastąpi istotny przyrost liczby numerów VAT i będzie się nimi posługiwała zdecydowanie większa grupa podatników niż obecnie. Zatem podatnicy zwolnieni w mapie drogowej implementacji Krajowego Systemu e-Faktur muszą wpisać sobie przystanek NIP (jako numer VAT). ©℗

Zmiany, zmiany, zmiany…

► Czy firmy dostaną więcej czasu na przygotowania?

Chociaż w związku ze zmianą układu sił w parlamencie i spodziewaną zmianą władzy coraz głośniej jest artykułowane pytanie o to, co będzie z Krajowym Systemem e-Faktur, to moim zdaniem nie należy liczyć na to, że obligatoryjne stosowanie faktur ustrukturyzowanych nie stanie się faktem. Jak się zdaje, ten projekt zostanie przejęty i dokończony również po zmianie władzy. Jednocześnie bardziej realistyczne wydaje się odsunięcie momentu wprowadzenia obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur o pół roku, do 2025 r. Przy czym na razie należy traktować to jak spekulacje – nawet jeżeli takie działanie byłoby racjonalne. Abstrahując od innych czynników, ważny jest bowiem też czynnik ludzki. Jeżeli weźmiemy pod uwagę, że w pierwszym okresie wdrożenia masowo i obowiązkowo stosowanych faktur ustrukturyzowanych będzie konieczna intensywna praca programistów, wdrożeniowców systemów informatycznych, a także osób zajmujących się fakturowaniem, to 1 lipca nie jest najlepszym momentem na takie rewolucje ze względu na liczne wtedy urlopy, z których korzystają w szczególności osoby mające na wychowaniu dzieci przedszkolne i szkolne. Znacznie bardziej racjonalne wydaje się wprowadzenie obligatoryjnego stosowania KSeF w innym okresie – najlepiej od początku 2025 r. ©℗